Cómo implementar un punto de venta en tu negocio: guía paso a paso [2026]

Implementar un sistema de punto de venta en México es muy sencillo: Creas tu cuenta, cargas tus productos, configuras la facturación CFDI 4.0 y empiezas a vender el mismo día. Con Pulpos puedes hacerlo desde tu navegador, sin instalar nada y sin necesitar un técnico. Actualizado junio 2026.

En este artículo:

¿Qué necesitas antes de instalar tu sistema de punto de venta?

Cómo crear tu cuenta y configurar los datos de tu negocio

Cómo cargar tu inventario en el sistema (con o sin Excel)

Cómo configurar la facturación CFDI 4.0 desde el primer día

Cómo hacer tu primera venta y tu primer corte de caja

Cómo configurar a tu equipo: usuarios, roles y permisos

¿Qué hacer en los primeros 7 días después de implementar?

Lo que dice Rosa de El Mostrador sobre implementar bien desde el principio

Roberto Garza tiene tres ferreterías en Monterrey y lleva ocho años en el negocio. Antes de tener un sistema de punto de venta, perdía entre $2,000 y $5,000 a la semana en faltantes que no podía explicar. Cuando llegó el momento de implementar Pulpos, pensó que iba a necesitar un técnico, una migración de semanas y capacitar a sus ocho vendedores desde cero.

La realidad fue diferente. Cargó su inventario desde el Excel que ya tenía, capacitó a sus cajeros en una tarde y facturó con CFDI desde el primer día. Lo que más le sorprendió: la parte más larga de todo el proceso fue ordenar el archivo de Excel, no la configuración del sistema.

Esta guía es la que Roberto hubiera querido tener antes de empezar. Paso a paso, con los tiempos reales, las preguntas reales y las respuestas honestas.

¿Qué necesitas antes de instalar tu sistema de punto de venta?

La buena noticia: instalar un sistema de punto de venta en la nube no requiere un técnico ni equipo especializado. No hay nada que descargar ni configurar en tu computadora. Lo que sí necesitas tener listo antes de empezar:

Dispositivo: una computadora, tablet o celular con navegador Chrome o Safari actualizado.

Conexión a internet estable: este es el requisito más importante. Antes de arrancar, verifica que tu negocio tenga buena señal. Si la conexión es intermitente, resuélvela antes de implementar.

RFC de tu negocio: lo necesitas para configurar los datos fiscales y habilitar la facturación CFDI conectada al sistema.

Tu inventario: puede ser en papel, en Excel, o en otro sistema. Si ya tienes un archivo de Excel, úsalo. Si no, puedes empezar a capturar los productos uno a uno.

Equipo periférico (opcional al inicio): impresora térmica para tickets, lector de códigos de barras, cajón de dinero, báscula. Ninguno es obligatorio para arrancar, pero sí hacen la operación más rápida.

¿Quieres verificar que tu equipo es compatible antes de empezar? Consulta los requerimientos técnicos completos en nuestro centro de ayuda.

Dato clave: Según INEGI ENAPROCE, el 47% de las micro, pequeñas y medianas empresas en México operan con procesos manuales. Los errores de inventario manual cuestan entre 1% y 5% del valor del inventario al año.

Si estás evaluando qué equipo físico comprar para tu punto de venta, este artículo sobre terminales punto de venta en México te ayuda a comparar opciones.

Cómo crear tu cuenta y configurar los datos de tu negocio en un sistema de Punto de Venta en la nube

El primer paso es crear tu cuenta en Pulpos. Tienes 14 días de prueba gratis, sin tarjeta de crédito. Desde el momento en que creas tu cuenta tienes acceso completo a todas las funciones.

Una vez dentro, el sistema te guía para configurar los datos básicos de tu negocio:

Nombre del negocio y logo: el nombre que aparecerá en los tickets y facturas.

Datos fiscales: RFC y régimen fiscal. Esto habilita la facturación CFDI. Si aún no tienes tu Certificado de Sello Digital (CSD), puedes dejarlo pendiente y activarlo después.

Primera sucursal: nombre y dirección. Si tienes más de una sucursal, configúralas todas desde el inicio. Hacerlo desde el primer día evita tener que mover datos después.

Primera caja: una caja por sucursal. Si necesitas más cajas en el mismo local, puedes agregarlas después.

Roberto configuró sus tres sucursales en Monterrey en menos de una hora. Lo hizo antes de cargar el inventario porque así, al subir los productos, ya pudo asignarlos a cada punto desde el inicio.

Consulta este video tutorial sobre cómo configurar tu cuenta y dar los primeros pasos en Pulpos:

Si tienes dudas sobre cómo agregar sucursales y almacenes, te explicamos el proceso completo en nuestro centro de ayuda.

Cómo cargar tu inventario en el sistema (con o sin Excel)

Este es el paso que más tiempo toma, pero también el que más impacto tiene. Un inventario bien cargado desde el primer día significa que cada venta que hagas descuenta automáticamente el producto correcto, en la sucursal correcta, en tiempo real.

Tienes dos opciones:

Opción A: capturar productos uno a uno

Recomendada para catálogos pequeños de menos de 50 productos. Desde el módulo de inventario, creas cada producto con su nombre, código de barras (si tiene), precio y cantidad inicial. Tardas entre 2 y 5 minutos por producto.

Opción B: importar desde Excel

Recomendada para catálogos de 50 productos o más. Si ya tienes tus productos en Excel, en una hoja de cálculo o en otro sistema, puedes cargarlos todos de una vez.

El proceso tiene tres pasos: descargas la plantilla Excel de Pulpos, copias tus datos en el formato correcto y subes el archivo. El sistema valida automáticamente cada fila y te señala exactamente qué corregir si hay algún error. Pulpos acepta decenas o cientos de productos en una sola carga.

La parte que más tiempo toma no es subir el archivo, sino prepararlo. Limpiar los datos, verificar que los precios estén correctos, agregar los códigos de barras que falten. Roberto tardó un día y medio en preparar el Excel de su ferretería porque tenía miles de SKUs. La subida al sistema tomó minutos.

Consulta este video tutorial sobre cómo importar productos desde Excel de forma masiva:

¿Quieres el paso a paso escrito? Consúltalo en nuestro centro de ayuda: ¿Cómo cargar inventario de forma masiva? y ¿Cómo se carga el inventario inicial?

Tip de Pulpos: Si tu Excel tiene columnas en un formato distinto al de la plantilla, no necesitas reorganizar todo a mano. Descarga la plantilla de Pulpos primero y copia tus datos columna por columna. El identificador de cada producto lo genera el sistema automáticamente. No lo modifiques una vez asignado.

Una vez que el inventario está cargado, tienes el cimiento del sistema. Cada venta que hagas a partir de ese momento descuenta en tiempo real. Si tienes más de una sucursal, cada punto tiene su propio inventario visible y puedes hacer traspasos entre ellos sin perder el registro. Esta visibilidad es exactamente lo que resuelve el sistema de punto de venta de Pulpos: saber qué tienes, dónde está y cuándo se acaba, sin tener que ir físicamente a cada tienda.

Cómo configurar la facturación CFDI 4.0 desde el primer día

Si tus clientes te piden factura, configura la facturación en tu punto de venta desde el inicio. Hacerlo después de arrancar implica que tendrás ventas sin CFDI que no podrás recuperar fácilmente.

Para habilitar la facturación en Pulpos necesitas dos cosas:

RFC de tu negocio: el mismo que usaste para configurar los datos fiscales.

Certificado de Sello Digital (CSD): lo genera el SAT desde el portal del SAT. Son dos archivos: el certificado (.cer) y la llave (.key), más la contraseña de la llave. Si aún no lo tienes, puedes crearlo gratis en sat.gob.mx.

Una vez que tienes el CSD, el proceso en Pulpos es directo: subes los archivos en la sección de facturación, configuras los datos del emisor y listo. A partir de ese momento, cada venta puede generar una factura CFDI 4.0 válida ante el SAT en segundos, sin salir del sistema y sin abrir otro programa.

El sistema también maneja facturas globales para las ventas del día en que el cliente no pidió factura individual, cancelaciones, notas de crédito y complementos de pago para ventas a crédito. Todo desde la misma pantalla.

¿Quieres configurar la facturación CFDI en Pulpos? Consulta el tutorial completo: Configurar Pulpos para Emitir Facturas CFDI 4.0.

Dato clave: El 43% de las PyMEs en México aún llevan el inventario de forma manual, según datos del INEGI. Integrar ventas, inventario y facturación en un solo sistema desde el arranque evita errores de captura que son muy difíciles de corregir retroactivamente.

Cómo hacer tu primera venta y tu primer corte de caja

Con la cuenta configurada, el inventario cargado y la facturación activa, ya puedes vender. La pantalla de punto de venta en Pulpos está diseñada para que cualquier cajero pueda aprender a usarla en minutos.

El flujo de una venta básica tiene cuatro pasos:

Buscar el producto: por nombre, código de barras o categoría. Si tienes lector de códigos, con pasarlo por el lector se agrega al carrito automáticamente.

Agregar al carrito: puedes agregar varios productos, modificar cantidades y aplicar descuentos si los tienes configurados.

Cobrar: seleccionas el método de pago (efectivo, tarjeta, transferencia) y el sistema calcula el cambio automáticamente.

Ticket o factura: imprimes el ticket o lo envías por correo. Si el cliente pide factura, la generas directamente desde la pantalla de venta sin pasos adicionales.

Al final del día, el corte de caja cierra el turno. Pulpos te muestra un resumen de todas las ventas del día desglosadas por método de pago. Cuentas el efectivo físico, lo comparas con lo que el sistema registró, y si hay diferencia, la detectas en ese momento. Roberto usa el corte de caja para saber, desde su celular, cómo le fue a cada sucursal sin tener que hablar con sus encargados.

¿Quieres hacer tu primera venta en Pulpos? Consulta el paso a paso en nuestro centro de ayuda: ¿Cómo hacer ventas en Pulpos?. Si prefieres el tutorial del corte de caja: ¿Cómo hago el corte de caja?

Tip de Pulpos: En tu primera semana, haz el corte de caja todos los días aunque tengas pocas ventas. Te ayuda a detectar errores de configuración de precios o productos mal dados de alta antes de que se acumulen. La diferencia entre inventario y ventas siempre es más fácil de corregir al día que al mes.

Cómo configurar a tu equipo: usuarios y permisos

Uno de los errores más comunes al implementar un sistema POS es darle acceso de administrador a todos los cajeros. Con acceso completo, un empleado puede ver reportes de todas las sucursales, aplicar descuentos sin límite, modificar precios y hasta eliminar productos. Para la mayoría de los cajeros, eso es mucho más de lo que necesitan.

¿Quieres configurar los permisos de tu equipo? Consulta el paso a paso en nuestro centro de ayuda.

Si la seguridad y el control de tu equipo es un tema que te preocupa, este artículo sobre facilidad de uso de los sistemas POS te explica cómo diseñar los accesos para que la operación sea fluida sin sacrificar control.

¿Qué hacer en los primeros 7 días después de implementar tu sistema punto de venta?

La implementación no termina cuando haces la primera venta. Los primeros 7 días son los más importantes para detectar errores de configuración antes de que se conviertan en un problema mayor.

Días 1 a 3: ventas normales. Presta atención a si los precios que cobras coinciden con los que configuraste. Si hay diferencias, corrígelas de inmediato.

Días 4 y 5: revisa tu primer reporte de ventas. ¿El inventario bajó correctamente en cada venta? ¿Los métodos de pago están bien registrados? ¿Los descuentos se aplicaron donde debían?

Día 7: primer corte semanal. Compara el inventario que el sistema dice que tienes contra lo que tienes físicamente en los productos de mayor rotación. Si hay diferencias pequeñas, es normal ajustar. Si son grandes, hay un problema de captura que hay que rastrear.

¿Dudas sobre si vale la pena invertir en un sistema desde el inicio? Este artículo sobre si vale la pena pagar por un punto de venta responde esa pregunta con números concretos.

¿Qué dicen los comerciantes sobre la implementación de sistemas POS en su negocio?

Rosa Martínez dirige una distribuidora en la Ciudad de México con tres puntos de operación y diez años en el mercado. En el episodio 6 de El Mostrador, habló sobre qué hace que un sistema de punto de venta realmente funcione:

«El mejor es el que integra todo en una sola pantalla: ventas, inventario, facturación CFDI, catálogo en línea y control del negocio. Si para cerrar una venta tienes que abrir tres programas distintos, ese no es el correcto.»

Esa frase resume exactamente por qué la implementación importa. No se trata de elegir cualquier sistema, cargar algunos productos y empezar a vender. Se trata de hacer una sola implementación bien hecha, en un sistema que conecte todas las partes de tu negocio, para no tener que volver a hacerla en seis meses porque el sistema se quedó corto. Puedes ver el capítulo completo aquí:

En resumen:

Implementar un sistema de punto de venta en la nube no requiere técnico ni instalación. Solo necesitas internet, una cuenta y tu inventario.

El paso que más tiempo toma es preparar el inventario en Excel. La configuración del sistema, en sí misma, toma entre 30 y 60 minutos.

Configura la facturación CFDI 4.0 desde el primer día si tus clientes te piden factura. Hacer ventas sin CFDI y querer recuperarlas después es complicado.

Los permisos de usuario protegen tu negocio desde el arranque: cada persona ve solo lo que necesita para hacer su trabajo.

Los primeros 7 días son clave para detectar errores de configuración. Haz el corte de caja todos los días y revisa que el inventario esté bajando correctamente.

Pulpos es el sistema de punto de venta que conecta ventas, inventario, facturación CFDI y reportes en una sola pantalla. Si quieres verlo tú mismo, entra y pruébalo sin compromiso.

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Preguntas frecuentes sobre cómo implementar un punto de venta

¿Cómo le hago para instalar un punto de venta en mi negocio?

Pulpos es un sistema en la nube: no hay instalación. Creas tu cuenta en pulpos.com, configuras los datos de tu negocio, cargas tu inventario (desde Excel o uno a uno) y ya puedes vender. El proceso completo toma entre 2 y 4 horas si tienes tu inventario listo. Ver requerimientos técnicos.

Si uso Pulpos, ¿también me lleva el inventario o eso es aparte?

El inventario está integrado en todos los planes de Pulpos. Cuando haces una venta, el inventario baja automáticamente. Puedes ver tus existencias en tiempo real desde cualquier computadora. También puedes hacer traspasos entre sucursales, registrar entradas y salidas, y ver qué tienes en cada almacén desde una sola cuenta.

¿Puedo facturar CFDI 4.0 desde el primer día?

Sí. Pulpos incluye facturación CFDI 4.0 integrada al punto de venta. Para activarla necesitas tu RFC y tu Certificado de Sello Digital (CSD), que obtienes gratis en el portal del SAT. Una vez configurado, puedes timbrar facturas directamente desde la pantalla de venta en segundos. Consulta el tutorial: Configurar facturación CFDI en Pulpos.

¿Pulpos funciona sin internet?

No. Pulpos es un sistema 100% en la nube y requiere conexión a internet para funcionar. Antes de implementarlo, asegúrate de tener una conexión estable en tu negocio. Si la conexión falla durante el día, las ventas no se pueden procesar. Tener el plan de datos de tu celular como respaldo es una práctica recomendada. ¿Se necesita internet para usar el sistema? Y si el tema te preocupa, este artículo explica qué pasa en detalle: ¿Qué pasa si se cae el internet en tu punto de venta?

¿Qué necesito para abrir una segunda sucursal en Pulpos?

Puedes agregar nuevas sucursales desde la sección de configuración. Cada sucursal tiene su propio inventario, caja y reportes, pero tú ves todo consolidado desde una sola cuenta. Si quieres saber cómo se configura, consulta el paso a paso en nuestro centro de ayuda.

Fuentes

INEGI — Encuesta Nacional sobre Productividad y Competitividad de las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas (ENAPROCE)

El Mostrador EP6 — Rosa Martínez: El mejor Punto de Venta en México, Guía Completa 2026