Qué es el control de inventarios y cómo te ayuda a ahorrar

El control de inventarios es el proceso de registrar, rastrear y gestionar todas las existencias de tu negocio en tiempo real. Con un buen control sabes exactamente qué tienes, cuánto vendiste y cuándo reabastecer — sin perder dinero por merma, faltantes ni compras innecesarias.

En este artículo te explicamos qué es el control de inventarios, para qué sirve, qué métodos existen y cómo elegir el sistema correcto para tu negocio.

¿Para qué sirve el control de inventarios?

Controlar tu inventario no es burocracia: es dinero que se queda en tu bolsillo. Estos son los beneficios directos:

Reduces la merma: identificas qué productos se pierden, caducan o se roban antes de que impacten tus ganancias.

Evitas faltantes: el sistema te avisa cuándo un producto está por agotarse para que hagas tu pedido a tiempo.

Mejoras tu flujo de caja: no inmovilizas capital comprando de más cuando ya tienes stock suficiente.

Tomas decisiones con datos: sabes qué productos se venden más, qué giros tienen margen real y qué artículos mueven poco.

Cumples con el SAT: un inventario bien llevado facilita la conciliación con tus facturas CFDI 4.0.

Ejemplo: Don Roberto tiene una ferretería en Monterrey. Antes llevaba el inventario en una libreta y no sabia que tenia más de $30.000 pesos atorados en su inventario. Hasta que conoció Pulpos.

¿Cómo funciona el control de inventarios paso a paso?

El proceso básico tiene cuatro movimientos que se repiten constantemente:

Entrada de mercancía: registras cada compra al proveedor. El sistema suma las unidades al stock disponible.

Venta o salida: cada venta descuenta del inventario en tiempo real, sin que tengas que hacer nada manual.

Ajuste de inventario: cuando haces un conteo físico y hay diferencia, registras el ajuste para que el sistema refleje la realidad.

Alerta de punto de reorden: cuando un producto llega al mínimo que tú definiste, el sistema te notifica para reabastecer a tiempo.

Si usas un sistema como Pulpos, todos estos pasos se sincronizan automáticamente entre tu punto de venta e inventario — sin capturas manuales ni errores de conteo.

¿Qué métodos de control de inventarios existen?

Hay tres métodos principales para valuar y gestionar tu inventario. El que elijas afecta tanto el costo de lo que vendes como el valor de tu stock:

Método | ¿Cómo funciona? | Mejor para
PEPS (Primero en entrar, primero en salir) | Lo que compraste primero, lo vendes primero. | Productos perecederos, farmacias, abarrotes.
UEPS (Último en entrar, primero en salir) | Lo más reciente se vende primero. | Materiales de construcción, materias primas.
Costo Promedio Ponderado | Promedia el costo de todas las unidades en stock. | Tiendas de ropa, ferreterías, negocios con variantes.

La mayoría de los negocios pequeños y medianos en México usan Costo Promedio Ponderado porque es el más sencillo de operar y el más aceptado por el SAT para efectos fiscales.

¿Cuánto cuesta el control de inventarios?

El costo depende de si lo haces manual, con Excel o con un sistema especializado:

Método | Costo mensual | Ventajas | Limitaciones
Libreta o papel | $0 | Sin costo inicial. | Errores humanos, sin alertas, sin reportes.
Excel o Google Sheets | $0 | Flexible, gratuito. | Manual, no se sincroniza con ventas, sin alertas.
Sistema POS + inventario | Desde $279 MXN/mes | Automatizado, alertas, reportes, multisucursal. | Requiere aprendizaje inicial (generalmente 1–2 días).

Con Pulpos, el control de existencias está incluido desde el Plan Esencial desde $279 MXN/mes — con reportes de inventario, gestión de variantes, fotos de productos y múltiples listas de precios. El Plan Inicial ($19 MXN/mes) incluye ventas y clientes, ideal para empezar.

¿Cómo elegir el mejor sistema de control de inventarios para tu negocio?

Antes de contratar cualquier software, revisa que cumpla estos cinco criterios:

Sincronización en tiempo real con el punto de venta: cada venta debe descontar del stock automáticamente, sin pasos manuales.

Alertas de reorden configurables: el sistema te avisa cuando un producto llega al mínimo que tú defines.

Control de variantes: si vendes tallas, colores o medidas, necesitas variantes dentro del mismo producto.

Reportes descargables: para conciliar con tu contador o tomar decisiones de compra.

Funcionamiento en la nube: para acceder desde cualquier dispositivo sin instalar nada.

Pulpos cumple los cinco criterios y además funciona como sistema de punto de venta con inventario integrado — lo que significa que no pagas dos herramientas separadas.

Preguntas frecuentes sobre control de inventarios

¿Cuál es la diferencia entre inventario y control de inventarios?

El inventario es la lista de todos los productos que tienes en stock. El control de inventarios es el proceso activo de gestionarlo: registrar entradas y salidas, hacer conteos, generar alertas y producir reportes.

¿Con qué frecuencia debo hacer un conteo de inventario?

Depende del tamaño de tu negocio. Para la mayoría de las tiendas, un conteo físico mensual es suficiente cuando tienes un sistema digital que registra movimientos en tiempo real. Para productos de alta rotación (abarrotes, farmacias), puede ser semanal.

¿Puedo llevar mi inventario en Excel?

Puedes, pero tiene limitaciones importantes: no se sincroniza con tus ventas, no genera alertas automáticas y es muy fácil cometer errores al actualizar a mano. Un sistema como Pulpos automatiza todo eso desde $279 MXN/mes.

¿Qué es el inventario mínimo o punto de reorden?

Es la cantidad mínima de un producto en la que debes hacer tu siguiente pedido al proveedor, considerando el tiempo de entrega. Si defines ese mínimo en tu sistema, recibirás una alerta antes de quedarte sin stock.

¿El control de inventarios ayuda con el SAT?

Sí. Un inventario bien documentado facilita la conciliación fiscal, ya que puedes comparar tus entradas (compras) y salidas (ventas) con los CFDI emitidos y recibidos. Pulpos integra la facturación CFDI 4.0 en el mismo sistema.

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