Formas de controlar inventario: Encuentra el método para tu negocio

Tener el control de tu inventario no es solo saber qué mercancía tienes en el almacén — es la diferencia entre ganar dinero y perderlo sin darte cuenta.

Cuando doña Carmen, dueña de una tienda de abarrotes en Guadalajara, empezó a llevar un control formal de sus productos, descubrió que perdía $3,200 MXN mensuales en productos caducados y robos hormiga que no detectaba.

El control de inventario te permite saber exactamente qué productos tienes, cuánto te costaron, cuándo los compraste y cuándo necesitas reabastecer.

La mayoría de las pequeñas empresas mexicanas no cuenta con un sistema formal de control de inventarios, lo que genera pérdidas promedio de hasta el 15% sobre sus ventas anuales.

En este artículo conocerás los métodos más efectivos para controlar tu inventario, desde técnicas básicas hasta sistemas digitales que te ahorran horas de trabajo.

Claves del artículo

Métodos físicos básicos: El conteo manual y las auditorías periódicas siguen siendo la base de cualquier control de inventario, especialmente en negocios pequeños donde puedes verificar físicamente tu mercancía de manera regular.

Sistemas perpetuo vs. periódico: El sistema perpetuo actualiza tu inventario en tiempo real con cada venta, mientras que el periódico requiere conteos programados — la elección depende del tamaño de tu negocio y los recursos disponibles.

Métodos de valoración contable: FIFO, LIFO y costo promedio son formas diferentes de calcular el valor de tu mercancía que afectan directamente tus reportes fiscales ante el SAT y tus márgenes de ganancia.

Tecnología como aliada: Los sistemas digitales eliminan errores humanos y te dan información instantánea sobre tu inventario, pero necesitas elegir uno que se adapte a las necesidades fiscales mexicanas como la facturación electrónica.

Indicadores de rendimiento: Medir la rotación de inventario, el punto de reorden y los productos de baja rotación te ayuda a tomar decisiones basadas en datos reales, no en corazonadas.

Métodos físicos de control de inventario: Conteo y auditoría

El conteo físico sigue siendo el método más confiable para verificar que lo que tienes en tu sistema coincide con la realidad de tu almacén.

El conteo cíclico es perfecto para negocios medianos — en lugar de contar todo de una vez, divides tu inventario en grupos y cuentas una sección diferente cada semana.

Por ejemplo, los lunes cuentas productos de limpieza, los martes productos enlatados, y así sucesivamente.

Las auditorías completas funcionan mejor en negocios pequeños donde puedes contar todo en una tarde.

Don Roberto, dueño de una ferretería en Puebla, cierra dos horas antes el último domingo del mes para hacer su conteo completo — dice que esas dos horas le ahorran dolores de cabeza todo el mes.

Consejos prácticos para el conteo físico:

Hazlo siempre a la misma hora para crear un hábito

Usa hojas de conteo preimpresas con códigos de productos

Asigna una persona específica a cada sección

Verifica dos veces los productos de alto valor

Registra inmediatamente las diferencias encontradas

La clave está en la consistencia — es mejor contar poco pero constante, que hacer conteos masivos cada seis meses.

Métodos contables y de valoración de inventario (FIFO, LIFO, Costo promedio)

Los métodos de valuación determinan cómo calculas el costo de la mercancía que vendes, lo cual afecta directamente cuánto ganas y cuántos impuestos pagas.

FIFO (Primero en Entrar, Primero en Salir) significa que vendes primero los productos que compraste hace más tiempo.

Es perfecto para productos perecederos — imagina que vendes yogures: naturalmente vas a vender primero los que caducan pronto.

LIFO (Último en Entrar, Primero en Salir) funciona al revés: vendes primero lo que compraste más recientemente.

Es útil en productos que no se echan a perder, como tornillos o productos de limpieza.

Costo Promedio calcula un precio promedio de todos tus productos similares.

Si compraste 10 martillos a $150 MXN y después otros 10 a $180 MXN, tu costo promedio sería $165 MXN por martillo.

Método | Mejor para | Ventaja principal
FIFO | Productos perecederos | Reduce merma por caducidad
LIFO | Productos duraderos | Refleja costos actuales de mercado
Costo Promedio | Inventarios grandes | Simplifica los cálculos

Importante para México: El SAT permite cualquiera de estos métodos, pero debes ser consistente — no puedes cambiar de método cada año sin justificación.

Sistemas de inventario: Perpetuo vs. periódico, ¿Cuál elegir?

El sistema perpetuo actualiza tu inventario automáticamente cada vez que vendes o compras algo, mientras que el periódico solo se actualiza cuando haces un conteo físico.

Sistema Perpetuo es como tener un contador que nunca descansa.

Cada vez que escaneas un código de barras en tu punto de venta, el sistema resta automáticamente una pieza de tu inventario.

Ventajas: siempre sabes exactamente qué tienes, detectas robos inmediatamente, y puedes reordenar productos antes de quedarte sin stock.

Sistema Periódico requiere que hagas conteos programados para saber qué tienes.

Puede ser semanal, mensual o cuando tú decidas.

Ventajas: es más barato de implementar y funciona bien para negocios con pocos productos o donde el dueño está siempre presente.

¿Cuál conviene a tu negocio?

Elige perpetuo si: vendes más de 50 productos diferentes, tienes empleados, o no puedes estar en el negocio todo el tiempo

Elige periódico si: vendes menos de 20 productos, siempre estás presente, o tu presupuesto es muy limitado

La realidad es que muchos negocios mexicanos exitosos combinan ambos — usan sistema perpetuo para el día a día y hacen conteos periódicos para verificar que todo cuadre.

Tecnología para el control de inventario: Software y herramientas digitales

La tecnología no tiene que ser complicada ni cara para ser efectiva — lo importante es que resuelva problemas reales de tu negocio.

Los sistemas en la nube te permiten consultar tu inventario desde cualquier lugar.

María José, dueña de una papelería en Mérida, puede verificar desde su casa si le quedan carpetas antes de hacer un pedido a su proveedor.

Características esenciales que debe tener tu sistema:

Facturación electrónica válida ante el SAT

Códigos de barras para agilizar ventas

Alertas cuando un producto se está agotando

Reportes sencillos que puedas entender de un vistazo

Respaldo automático en la nube

En Pulpos hemos diseñado nuestro sistema pensando específicamente en las necesidades de los negocios mexicanos — desde la integración con WhatsApp para crear tu catálogo digital hasta el cumplimiento automático con las regulaciones del SAT.

Puedes probar gratis durante 14 días nuestro sistema de gestión para negocios y ver cómo simplifica tu control de inventario.

Errores comunes al elegir tecnología:

Comprar el sistema más caro pensando que es el mejor

Elegir sistemas que no están adaptados a México

No capacitar a los empleados en el uso del sistema

Esperar resultados mágicos sin cambiar procesos internos

Recuerda: la mejor tecnología es la que realmente usas, no la que tiene más funciones.

Indicadores clave de rendimiento en la gestión de inventario

Los números no mienten — estos indicadores te muestran la salud real de tu inventario y dónde puedes mejorar.

Rotación de inventario te dice cuántas veces al año vendes completamente tu stock.

Se calcula dividiendo el costo de lo vendido entre el valor promedio de tu inventario.

Si tu rotación es 6, significa que renovaste tu inventario 6 veces en el año.

Días de inventario muestra cuántos días tardas en vender todo tu stock actual.

Para calcularlo: divide 365 entre tu rotación de inventario.

Una rotación de 6 significa que tardas 61 días (365 ÷ 6) en vender todo.

Punto de reorden es el nivel mínimo de stock antes de hacer un nuevo pedido.

Considera: cuánto tardas en recibir mercancía de tu proveedor + cuánto vendes en ese tiempo + un colchón de seguridad.

Productos de baja rotación son aquellos que llevan más de 90 días sin venderse.

Identifícalos para hacer promociones, devolverlos al proveedor, o dejar de comprarlos.

Indicador | Fórmula | Qué te dice
Rotación | Costo de ventas ÷ Inventario promedio | Qué tan rápido vendes
Días de inventario | 365 ÷ Rotación | Cuántos días tardas en vender todo
Punto de reorden | Demanda diaria × Tiempo de entrega + Stock de seguridad | Cuándo debes reordenar

Ejemplo práctico: Si vendes $240,000 MXN al año y tu inventario promedio vale $40,000 MXN, tu rotación es 6 — bastante buena para la mayoría de giros comerciales.

Errores comunes al controlar inventario y cómo evitarlos

Estos errores pueden costarte miles de pesos mensuales — pero son completamente evitables si sabes identificarlos.

Error #1: Confiar solo en la memoria

«Yo sé qué tengo en mi almacén» es la frase que más dinero ha perdido en el comercio mexicano.

Solución: Lleva registro escrito o digital, aunque sea básico.

Error #2: No considerar la merma

Productos que se rompen, se vencen, o desaparecen misteriosamente.

Solución: Calcula un porcentaje de merma (usualmente 2-5%) e inclúyelo en tus precios.

Error #3: Comprar por emoción, no por datos

Ver una promoción del proveedor y comprar sin revisar qué tan rápido se vende ese producto.

Solución: Revisa el historial de ventas antes de cualquier compra grande.

Error #4: No tener stock de seguridad

Quedarse sin el producto que más se vende justo cuando más lo necesitas.

Solución: Mantén siempre un 20% extra de tus productos estrella.

Error #5: Ignorar la estacionalidad

No ajustar inventario según las épocas del año — como comprar paraguas en diciembre.

Solución: Analiza las ventas del año anterior para identificar patrones estacionales.

Con Pulpos evitas muchos de estos errores automáticamente — el sistema te alerta cuando un producto se está agotando, te muestra cuáles son tus mejores vendedores, y lleva el registro automático de todas tus transacciones.

Inicia tu prueba gratuita de 14 días y descubre cómo un buen sistema previene errores costosos.

Estrategias para la optimización de stock y reducción de costos

Optimizar tu inventario significa tener justo lo que necesitas, cuando lo necesitas, sin desperdiciar dinero en excesos.

Regla 80/20 aplicada al inventario: Normalmente el 20% de tus productos genera el 80% de tus ventas.

Identifica ese 20% y asegúrate de nunca quedarte sin stock de esos productos estrella.

Negociación con proveedores basada en datos

Cuando le muestras a tu proveedor que un producto específico te genera 15 ventas mensuales consistentes, puedes negociar mejores precios por volumen o mejores términos de pago.

Stock de seguridad inteligente

No todos los productos necesitan el mismo nivel de stock de seguridad.

Productos de alta rotación necesitan más respaldo que productos ocasionales.

Estrategias de liquidación efectivas:

Productos con más de 90 días sin moverse: descuento del 15%

Productos con más de 180 días: descuento del 30%

Productos dañados o descontinuados: véndelos al costo para recuperar capital

Aprovechamiento del espacio de almacén

Organiza productos de alta rotación cerca del área de ventas, productos estacionales en zonas de difícil acceso, y productos de baja rotación en áreas que puedas convertir a otros usos.

Análisis de rentabilidad por metro cuadrado

Calcula cuánto dinero te genera cada metro cuadrado de tu almacén.

Si un producto ocupa mucho espacio pero vende poco, considera reemplazarlo por productos más rentables.

La optimización no es un evento único — es un proceso continuo de análisis, ajuste y mejora basado en datos reales de tu negocio.

Encuentra tu método ideal y crece sin caos

El control de inventario no tiene que ser perfecto desde el primer día — tiene que ser consistente y mejorar gradualmente.

Lo más importante es empezar con un método que puedas mantener, aunque sea básico, y luego ir sofisticándolo conforme tu negocio crezca.

Recuerda que cada peso que no pierdes por mal control de inventario es un peso que puedes reinvertir en hacer crecer tu negocio.

Los métodos que compartimos en este artículo han funcionado para miles de comerciantes mexicanos — desde tienditas de barrio hasta cadenas regionales.

Tu siguiente paso es elegir uno de estos métodos y implementarlo esta misma semana.

No esperes a tener el sistema perfecto; empieza con lo que puedes hacer hoy y mejóralo mañana.

¿Qué método de control de inventario vas a implementar primero en tu negocio?

Comparte este artículo con otros comerciantes que conoces y cuéntanos en los comentarios cuál ha sido tu mayor desafío al controlar inventario — seguramente tu experiencia puede ayudar a otros lectores.