Reportes esenciales para una tienda de abarrotes: rotación, merma y caducidades

Los reportes esenciales para una tienda de abarrotes cubren rotación de inventario, merma por caducidades, ventas por turno y empleado, fiado pendiente y corte de caja. Con Pulpos, estos 6 reportes se generan automáticamente desde el sistema de punto de venta, sin armar tablas de Excel. Actualizado junio 2026.

En este artículo:

Por qué el dueño de una tienda de abarrotes no puede tomar decisiones sin reportes

Reporte 1: Rotación de inventario — qué entró, qué salió y qué está parado

Reporte 2: Merma y caducidades — cuánto dinero se va antes de llegar a la caja

Reporte 3: Ventas por turno y por empleado — el control que nadie tiene

Reporte 4: Fiado pendiente — cuánto te deben tus clientes en este momento

Reporte 5: Corte de caja — herramienta de detección de merma invisible

Reporte 6: Reposición anticipada — qué pedir antes de que se acabe o se venza

Cómo Pulpos genera estos 6 reportes sin que hagas nada extra

Preguntas frecuentes

México tiene cerca de 1.05 millones de tiendas de abarrotes activas, según la Asociación Nacional de Pequeños Comerciantes (ANPEC, 2024). La mayoría vende bien. Lo que no hacen bien es medir qué venden, qué se les vence, quién les debe y por qué la caja no cuadra al final del día.

El 43% de las PyMES en México todavía lleva el inventario de forma manual, según el INEGI. Para una tienda de abarrotes con 500 a 3,000 SKUs que rotan a diario, eso significa horas perdidas contando, errores de registro y merma que nadie detecta a tiempo.

Este artículo cubre los 6 reportes que cualquier dueño de tienda de abarrotes debería revisar cada semana. No son reportes complicados. Son los que marcan la diferencia entre saber cuánto ganas y adivinar. Si usas un sistema de punto de venta para abarrotes como Pulpos, ya los tienes disponibles sin hacer nada extra.

Dato clave: Las pérdidas anuales por merma y robo en el comercio minorista mexicano superan los $13,000 millones de pesos. La merma puede representar hasta el 15% del valor del inventario en una tienda. Fuente: ANTAD (vía retailers.mx)

¿Por qué el dueño de una tienda de abarrotes no puede tomar decisiones sin reportes?

Una tienda de abarrotes con dos sucursales maneja fácilmente entre 500 y 3,000 productos diferentes: leche, refrescos, frituras, enlatados, papel, artículos de limpieza, botanas, granos, dulces. Algunos rotan a diario. Otros llevan semanas en el anaquel. Varios tienen fecha de caducidad que nadie está vigilando de cerca.

Sin reportes, las decisiones se basan en memoria: «creo que ese refresco de litro se mueve bien», «más o menos sé cuánto fío cada semana», «la caja estuvo bien ayer». La memoria falla, y cuando falla, el negocio pierde sin enterarse.

Los errores de inventario manual cuestan entre el 1% y el 5% del valor del inventario al año. Para una tienda con $300,000 pesos en mercancía, eso son entre $3,000 y $15,000 pesos al año en pérdidas evitables. No por mala suerte: por falta de información en el momento correcto.

El 84% de los minoristas en América Latina considera la merma como su principal reto operativo, según Zebra Technologies (2023). En abarrotes, ese reto se concentra en tres problemas: productos que caducan antes de venderse, efectivo que no cuadra con las ventas registradas y fiado que crece sin control.

Los 6 reportes que siguen son la respuesta concreta a esos tres problemas.

¿Cómo calcular la rotación de inventario en tu tienda de abarrotes y por qué importa?

El reporte de rotación de inventario muestra qué productos se están vendiendo, a qué velocidad y cuáles llevan tiempo sin moverse. Para una tienda de abarrotes, es el primer filtro para detectar mercancía que está inmovilizando capital sin generar venta.

La fórmula básica de rotación: costo de mercancía vendida dividido entre el inventario promedio. Pero en lenguaje de tendero, la pregunta es más simple: ¿cuántos días le toma a este producto venderse? Un refresco que se vende en 3 días tiene alta rotación. Un enlatado que lleva 60 días sin moverse tiene rotación baja, y eso es una señal de alerta.

El método PEPS (Primero en Entrar, Primero en Salir) es el estándar para abarrotes: lo que llegó primero se vende primero. Así se evita que producto nuevo tape al viejo en el anaquel y se llegue a la fecha de caducidad sin haberse vendido. Un sistema de punto de venta aplica este método automáticamente al descontar del inventario.

La señal de alerta práctica: cualquier producto que lleve más de 45 días sin generar una venta merece atención. Puede ser que el precio esté mal, que esté mal ubicado en el anaquel o que simplemente ya no rote en esa zona. El reporte de inventario por producto, con la última fecha de venta, lo detecta en segundos.

En Pulpos, el reporte de inventario muestra las existencias actuales por producto con la posibilidad de descargar el detalle completo. Desde el centro de ayuda puedes consultar cómo descargar tu inventario en Pulpos.

¿Cómo medir, registrar y reducir la merma en una tienda de abarrotes?

La merma es la pérdida de inventario antes de que llegue al cliente. En una tienda de abarrotes, tiene tres fuentes principales:

Caducidad: producto que vence antes de venderse. Leche, pan, lácteos, embutidos, botanas con fecha próxima.

Daño o deterioro: producto roto, húmedo, aplastado o mal almacenado que ya no se puede vender.

Merma interna: salidas de inventario sin venta registrada. Puede ser consumo de empleados no registrado, devoluciones mal capturadas o robo hormiga.

El parámetro operativo de referencia es: merma menor al 5% en productos no perecederos y menor al 10% en perecederos. Si la merma de una tienda supera esos números, hay algo que corregir en la operación.

Registrar la merma en el sistema es sencillo: se hace un ajuste de inventario con el motivo (caducidad, daño, pérdida). Ese registro acumula un reporte mensual que permite comparar: ¿cuánto se perdió este mes versus el anterior? ¿En qué categorías se concentra la merma? ¿Aumentó en algún turno específico?

Dato clave: El 58% de los robos en establecimientos comerciales en México son cometidos por los propios empleados. Fuente: INEGI/Batech (vía El Heraldo, 2025)

Ese dato no significa que los empleados sean deshonestos por naturaleza. Significa que sin controles claros, las oportunidades de merma interna son frecuentes. El reporte de merma, cruzado con el corte de caja y el reporte de ventas por empleado, es la forma de detectar patrones antes de que se conviertan en pérdidas grandes.

¿Cómo usar el reporte de ventas por turno y por empleado para controlar tu tienda de abarrotes?

Este es el reporte que ningún sistema líder del mercado explica bien para el giro de abarrotes. Y es uno de los más útiles para cualquier dueño que opere con más de un empleado o más de un turno.

El reporte de ventas por turno y por empleado responde preguntas concretas:

Por turno: ¿El turno de la mañana vende más que el de la tarde? ¿Hay una diferencia sostenida semana a semana o varía según el día?

Por empleado: ¿Cuántas ventas registró cada cajero en su turno? ¿El efectivo que entregó al cerrar coincide con las ventas que tiene registradas en el sistema?

Combinado: ¿Hay un turno donde el ticket promedio es más bajo? ¿Un empleado que aplica descuentos con más frecuencia que los demás?

Para Don Roberto Hernández, dueño de una tienda de abarrotes en Monterrey con 8 empleados y dos sucursales, ese nivel de detalle cambia la forma en que se toman decisiones. No es necesario estar en la tienda para saber qué pasó en cada turno: el reporte lo dice.

En Pulpos, cada venta queda atribuida al cajero que la registró. El reporte de ventas filtra por empleado y por rango de fechas. Puedes ver cuántas ventas hizo cada persona, qué total movió y qué métodos de pago recibió. Ese número se cruza directamente con el corte de caja para detectar diferencias.

Tip de Pulpos: Activa la atribución de ventas a vendedores desde la configuración de tu cuenta. Así cada venta queda firmada por el cajero que la realizó, y puedes filtrar el reporte de ventas por empleado en cualquier momento.

¿Cómo controlar el fiado en una tienda de abarrotes sin perder el rastro de quién te debe?

El fiado es parte de la operación de casi cualquier tienda de abarrotes. Los clientes de toda la vida pagan a fin de semana, a fin de mes, cuando cobran. Es una práctica que genera lealtad y retiene clientes. El problema no es el fiado en sí: es el fiado sin reporte.

Sin un sistema que registre el crédito por cliente, el fiado se convierte en un número que el dueño intenta recordar o que alguien anota en un cuaderno. Cuando el cliente llega a pagar, hay discusión: «yo anoté que me debes $350», «yo tengo $280». Esa diferencia se resuelve normalmente a favor del cliente, que es quien tiene menos incentivo para pagar de más.

El reporte de fiado pendiente en Pulpos muestra:

Saldo por cliente: cuánto debe cada persona en este momento.

Historial de pagos: cuándo pagó la última vez y cuánto abonó.

Antigüedad de la deuda: cuántos días lleva sin pagar.

Total consolidado: cuánto dinero ya salió de la tienda en productos y todavía no volvió como efectivo.

Ese último número, el total consolidado de fiado, es el que más sorprende cuando se ve por primera vez. En una tienda activa, puede representar fácilmente entre $5,000 y $20,000 pesos en capital que está circulando fuera del negocio. Saber ese número cambia la forma en que se gestiona el crédito a clientes.

En Pulpos, el módulo de ventas a crédito registra cada venta fiada con el cliente asignado. Puedes consultar el saldo de cada cliente y registrar abonos parciales. Desde el centro de ayuda puedes ver cómo registrar una venta a crédito en Pulpos.

¿Cómo usar el corte de caja para detectar merma invisible y robo hormiga en tu tienda?

El corte de caja es el momento en que se compara el efectivo físico que hay en la caja con las ventas que el sistema registró durante el turno. Si los dos números coinciden, el turno cerró limpio. Si hay diferencia, hay algo que investigar.

Roberto Garza, dueño de Hierros del Norte en Monterrey, lo explicó en El Mostrador (EP5): «La caja que siempre faltaba ochenta pesos, el inventario que no cuadraba sin que nadie hubiera hecho una compra. Pero sin un reporte de ventas con qué comparar el efectivo físico, no puedes probar nada.» El corte de caja es precisamente eso: la prueba que permite comparar.

En abarrotes, donde una parte importante de las ventas es en efectivo, el corte de caja es la herramienta de control más directa contra el robo hormiga. Una diferencia de $80 pesos en un día puede parecer mínima. Multiplicada por 26 días hábiles al mes, son $2,080 pesos mensuales que se pierden sin que nadie pueda decir exactamente por qué.

El corte de caja bien hecho en una tienda de abarrotes incluye:

Total de ventas del turno por método de pago: efectivo, transferencia, tarjeta.

Conteo físico de efectivo en caja: lo que realmente hay al cerrar.

Diferencia registrada: el sistema calcula si falta o sobra, y lo guarda en el historial.

Fondo de caja para el siguiente turno: lo que queda en la caja para comenzar.

Cuando el corte se hace por cajero y por turno, el patrón de diferencias se vuelve información útil: ¿el descuadre ocurre siempre en el mismo turno? ¿Con el mismo empleado? Esas preguntas se pueden responder con datos, no con suposiciones.

Cómo hacer el corte de caja en Pulpos — tutorial paso a paso

Desde el centro de ayuda puedes consultar cómo hacer el corte de caja en Pulpos paso a paso.

¿Cómo usar el reporte de lotes y caducidades para reponer inventario antes de que sea tarde?

El reporte de reposición anticipada combina dos fuentes de información: el nivel de existencias por producto y las fechas de caducidad de los lotes en inventario. El resultado es una lista de lo que necesita atención antes de que se convierta en pérdida.

Para abarrotes, hay dos tipos de alerta que este reporte genera:

Alerta de bajo inventario: producto que está por debajo del punto de reorden. Si el mínimo son 24 refrescos de litro y quedan 6, es momento de pedir.

Alerta de caducidad próxima: lote que vence en los próximos 7 o 15 días. Eso da tiempo de moverlo al frente del anaquel, hacerle una promoción o devolverlo al proveedor si aplica.

La diferencia entre un sistema que registra lotes con fecha de caducidad y uno que no, es que el primero te avisa antes de que pierdas el producto. El segundo te permite enterarte cuando ya lo tiraste a la basura.

En Pulpos, los lotes y caducidades se configuran una sola vez por producto. A partir de ese momento, cada entrada de mercancía registra el lote y la fecha de vencimiento. El sistema aplica PEPS automáticamente: al vender, descuenta primero del lote más antiguo. El reporte de lotes próximos a vencer te da la lista de productos que necesitan atención en los próximos días.

Cómo registrar lotes y caducidades en Pulpos

Para configurarlo en tu tienda, consulta cómo configurar productos con lotes y caducidades en Pulpos. También puedes ver el artículo de blog sobre control de lotes y caducidades en el inventario para una explicación más detallada del proceso.

Tip de Pulpos: Configura la alerta de caducidad con 15 días de anticipación para productos perecederos. Así tienes tiempo de hacer una promoción o avisar a tu equipo de mover esos productos al frente del anaquel antes de que venzan.

Cómo Pulpos genera estos 6 reportes sin que hagas nada extra

Pulpos es un sistema de punto de venta diseñado para que cada venta que registras en la caja alimente automáticamente todos los reportes que necesitas. No hay paso extra. No hay exportar a Excel y armar tablas. El sistema hace el trabajo en segundo plano.

Esto es lo que Pulpos resuelve para una tienda de abarrotes en los 6 reportes:

Rotación de inventario: cada venta descuenta automáticamente del inventario. El reporte de existencias muestra qué se movió, cuándo y cuánto queda.

Merma y caducidades: los ajustes de inventario quedan registrados con motivo (caducidad, daño, pérdida). El sistema acumula el historial por periodo.

Ventas por turno y por empleado: cada venta queda atribuida al cajero que la registró. El reporte filtra por empleado y por fecha.

Fiado pendiente: las ventas a crédito quedan registradas por cliente con saldo actualizado en tiempo real. Ves en cualquier momento cuánto te debe cada persona.

Corte de caja: al cerrar el turno, el sistema compara las ventas registradas con el efectivo que ingresas manualmente. La diferencia queda documentada.

Reposición anticipada: los lotes con fecha de caducidad alertan con anticipación. El inventario bajo mínimos es visible desde el panel principal.

Paso a paso para empezar a usar los reportes en Pulpos:

Carga tu inventario con los productos de tu tienda, incluyendo lotes y caducidades en los productos perecederos.

Activa la atribución de ventas a vendedores en Configuración para que cada cajero firme sus ventas.

Registra todas las ventas desde el punto de venta de Pulpos, incluyendo las ventas fiadas con el cliente asignado.

Al cierre de cada turno, realiza el corte de caja ingresando el efectivo físico que hay en la caja.

Revisa semanalmente el reporte de ventas por empleado, el reporte de inventario y el reporte de lotes próximos a vencer.

Pulpos tiene planes para cada etapa de tu negocio, desde el primero hasta cuando tengas varias sucursales.

→ Ver todos los planes y precios actualizados

En resumen:

Una tienda de abarrotes necesita revisar semanalmente 6 reportes: rotación de inventario, merma y caducidades, ventas por turno y empleado, fiado pendiente, corte de caja y reposición anticipada.

La merma en abarrotes puede alcanzar hasta el 15% del inventario. El reporte de caducidades y el corte de caja son los dos filtros principales para detectarla antes de que sea pérdida real.

Las ventas por turno y por empleado es el reporte que menos usan los abarroteros y el que más información da sobre la operación diaria.

El fiado sin reporte es dinero invisible: el capital ya salió de la tienda en productos pero todavía no volvió como efectivo.

Pulpos genera los 6 reportes automáticamente desde el punto de venta, sin cálculos manuales ni hojas de Excel adicionales.

El 84% de los minoristas en América Latina considera la merma su principal reto operativo, y la mayoría todavía lo enfrenta sin datos en tiempo real.

Si tienes una tienda de abarrotes y todavía llevas el control con cuadernos o Excel, estos 6 reportes son el punto de partida para tener visibilidad real de tu operación. Prueba Pulpos gratis 14 días, sin tarjeta, y configura los reportes desde el primer día.

Preguntas frecuentes

¿Con qué frecuencia debo revisar el reporte de inventario en mi tienda de abarrotes?

El reporte de inventario conviene revisarlo al menos una vez a la semana para productos de alta rotación (lácteos, pan, refrescos) y una vez al mes para el catálogo general. Los lotes con caducidad próxima se revisan cada semana, antes del surtido.

¿Cómo sé qué productos se me van a caducar antes de que pase?

Con un sistema que registre lotes y fechas de caducidad como Pulpos, el reporte de lotes próximos a vencer muestra todos los productos con fecha de caducidad en los próximos 7, 15 o 30 días según cómo configures la alerta. Eso te da tiempo de hacer una promoción o ajustar el orden en el anaquel.

¿Puedo ver cuánto vendió cada empleado en su turno?

Sí. En Pulpos, cuando activas la atribución de ventas a vendedores, cada venta queda registrada con el nombre del cajero que la realizó. El reporte de ventas filtra por empleado y por rango de fechas, lo que permite ver el total de ventas, el ticket promedio y el efectivo que debería haber entregado en el corte de caja.

¿Qué hago si el corte de caja no cuadra con el efectivo físico?

El primer paso es verificar si hubo ventas en efectivo no registradas, devoluciones no capturadas o retiros de efectivo sin registro. Si la diferencia es consistente en el mismo turno o con el mismo empleado, eso es un patrón que conviene investigar. El historial de cortes en Pulpos queda guardado para comparar entre días y turnos.

¿Qué diferencia hay entre merma y robo hormiga en el sistema?

La merma es la pérdida de inventario por caducidad, daño o deterioro. El robo hormiga es la salida de inventario o efectivo sin registro, que puede parecerse a merma si no hay controles. En Pulpos, el ajuste de inventario registra el motivo (caducidad, daño, pérdida). Si el inventario baja sin ajuste registrado, eso es una señal que el corte de caja puede ayudar a confirmar.

¿Cómo llevo el control del fiado sin perder el rastro de quién me debe?

En Pulpos, cada venta a crédito queda registrada con el cliente asignado y el saldo actualizado en tiempo real. Puedes ver en cualquier momento cuánto debe cada persona, cuándo fue su último pago y cuánto tiempo lleva la deuda. El Portal de Clientes permite que el propio cliente consulte su saldo y realice abonos sin necesidad de que estés en la tienda.

Fuentes

ANTAD — Pérdidas por merma en el comercio minorista mexicano y porcentaje de inventario afectado

Zebra Technologies — 84% de los minoristas en Latam considera la merma su principal reto (2023)