Mejor sistema POS para cafetería en México [2026]: qué necesitas (y qué no)

El mejor sistema POS para una cafetería que vende en barra es el que registra cada venta en segundos, descuenta los insumos de tu inventario automáticamente y emite CFDI 4.0 sin salir del sistema donde cobras. Con Pulpos puedes hacer todo eso en un solo lugar: más de 12,000 comerciantes mexicanos ya lo usan. Actualizado en 2026.

En este artículo:

Qué necesita realmente el POS de una cafetería en México

Cafetería vs. restaurante: no son lo mismo cuando buscas un POS

Cómo controlar los insumos de tu cafetería sin perder dinero

¿Pulpos funciona para cafetería? Lo que sí resuelve y lo que no

Facturación CFDI 4.0 en tu cafetería

Cómo hacer el corte de caja al final del turno

Cómo Pulpos resuelve la operación diaria de tu cafetería

Preguntas frecuentes

Si tienes una cafetería y estás buscando un sistema de punto de venta, esta guía responde la pregunta que más se repite: qué necesitas realmente y qué funciones no vale la pena pagar si tu modelo es venta en barra.

¿Qué necesita realmente el sistema POS de una cafetería en México para funcionar bien?

Un sistema de punto de venta para cafetería tiene que resolver la operación que ocurre todos los días: cobrar rápido, registrar qué salió del inventario y cerrar el turno con números claros. Antes de comparar opciones, vale la pena definir qué funciones son indispensables para tu negocio:

Registro de ventas ágil: en la barra de una cafetería, el tiempo de cobro es parte de la experiencia del cliente. El sistema tiene que ser rápido para abrir, buscar el producto y cobrar.

Múltiples métodos de pago: efectivo, tarjeta, transferencia y pagos con QR. Los clientes de cafetería pagan de todas las formas posibles y necesitas registrarlos todos por separado para que el corte de caja cuadre.

Tickets impresos o digitales: el comprobante de venta, ya sea en papel o enviado por WhatsApp, es parte del proceso de cobro. Lee más sobre qué métodos de pago debes aceptar en tu punto de venta.

Control de insumos: granos, leche, jarabes, pan, vasos. Los materiales que consumes para preparar lo que vendes necesitan quedar registrados en el sistema para saber cuánto te cuesta cada bebida y cuándo te estás quedando corto.

Facturación CFDI 4.0: si atiendes a clientes empresariales o a personas físicas con actividad empresarial que piden factura, necesitas un sistema que timbre directamente, sin herramientas externas.

Corte de caja por turno: comparar lo que el sistema registró como ventas contra el efectivo y los cargos de tarjeta reales que hay en la caja. Es la única forma de detectar diferencias antes de que se vuelvan un problema mayor.

Cafetería vs. restaurante: por qué no son lo mismo cuando buscas un sistema de punto de venta

La mayoría de artículos sobre sistemas POS para cafetería tratan este negocio como si fuera un restaurante pequeño. Por eso recomiendan módulos de mesas, comandas y kitchen display, que son funciones pensadas para restaurantes con servicio a mesas, no para cafeterías de barra. Esa confusión tiene costo real: terminas pagando por funciones que no vas a usar o eligiendo un sistema que no encaja con cómo opera tu negocio.

La distinción que define qué sistema necesitas es simple:

Cafetería-barra (venta en mostrador)

El cliente llega, ordena en la barra, paga y espera su bebida de pie o se va con el pedido. No hay meseros tomando órdenes en mesas. El sistema que necesitas es un punto de venta rápido, control de insumos y facturación CFDI. Un sistema como Pulpos resuelve exactamente este modelo.

Cafetería-restaurante o bistró (servicio a mesas)

El cliente se sienta, un mesero toma la comanda en su mesa, la cocina la recibe en una pantalla o impresora y la cuenta se cierra por mesa al final. Este modelo requiere módulo de mesas, comandas digitales y gestión de propinas. Pulpos no tiene ese módulo hoy. Si tu cafetería opera así, es mejor saberlo antes de contratar cualquier sistema.

La pregunta correcta al evaluar un sistema de punto de venta para cafetería no es «¿cuál es el mejor?» sino «¿cómo opera realmente mi negocio?» De eso depende todo lo demás.

Cómo controlar los insumos de tu cafetería sin perder dinero en cada turno

El mayor dolor financiero de una cafetería no es vender: es saber cuánto costó producir lo que vendió. Un café con leche consume granos, leche, un vaso y posiblemente un jarabe. Si no llevas registro de cuánto de cada insumo salió por turno, no puedes calcular tu margen real ni detectar si hay desperdicio, error de preparación o pérdida que se acumula semana a semana. Para saber más sobre cómo un POS evita que se te agoten los insumos sin darte cuenta, consulta esa guía antes de configurar tu catálogo.

Los sistemas de punto de venta para cafetería resuelven el control de insumos de dos formas:

Insumos como productos no vendibles

En Pulpos, cuando creas un producto como granos de café, leche o jarabe de vainilla, puedes desactivar la opción «vender en POS». El producto queda registrado en tu inventario con su existencia y costo, pero no aparece en la pantalla de cobro del cajero. Esto te permite ver cuánto tienes en almacén sin que nadie lo pueda vender por error desde la caja.

Complemento de Fabricación para descuento automático de recetas

Si quieres que el sistema descuente automáticamente los insumos cada vez que registras una venta, el Complemento de Fabricación de Pulpos te permite definir recetas. Por ejemplo: «Café con leche = 20 g de granos + 200 ml de leche + 1 vaso desechable». Cada vez que vendes un café con leche, Pulpos descuenta esas cantidades del inventario sin que tengas que hacerlo a mano.

Guía completa: Manejo de insumos en Pulpos

Tip de Pulpos: Si vendes bebidas de temporada (matcha, chocolate caliente, café de lavanda), crea una receta por bebida en el Complemento de Fabricación. Cuando esa bebida salga del menú, desactívala y el sistema deja de descontar esos insumos automáticamente.

¿Pulpos funciona para cafetería? Lo que sí resuelve y lo que todavía no

Esta es la pregunta que más llega al equipo de soporte de Pulpos desde dueños de cafetería, y merece una respuesta directa y completa.

Sí funciona para cafeterías de barra

Función | Pulpos la resuelve
POS rápido en barra o mostrador | Sí
Efectivo, tarjeta, transferencia, QR | Sí
Kits y combos (café + pan + postre) | Sí
Control de insumos en inventario | Sí
Recetas con descuento automático (Fabricación) | Sí (complemento adicional)
Facturación CFDI 4.0 integrada | Sí
Corte de caja por turno | Sí
Lotes y caducidades de insumos | Sí
Venta desde celular (app móvil) | Sí
Dos cafeterías desde una sola cuenta | Sí
Tienda en línea para pedidos por encargo | Sí

No está disponible en Pulpos hoy

Función | Disponible en Pulpos
Módulo de mesas con distribución de planta | No
Comandas digitales para meseros | No
Pantalla de cocina (kitchen display) | No
Gestión de propinas por mesa | No

Si tu cafetería tiene servicio a mesas con meseros tomando órdenes en comanda, Pulpos no es la herramienta correcta para ese modelo por ahora. Pero si vendes en barra o mostrador, tiene todo lo que necesitas para operar con control desde el primer día.

Tip de Pulpos: Si tienes mesas pero el cobro siempre se hace en barra (el cliente pide, paga y luego espera), Pulpos funciona bien para tu operación. La distinción clave es si hay meseros cerrando cuentas por mesa o no.

Facturación CFDI 4.0 en tu cafetería: por qué cada venta debe quedar registrada ante el SAT

Todas las facturas electrónicas en México deben cumplir el formato CFDI 4.0 exigido por el SAT. Eso incluye a las cafeterías cuyos clientes piden factura por sus consumos: empresas que desayunan reuniones de trabajo, despachos que contratan servicio de café para oficina o personas físicas con actividad empresarial que necesitan deducir el gasto. Para conocer qué sistemas cumplen con esta obligación, lee la guía sobre los mejores sistemas para que tu negocio cumpla con el SAT.

El problema común en cafeterías pequeñas es operar con dos herramientas separadas: el POS para cobrar y un portal externo para emitir la factura. Eso genera trabajo doble: cobras en un sistema, luego buscas la venta en otro, emites el CFDI y se lo envías al cliente por separado. En una cafetería con turno rápido, ese proceso interrumpe el flujo de la barra.

Pulpos integra la facturación CFDI 4.0 directamente en el punto de venta. Al cerrar una venta, puedes emitir el comprobante timbrado en ese mismo momento desde la misma pantalla donde cobraste. El cliente lo recibe en segundos por correo electrónico.

Para las ventas en efectivo donde la mayoría de clientes no pide factura, Pulpos genera facturas globales diarias: un solo CFDI que agrupa todas las ventas sin comprobante individual del día, que es exactamente lo que el SAT exige para ese tipo de operaciones.

Guía paso a paso: Cómo facturar una venta en Pulpos
Video tutorial: Configurar Pulpos para emitir CFDI 4.0

Cómo cerrar el turno en tu cafetería con un corte de caja que siempre cuadre

El corte de caja es el resumen financiero del turno: cuánto entró en efectivo, cuánto en tarjeta, cuánto en transferencias y si eso coincide con lo que el sistema registró como ventas. En una cafetería con dos o tres personas por turno, es la única forma de detectar si hubo un error de cobro, un cambio mal dado o una diferencia que hay que revisar antes de que se acumule durante la semana.

Sin sistema, el corte de caja se hace en papel o en Excel al cerrar el día. Con un sistema de punto de venta como Pulpos, el proceso tarda menos de dos minutos: el sistema ya sabe exactamente qué se vendió y por qué método se cobró. Al cierre del turno, el encargado solo cuenta el efectivo físico en la caja. La diferencia aparece de inmediato en pantalla.

Si quieres entender a fondo cómo funciona esta herramienta para cualquier tipo de negocio, esta guía lo explica con detalle: ¿Qué es un corte de caja y para qué sirve en tu negocio?

Guía en Pulpos: ¿Cómo hago el corte de caja?
Video paso a paso: Cómo hacer un corte de caja en Pulpos

Cómo Pulpos resuelve la operación diaria de una cafetería en México

Pulpos es un sistema de punto de venta en la nube para comerciantes independientes en México. Para una cafetería que vende en barra, resuelve las cinco operaciones que más tiempo consumen sin sistema: cobrar, controlar insumos, facturar, cerrar el turno y revisar ventas por sucursal.

Cómo empezar a usar Pulpos en tu cafetería

Crea tus productos de venta (café americano, capuchino, combo desayuno) y marca como «no vender en POS» los insumos que no quieres que aparezcan en la caja (granos, leche, jarabes).

Si quieres control de recetas automático, activa el Complemento de Fabricación y configura qué insumos consume cada bebida con sus cantidades exactas.

Registra cada venta desde el punto de venta, selecciona el método de pago y emite el ticket o el CFDI 4.0 si el cliente lo solicita, todo desde la misma pantalla.

Al final del turno, realiza el corte de caja: el sistema muestra ventas vs. efectivo en caja en menos de dos minutos, con desglose por método de pago.

Desde el panel de reportes, revisa las ventas del día, la semana o el mes por sucursal, por vendedor o por producto para identificar qué bebidas generan más margen.

Cómo vender: ¿Cómo hacer ventas en Pulpos? · Ver video de ventas
Kits y combos: ¿Para qué sirve un kit de productos?
Insumos: Manejo de insumos

Pulpos tiene planes para cada etapa de tu negocio, desde el primero hasta cuando tengas varias sucursales.

→ Ver todos los planes y precios actualizados

Preguntas frecuentes sobre sistemas POS para cafeterías en México

¿Pulpos tiene módulo de mesas y comandas para cafetería?

No. Pulpos no tiene módulo de mesas, comandas digitales para meseros ni gestión de propinas por mesa. Está diseñado para negocios que venden en barra o mostrador, donde el cobro ocurre en el punto de venta y no en la mesa del cliente. Si tu cafetería tiene meseros cerrando cuentas por mesa, Pulpos no es el sistema correcto por ahora.

¿El sistema funciona si se va el internet en mi cafetería?

Pulpos es un sistema en la nube y requiere conexión a internet para operar. Si el internet de tu local falla, el sistema no funciona hasta que se restablezca la conexión. Lo que recomendamos es tener el hotspot del celular listo como respaldo. Lee más sobre qué pasa si se cae el internet en tu punto de venta y cómo prepararte. La ventaja de un sistema en la nube es que tus datos están respaldados en servidores seguros: si la tableta o computadora de la caja falla, no pierdes ningún registro.

¿Puedo ver las ventas de mis dos cafeterías desde el celular o desde una sola cuenta?

Sí. Pulpos te permite manejar más de una sucursal desde la misma cuenta. Ves las ventas de cada cafetería por separado o consolidadas, el inventario de cada una y los cortes de caja de cada turno, desde cualquier dispositivo con internet.

¿Cómo registro un combo de café con pan en Pulpos?

Puedes usar los kits de productos de Pulpos para crear un combo. Un kit agrupa dos o más productos bajo un solo artículo de venta con su propio precio. Por ejemplo, «Combo desayuno = café americano + croissant» aparece en la pantalla de cobro como un solo ítem al precio que tú definas. El inventario de cada componente se descuenta por separado al vender el kit. ¿Para qué sirve un kit de productos en Pulpos?

¿Pulpos funciona para café de especialidad con muchas variantes de bebida?

Sí. Si tienes un menú extenso con múltiples tamaños, tipos de leche o niveles de intensidad, puedes crear variantes por producto en Pulpos. Por ejemplo, «Capuchino» puede tener variantes de tamaño (chico, mediano, grande) cada una con su precio independiente. Si además quieres controlar qué insumos consume cada variante, el Complemento de Fabricación permite definir una receta distinta por variante.

¿Puedo emitir una factura CFDI 4.0 directamente desde el punto de venta de mi cafetería?

Sí. Pulpos integra la facturación CFDI 4.0 en el mismo flujo de venta. Al cobrar, puedes seleccionar la opción de facturar: ingresas o seleccionas el RFC del cliente y el sistema timbra el CFDI en ese momento. No necesitas entrar a ningún portal externo ni hacer el proceso después. Para las ventas sin factura individual, Pulpos genera la factura global diaria que exige el SAT automáticamente.

En resumen:

Una cafetería que vende en barra necesita POS rápido, control de insumos, CFDI 4.0 y corte de caja; no necesita módulo de mesas ni comandas.

Pulpos resuelve todas esas necesidades desde un solo sistema. Si tu cafetería tiene meseros cerrando cuentas por mesa, Pulpos no es la opción correcta hoy.

El Complemento de Fabricación permite definir recetas (granos + leche + vaso = café con leche) y descontar insumos automáticamente al registrar cada venta.

La facturación CFDI 4.0 está integrada en el punto de venta: emites el comprobante timbrado en el mismo momento en que cobras, sin portales externos.

Pulpos permite manejar dos cafeterías desde una sola cuenta, con inventario y reportes independientes por sucursal.

Fuentes

SAT — CFDI 4.0: obligatorio

¿Tu cafetería vende en barra? Prueba Pulpos para cafetería gratis 14 días, sin tarjeta de crédito →