Inventario en farmacia con lotes y caducidades: 6 pasos para no perder el control

Controlar el inventario de una farmacia con lotes y fechas de caducidad es diferente a cualquier otro giro: cada medicamento tiene número de lote, fecha de vencimiento y trazabilidad de movimientos. En Pulpos puedes registrar lotes y caducidades por producto, consultar qué está próximo a vencer, y hacer traspasos entre sucursales con trazabilidad completa del lote.

En esta guía:

Por qué el inventario de farmacia es diferente

Qué es un lote y por qué registrarlo

Paso 1: Carga productos con número de lote y fecha de caducidad

Paso 2: Configura el reporte de productos próximos a vencer

Paso 3: Realiza el conteo físico de inventario

Paso 4: Haz traspasos entre sucursales con trazabilidad de lote

Paso 5: Vincula el lote a la factura CFDI

Paso 6: Cómo Pulpos integra todo desde un solo sistema

Lista de verificación: antes de tu próximo inventario físico

Preguntas frecuentes

Por qué el inventario de una farmacia no funciona igual que el de cualquier otro negocio

En México hay 62,538 farmacias registradas según el INEGI DENUE 2024. La mayoría son negocios independientes con uno o dos puntos de venta, y casi todos enfrentan el mismo problema: medicamentos caducos que nadie detectó a tiempo, diferencias entre el inventario del sistema y el físico, y traspasos entre sucursales sin registro del lote que se movió.

A diferencia de una ferretería o una tienda de ropa, en una farmacia cada producto tiene un número de lote asignado por el fabricante y una fecha de caducidad impresa en el empaque. COFEPRIS exige que los establecimientos farmacéuticos mantengan trazabilidad de los medicamentos que manejan. Eso significa saber, en cualquier momento, qué lote tienes en existencia, cuándo vence y qué movimientos tuvo.

El problema no es la voluntad de llevar ese control. El problema es el cómo. Según datos del INEGI, 43% de las PyMES en México todavía llevan su inventario de forma manual, con hojas de cálculo o registros en papel. En farmacias, eso se traduce en medicamentos vencidos que se venden por error, mermas no detectadas y traspasos entre sucursales sin saber qué lote fue.

Si tienes una o dos farmacias y quieres poner orden en este proceso, esta guía te explica cómo hacerlo en 6 pasos con Pulpos. Puedes ver cómo Pulpos gestiona el inventario para farmacias antes de continuar.

Qué es un número de lote y por qué debes registrarlo en tu sistema

Un número de lote es un código alfanumérico que el laboratorio fabricante asigna a un grupo de unidades producidas en las mismas condiciones, al mismo tiempo. Junto con la fecha de caducidad, identifica de forma única ese grupo de medicamentos.

Registrar el lote en tu sistema de inventario te permite:

Saber exactamente qué unidades tienes de cada lote y cuándo vencen

Aplicar el método FEFO (First Expired, First Out): vender siempre primero lo que vence antes

Rastrear cualquier movimiento: entrada, salida, traspaso, devolución

Incluir el número de lote en la factura CFDI cuando el cliente lo solicita

Identificar y retirar rápidamente un lote específico si hay una alerta del proveedor

Sin ese registro, solo sabes cuántas unidades tienes en total. No sabes cuáles vencen en 30 días ni qué lote se fue a cuál sucursal.

Dato clave: El 84% de los minoristas en América Latina considera la merma como su principal reto operativo (Zebra Technologies, 2023). En farmacias, una parte importante de esa merma viene de medicamentos caducos que no se detectaron a tiempo.

Paso 1: Carga tus productos con número de lote y fecha de caducidad en Pulpos

El primer paso es activar el control de lotes en tu catálogo de productos. En Pulpos, cada producto puede tener configurado el seguimiento de lotes y caducidades de forma individual.

Cuando habilitas esta opción para un medicamento, cada entrada de inventario te pedirá:

El número de lote tal como aparece en el empaque

La fecha de caducidad de ese lote

La cantidad de unidades que ingresan

Desde ese momento, el sistema distingue entre unidades del lote A (que vencen en agosto) y unidades del lote B (que vencen en febrero del año siguiente). Al vender o mover inventario, Pulpos te muestra los lotes disponibles para que elijas cuál usar — lo que te permite aplicar FEFO de forma natural.

Si tienes un catálogo grande, puedes cargar lotes y caducidades de forma masiva vía Excel en lugar de hacerlo uno por uno. La guía paso a paso está en el Centro de Ayuda: cómo configurar productos con lotes y caducidades. Si ya tienes tu catálogo armado y necesitas actualizar los lotes existentes, también existe la opción de carga masiva de lotes y caducidades.

Consejo práctico: No necesitas activar el control de lotes en todos tus productos desde el primer día. Empieza por los medicamentos controlados y los que tienen mayor rotación o mayor riesgo de caducidad. Después de tu primer inventario físico con el sistema, verás exactamente cuántas diferencias había entre lo que registrabas y lo que tenías en estante.

Paso 2: Configura el reporte de productos próximos a vencer para anticiparte a las pérdidas

Una vez que tus lotes están registrados, Pulpos te permite consultar qué productos están próximos a vencer desde el módulo de reportes de inventario. Puedes filtrar por rango de fechas de caducidad y ver, en tiempo real, qué lotes se acercan a su fecha de vencimiento.

Esto te da la información que necesitas para tomar decisiones antes de que el medicamento caduque:

Mover el lote próximo a vencer al frente del estante para que salga primero

Ofrecer ese lote a precio de salida si la rotación es baja

Negociar una devolución al proveedor antes del vencimiento

Hacer un traspaso a la sucursal donde ese medicamento rota más rápido

La clave está en revisar el reporte de caducidades próximas de forma regular — no esperar al inventario físico para descubrir que un lote ya venció. Con este hábito, conviertes un problema reactivo en un proceso proactivo.

Para entender mejor cómo funciona el control de lotes en su contexto completo, puedes revisar esta guía general sobre lotes y caducidades en Pulpos.

Paso 3: Realiza el conteo físico de inventario para cerrar la brecha entre sistema y realidad

El inventario físico — o «corte de inventario», como lo llaman muchos farmacéuticos — es el momento en que compruebas que lo que dice el sistema coincide con lo que hay en el estante. En una farmacia bien operada, esto debe hacerse con una frecuencia definida: mensual para medicamentos controlados, trimestral para el catálogo general.

Jorge Méndez tiene dos farmacias en Guadalajara y lleva siete años operando. En su primer inventario físico con el sistema detectó un faltante de $8,000 en medicamentos controlados que no había podido rastrear antes. No era robo — era diferencias acumuladas entre entradas mal registradas y ventas sin lote asignado. Con el control de lotes activo desde la entrada, esas diferencias se detectan antes de que escalen.

En Pulpos, el proceso de conteo físico funciona así:

Genera el reporte de inventario actual desde el sistema — esto te da la referencia de cuántas unidades debería haber de cada lote

Cuenta físicamente las unidades en el estante, usando el número de lote del empaque como identificador

Registra las diferencias encontradas: sobrantes y faltantes por lote

Aplica el ajuste de inventario en el sistema para que quede alineado con la realidad

Con el control de lotes activo, el conteo físico te da información mucho más granular: no solo «me faltan 20 unidades de Amoxicilina», sino «me faltan 20 unidades del lote XY-4421 que vence en septiembre».

Paso 4: Haz traspasos entre sucursales con trazabilidad completa del lote

Cuando tienes dos farmacias, el traspaso de mercancía entre ellas es parte del día a día. La sucursal del norte tiene exceso de un antibiótico que se mueve poco; la del centro está por agotarse. Haces un traspaso. Pero si ese traspaso no queda registrado con el número de lote, perdiste la trazabilidad.

En Pulpos, al hacer un traspaso entre sucursales, el sistema muestra el inventario disponible por lote. Puedes ver exactamente qué lotes tienes en la sucursal de origen, con sus fechas de caducidad, y seleccionar cuál o cuáles mover. El sistema permite incluir múltiples lotes en un mismo traspaso.

El resultado es que tanto la sucursal de origen como la de destino quedan con su inventario actualizado por lote. Sabes que el lote XY-4421 salió de la farmacia Norte y está ahora en la farmacia Centro — con fecha de caducidad, cantidad y fecha del movimiento registradas.

Esto elimina uno de los problemas más comunes en farmacias con varias sucursales: el medicamento que «desapareció» porque alguien lo movió sin registrarlo, o el lote vencido que nadie detectó porque el traspaso anterior no quedó documentado.

La guía técnica del proceso está en el Centro de Ayuda: cómo hacer un traspaso. Si quieres entender el concepto más amplio de inventario en movimiento, revisa nuestra guía sobre inventario en tránsito y sobre control de inventario multi-sucursal.

Paso 5: Vincula el lote a la factura CFDI para completar la cadena de trazabilidad

Hay clientes — hospitales, clínicas, médicos — que al comprar medicamentos a una farmacia independiente solicitan que la factura CFDI incluya el número de lote y la fecha de caducidad. Es una práctica común en compras institucionales y en medicamentos controlados.

Pulpos permite incluir el número de lote y la fecha de caducidad directamente en la factura CFDI. Cuando la opción está activada, al facturar una venta que involucra un producto con lote registrado, el sistema toma esa información del inventario y la incluye en el comprobante.

Esto cierra el ciclo: el lote que entró al inventario, que se movió entre sucursales y que finalmente se vendió, queda documentado también en el CFDI que sale de tu sistema. La cadena de trazabilidad está completa.

La configuración está explicada en el Centro de Ayuda: cómo activar la opción de incluir lotes y caducidades en las facturas.

Paso 6: Cómo Pulpos integra todo desde un solo sistema para tu farmacia

El control de inventario de una farmacia no es un proceso aislado. Está conectado con el punto de venta, con la facturación, con los traspasos entre sucursales y con los reportes que le presentas a tu contador. Operar todo eso en sistemas distintos — o en hojas de cálculo — multiplica el margen de error.

Pulpos integra en un solo sistema:

Control de lotes y caducidades desde la entrada de inventario

Reportes de caducidades próximas para anticiparte a pérdidas

Conteo físico con ajustes de inventario por lote

Traspasos entre sucursales con trazabilidad completa del lote

Facturación CFDI 4.0 con número de lote incluido

Punto de venta que descuenta el lote correcto al momento de la venta

Puedes ver el detalle de cómo Pulpos funciona para farmacias en Pulpos para farmacias: gestión de inventario. Si estás comparando opciones, esta guía sobre los mejores sistemas POS para farmacia en México te ayuda a evaluar qué considerar en la decisión.

Lista de verificación: lo que debes tener listo antes de tu próximo inventario físico

Control de lotes activado en todos los medicamentos controlados y de alta rotación

Todas las entradas de inventario registradas con número de lote y fecha de caducidad

Reporte de caducidades próximas revisado en los últimos 30 días

Traspasos recientes entre sucursales registrados en el sistema con número de lote

Ajustes de inventario del ciclo anterior aplicados y documentados

Productos de cada lote ordenados en el estante con los que vencen antes al frente (FEFO)

Opción de lotes en facturas CFDI activada para clientes institucionales

Acceso de cada sucursal al sistema configurado para que el encargado pueda hacer el conteo directamente

¿Listo para controlar el inventario de tu farmacia con lotes y caducidades?

El control de lotes y caducidades no tiene que ser un proceso complicado. Con las herramientas correctas, puedes hacer lo que antes tomaba horas en minutos — y tener la trazabilidad que tu farmacia necesita sin llevar dos sistemas ni una hoja de cálculo paralela.

Prueba Pulpos gratis 14 días y configura el control de lotes desde el primer día.

Preguntas Frecuentes sobre el Control de Inventario en Farmacias

¿Por qué es importante registrar los lotes y fechas de caducidad en el sistema de mi farmacia?
Registrar esta información es indispensable para mantener la trazabilidad que exigen autoridades como COFEPRIS. Además, te permite aplicar el método FEFO (vender primero lo que caduca antes), prevenir mermas por medicamentos vencidos, y rastrear o retirar lotes específicos en caso de alguna alerta del proveedor.

¿Puedo registrar lotes de forma masiva si tengo un catálogo muy grande?
Sí, si tienes un catálogo extenso, Pulpos te permite realizar una carga masiva de lotes y fechas de caducidad utilizando un archivo de Excel. Esta función agiliza la configuración inicial y la actualización de los registros sin necesidad de ingresar la información producto por producto.

¿Cómo mantengo el control de los lotes al hacer traspasos entre sucursales?
Al utilizar Pulpos para mover mercancía, el sistema te muestra el inventario disponible desglosado por lote en la sucursal de origen. Solo tienes que seleccionar los lotes específicos que deseas transferir. De esta manera, el sistema actualiza automáticamente el inventario en ambas sucursales, conservando la trazabilidad exacta de la cantidad y las caducidades que se movieron.

¿Es posible incluir la información del lote en las facturas de los clientes?
Sí, el sistema permite integrar el número de lote y la fecha de caducidad directamente en la factura CFDI. Esto es especialmente útil y a menudo un requisito al vender medicamentos controlados o al surtir a clientes institucionales como hospitales y clínicas.

¿Cómo me ayuda Pulpos a evitar pérdidas por medicamentos caducados?
Pulpos cuenta con un reporte de productos próximos a vencer que puedes consultar en tiempo real. Al revisarlo periódicamente, puedes tomar acciones preventivas antes de la fecha de caducidad, como mover el producto al frente del mostrador, ofrecerlo a precio de salida o negociar una devolución con tu proveedor.