Cómo hacer cotizaciones y convertirlas en venta con un clic

El mejor manejo de cotizaciones es el que conecta la cotización con tu inventario, la lista de precios de cada cliente y tu facturación, para que aprobarla y convertirla en venta no signifique capturar todo de nuevo. En 2026, con Pulpos la cotización nace de tu mismo catálogo y se convierte en venta con un clic en cuanto el cliente la aprueba, lista para facturarse. Pruébalo gratis 14 días, sin tarjeta.

En este artículo:

¿Qué es una cotización y qué debe incluir para ser válida en México?

¿Cuánto tiempo debe durar vigente una cotización?

¿Por qué cotizar a mano en WhatsApp o Excel te hace perder tiempo y margen?

¿Cómo se conecta tu cotización con la lista de precios de cada cliente?

¿Cómo convertir una cotización aprobada en venta sin volver a capturar nada?

Cómo Pulpos convierte tu cotización en venta con un clic

Rosa Martínez dirige una distribuidora de materiales de construcción en la Ciudad de México, con tres sucursales, catorce empleados y diez años operando el negocio. Sus clientes no son solo compradores finales: son contratistas, ferreterías más chicas y otros negocios que le compran por volumen, cada uno con un precio distinto según el tipo de cuenta que maneja con ella.

Cuando uno de esos clientes le pide una cotización de un pedido grande, Rosa arma el presupuesto a mano en Excel: revisa qué tiene disponible, busca cuál de sus tres listas de precios le corresponde a ese cliente en particular, y calcula el total línea por línea. Le toma entre cuatro y seis horas a la semana. Y si el cliente aprueba, tiene que volver a capturar todo desde cero para registrar la venta y facturarla.

Ese doble trabajo, cotizar en un lado y vender en otro, no es un problema de mala organización. Es que cotizar y vender siguen siendo, en la práctica, dos procesos separados en negocios que manejan pedidos de mayoreo, ventas entre negocios o catálogos con varios tipos de cliente.

¿Qué es una cotización y qué debe incluir para ser válida en México?

Una cotización es el documento donde le informas a un cliente el precio, las condiciones y el alcance de un pedido antes de que decida comprar. No es una factura ni un comprobante fiscal: es el paso previo, el que convence al cliente de decir que sí.

Para que una cotización tenga validez comercial en México, necesita incluir:

Datos del emisor: nombre o razón social, RFC y datos de contacto de tu negocio.

Datos del receptor: nombre o razón social del cliente al que le cotizas.

Detalle de productos: cantidad, descripción y precio unitario de cada línea del pedido.

Desglose de IVA: el 16% aplicado de forma explícita, no incluido en el total sin mostrarse.

Condiciones de pago: de contado, a crédito, con anticipo, o las que apliquen a ese cliente.

Vigencia: hasta qué fecha es válido el precio que estás cotizando.

Este es el piso mínimo: el mismo que necesitas sin importar si cotizas en una libreta, en Excel o desde un sistema. Lo que cambia entre una cotización armada a mano y una conectada a tu inventario es lo que viene después, cuando el cliente dice que sí. Uno de esos elementos, la vigencia, merece su propia pregunta.

¿Cuánto tiempo debe durar vigente una cotización?

La vigencia recomendada para una cotización en México es de 15 días naturales, aunque puedes ajustarla según qué tan rápido cambien tus costos o tu inventario disponible.

Un plazo más corto, de 5 a 7 días, tiene sentido cuando trabajas con productos de precio volátil o con existencias limitadas: le da al cliente margen para decidir, pero no tanto como para que el precio ya no sea válido cuando llegue el momento de cerrar. Un plazo más largo, de 15 a 30 días, funciona mejor en pedidos de mayoreo donde la decisión de compra involucra a más de una persona del lado del cliente, algo común en ventas entre negocios.

Lo que no cambia es esto: si tu cotización no tiene fecha de vencimiento explícita, el cliente asume que el precio sigue firme de forma indefinida y tú te quedas cotizando presupuestos viejos como si fueran actuales. Poner la fecha protege tu margen tanto como protege al cliente. Pero el problema real casi nunca es cuánto dura la cotización. Es cuánto tarda en salir.

¿Por qué cotizar a mano en WhatsApp o Excel te hace perder tiempo y margen?

El 92% de los usuarios de internet en México usa WhatsApp, así que no sorprende que sea el canal por default para cotizar: el cliente manda una lista de productos por mensaje, tú respondes con precios, y de ahí se negocia el pedido.

Dato clave: el 92% de los usuarios de internet en México usa WhatsApp. Fuente: Chatsell (2026)

El problema no es usar WhatsApp para hablar con el cliente. El problema es que cotizar ahí, o en Excel, o en una libreta, significa hacer todo el trabajo de cálculo a mano, cada vez, para cada cliente distinto.

Si tienes varios tipos de cliente (menudeo, mayoreo, distribuidor, por ejemplo), cada cotización implica: revisar qué tienes disponible, ubicar cuál de tus listas de precios corresponde a ese cliente, calcular el total línea por línea y, si acepta, volver a capturar todo para registrar la venta.

Ese proceso, repetido varias veces por semana, no solo cuesta horas. Cuesta margen.

El 71% de los adultos en línea considera que la mensajería es el método más rápido para tratar con una empresa (Fuente: Kantar, encargado por Meta, 2025), lo que significa que un cliente que espera horas por un precio probablemente ya esté cotizando con alguien más mientras tanto. Y el 36% de las PyMEs mexicanas todavía no ha digitalizado sus ventas por WhatsApp (Fuente: Leadsales, 2024), lo que las deja compitiendo en desventaja frente a negocios que sí lo hicieron.

Cotizar a mano no es un error de quien cotiza. Es la consecuencia de no tener el catálogo, los precios y el inventario conectados en un mismo lugar. La salida no es cotizar más rápido a mano: es que la cotización nazca ya conectada con lo que realmente vendes.

¿Cómo se conecta tu cotización con la lista de precios de cada cliente?

Cuando das de alta a un cliente en Pulpos, puedes asignarle una lista de precios específica: menudeo, mayoreo, distribuidor, o cualquier segmentación que uses en tu negocio. La cotización que armas para ese cliente toma automáticamente el precio que le corresponde, sin que tengas que recordar cuál de tus listas aplica cada vez.

Esto resuelve exactamente el problema que enfrenta un negocio con varios tipos de cliente: en vez de calcular manualmente qué precio va con qué cuenta, el precio ya viene asignado desde el momento en que eliges al cliente en la cotización. El mismo catálogo que usas para vender al mostrador es el que alimenta la cotización, así que el producto, el precio y las existencias disponibles son siempre los mismos, sin importar quién esté cotizando ese día.

Tip de Pulpos: configura tus listas de precios por cliente una sola vez y cada cotización nueva ya sale con el precio correcto asignado. Si además vendes por volumen, también puedes definir precios escalonados según la cantidad que compre cada cliente.

Para negocios de mayoreo y distribución como el de Rosa, esta conexión entre catálogo, precios y clientes es la base de toda la operación: el sistema para mayoristas y distribuidoras de Pulpos junta esa misma lógica con crédito y cuentas por cobrar, para que cada cliente vea siempre su precio y su saldo correctos. Si quieres ver cómo se ve esto desde el lado del cliente, puedes revisar cómo funciona un catálogo en línea para tus clientes de mayoreo, donde el cliente pide directo sin esperar una respuesta manual.

Pero conectar el precio correcto es solo la mitad del problema. La otra mitad es qué pasa después de que el cliente dice que sí.

¿Cómo convertir una cotización aprobada en venta sin volver a capturar nada?

Cuando una cotización vive en el mismo sistema que el módulo de gestión de inventario de Pulpos y tus ventas, aprobarla no requiere volver a capturar productos, precios ni cantidades. La cotización se convierte en venta, con el mismo producto, el mismo precio y el mismo inventario disponible que ya estaban ahí desde que la armaste.

Este es el cambio real: pasar de cotizar en un lado y vender en otro, a un solo movimiento donde la aprobación del cliente dispara la venta directamente.

Carlos, dueño de una surtidora mayorista en León, Guanajuato, lo cuenta en el episodio de El Mostrador dedicado a vender al mayoreo con precios distintos sin cotizar uno por uno. Antes de conectar su catálogo, sus listas de precios y su sistema de ventas, cotizaba pedidos uno por uno en Excel: «Yo pensaba que con mi Excel traía todo controlado», cuenta. «Lo peor no es el error, es que yo tardé meses en darme cuenta de que se estaba repitiendo.» Cuando conectó todo, recuperó cerca de $15,000 MXN al mes en margen y eliminó entre 2 y 3 horas diarias que antes dedicaba a cotizar manualmente.

Si el cliente de mayoreo que acaba de aprobar tu cotización no paga de contado, algo común en ventas entre negocios, la venta resultante puede registrarse a crédito sin salir del mismo flujo. Facturas esa venta con el método de pago PPD (pago en parcialidades o diferido) y, conforme el cliente va abonando, emites el complemento de pago correspondiente a cada cobro, sin perder el rastro de cuánto queda pendiente.

Con esto, la cotización aprobada no solo se convierte en venta: queda lista para facturarse (puedes ver cómo funciona la facturación electrónica en México) y para dar seguimiento al cobro, todo dentro del mismo sistema. Esto no es una promesa abstracta: así es exactamente como funciona dentro de Pulpos.

Cómo Pulpos convierte tu cotización en venta con un clic

Cotizar sin recalcular precios a mano, sin perder horas armando presupuestos y sin volver a capturar nada para cerrar la venta: eso es exactamente lo que resuelve el módulo de cotizaciones de Pulpos.

Con Pulpos, puedes:

Generar una cotización desde tu catálogo: con las existencias disponibles y el precio que le corresponde a ese cliente según su lista de precios.

Enviarla al cliente: en PDF o por WhatsApp, para que la revise y apruebe.

Editarla si el cliente pide ajustes: sin tener que rehacerla desde cero.

Convertirla en venta con un clic: en cuanto el cliente aprueba, sin volver a capturar productos ni precios.

Facturarla con CFDI en el mismo paso: de contado o a crédito, según corresponda.

El paso a paso, en la práctica, es este:

Crea la cotización eligiendo al cliente: Pulpos aplica automáticamente su lista de precios.

Agrega los productos: el sistema te muestra las existencias disponibles en tiempo real.

Envía la cotización al cliente para su aprobación.

Cuando el cliente aprueba, conviértela en venta con un clic: mismo producto, mismo precio, mismo inventario.

Factura la venta con CFDI, de contado o con PPD si es a crédito.

Tip de Pulpos: si necesitas ajustar una cotización que ya enviaste, puedes editarla sin perder el trabajo previo, y si ya no la necesitas, eliminarla no afecta tu inventario ni tus reportes de ventas.

¿Quieres ver el paso a paso completo de cómo crear y gestionar cotizaciones en Pulpos? Consulta la guía en nuestro centro de ayuda.

Pulpos tiene planes para cada etapa de tu negocio, desde el primero hasta cuando tengas varias sucursales.

→ Ver todos los planes y precios actualizados

Si quieres ver todo lo que puede hacer tu sistema de punto de venta más allá de las cotizaciones, conoce el punto de venta de Pulpos.

En resumen:

Una cotización válida en México necesita datos del emisor y receptor, detalle de productos, IVA desglosado, condiciones de pago y vigencia (recomendada: 15 días naturales).

Cotizar a mano en WhatsApp o Excel cuesta tiempo y margen: el 92% de los mexicanos usa WhatsApp, pero el 36% de las PyMEs todavía no digitalizó sus ventas ahí.

Asignar una lista de precios por cliente hace que cada cotización tome automáticamente el precio correcto, sin calcularlo a mano cada vez.

Cuando la cotización vive conectada a tu inventario y tus ventas, aprobarla la convierte en venta con un clic, sin recapturar nada, lista para facturarse.

Si la venta resultante es a crédito, puedes facturarla con PPD y emitir el complemento de pago por cada cobro, sin perder el rastro de la deuda.

Cotizar y vender pueden dejar de ser dos procesos separados. Prueba gratis el punto de venta de Pulpos durante 14 días, sin tarjeta, y arma tu primera cotización desde tu propio catálogo.

Preguntas frecuentes

¿Puedo editar una cotización después de haberla creado?
Sí. Mientras el cliente no la haya aprobado como venta, puedes ajustar cantidades, productos o precios sin tener que crear una cotización nueva desde cero. Consulta cómo editar una cotización en nuestro centro de ayuda.

¿Cómo elimino una cotización que ya no necesito?
Puedes eliminarla directamente desde tu lista de cotizaciones si el cliente ya no la necesita o si se generó por error, sin que eso afecte tu inventario ni tus reportes de ventas.

¿Cómo convierto una cotización en factura sin volver a capturar los productos?
Cuando el cliente aprueba la cotización, la conviertes en venta con un clic: el sistema toma el mismo producto, el mismo precio y el mismo cliente que ya estaban en la cotización, y desde esa venta puedes generar la factura CFDI correspondiente sin volver a capturar nada.

¿Qué pasa si tengo clientes de mayoreo y menudeo con precios distintos?
Puedes asignar una lista de precios distinta a cada tipo de cliente. Cuando cotizas o vendes, el sistema aplica automáticamente el precio que le corresponde a ese cliente en particular, sin que tengas que calcularlo cada vez.

¿Cuánto tiempo debe durar vigente una cotización en México?
Lo habitual es dejarla vigente 15 días naturales, aunque puedes acortar el plazo si tus precios o tu inventario cambian con frecuencia, o extenderlo en pedidos de mayoreo donde la decisión de compra toma más tiempo.

¿Necesito un sistema aparte para cotizar o puede hacerlo mi punto de venta?
No necesitas un sistema aparte. Un punto de venta que incluya cotizaciones conectadas a tu inventario y tus listas de precios puede cubrir todo el flujo, desde armar la cotización hasta convertirla en venta y facturarla. Revisa qué funciones debe tener un buen punto de venta para evaluar tus opciones.

Fuentes

Chatsell — Tendencias de WhatsApp Business en ventas LATAM 2026

Kantar (encargado por Meta), vía El Universal