¿Cómo configurar permisos de empleados en tu sistema de punto de venta?

Los permisos de empleados en un sistema de punto de venta definen qué puede hacer cada persona en tu negocio: quién puede aplicar descuentos, quién cancela ventas, quién ve los costos de los productos. Con Pulpos, configuras permisos por rol, registras cada acción por usuario y haces cortes de caja que muestran exactamente quién hizo qué en cada turno. Actualizado junio 2026.

En este artículo:

¿Qué son los permisos de empleados en un sistema de punto de venta y por qué necesitas configurarlos desde el primer día?

¿Qué roles de usuario debería tener tu negocio y qué puede hacer cada uno en el sistema?

¿Qué acciones específicas puedes restringir en tu punto de venta para proteger tu negocio?

¿Cuánto le cuesta a tu negocio no tener permisos configurados? El costo real del acceso sin control

Cómo configurar permisos de empleados en Pulpos: del acceso abierto a la trazabilidad

¿Cómo funcionan los permisos si tienes más de una sucursal?

Roberto Garza tiene tres ferreterías en Monterrey y lleva ocho años en el negocio. Antes de tener un sistema con permisos configurados, perdía entre $2,000 y $5,000 a la semana en faltantes que no podía explicar. La caja no cuadraba. El inventario tampoco. Y sin un registro de quién había hecho qué, no podía saber si era error humano, descuido o algo más.

Esa situación no es única de Roberto. Es la realidad de miles de negocios que operan con acceso abierto al sistema: cualquier empleado puede cancelar una venta, modificar un precio o ver los costos de los productos, sin que quede registro de nada.

Los permisos de empleados resuelven exactamente eso. Te mostramos qué son, para qué sirven y cómo configurarlos.

¿Qué son los permisos de empleados en un sistema de punto de venta y por qué necesitas configurarlos desde el primer día?

Los permisos de empleados son la configuración que define qué puede hacer cada persona dentro de tu sistema de punto de venta. Sin permisos, todos tus empleados tienen acceso completo al sistema: pueden cancelar ventas, cambiar precios, ver tus costos y modificar el inventario. Con permisos configurados, cada persona solo accede a lo que necesita para hacer su trabajo.

La lógica es simple: un cajero no necesita ver los costos de tus productos para cobrar una venta. Un vendedor no necesita poder cancelar ventas del día anterior. El encargado de sucursal no necesita acceder a los reportes financieros de todas las tiendas.

¿Por qué configurarlos desde el primer día? Porque el acceso no controlado genera dos problemas que van escalando con el tiempo.

El primero es operativo: sin restricciones, los errores son más frecuentes. Un cajero que puede modificar precios puede hacerlo sin querer, o para hacerle un favor a un cliente. Una cancelación de venta mal hecha descuadra el inventario. Sin permisos, no hay forma de distinguir un error de una acción intencional.

El segundo es de seguridad: el acceso total expone información sensible. Tus costos de producto, tus márgenes, los datos de tus clientes. Esta información no debería estar disponible para todos.

Dato clave: Según datos de INEGI y Batech 2024, el 58% de los robos en establecimientos comerciales son cometidos por los propios empleados. No se trata de desconfiar de tu equipo — se trata de tener los sistemas adecuados para que los errores y los patrones irregulares sean visibles.

La pregunta no es si deberías configurar permisos. La pregunta es qué tan rápido lo haces. Mira este corto de Pulpos que explica para qué sirven: para qué sirven los permisos de empleados en tu negocio.

Una vez que entiendes para qué sirven, el siguiente paso es saber qué roles necesitas. Los permisos no son algo que configuras por empleado, sino por tipo de función. Eso hace el sistema escalable sin importar cuántos empleados tengas.

¿Qué permisos de usuario debería tener tu negocio y qué puede hacer cada uno en el sistema?

Esta es la tabla de posiciones en un negocios y los accesos que recomendamos otorgar a cada usuario:

Acción | Administrador | Cajero | Gerente de Sucursal
Registrar ventas | | |
Aplicar descuentos manuales | | Configurable | Configurable
Cancelar ventas | | Configurable | Configurable
Modificar precio en caja | | Configurable | Configurable
Ver costos de productos | | (por defecto) | Configurable
Acceder a reportes de ventas | | (por defecto) | Su sucursal
Hacer corte de caja | | |
Registrar traspasos entre sucursales | | | Su sucursal
Acceder a configuración del sistema | | |
Ver reportes de todas las sucursales | | |

Si tienes dos sucursales como lo tiene Roberto en Hierros del Norte, la asignación de permisos de usuario cobra especial importancia. El encargado de cada tienda tiene acceso a los reportes y movimientos de su propio punto de venta. No puede ver lo que pasa en la otra sucursal. El administrador, eres tú, ve todo desde una sola pantalla. Esa separación evita confusiones y asegura que los cortes de caja reflejen exactamente lo que pasó en cada tienda.

¿Tienes una ferretería y buscas una solución que ya venga configurada para operar con varios empleados? Pulpos para ferreterías está diseñado para ese tipo de operación.

Tip de Pulpos: Cuando configures los permisos de usuario, piensa en lo que cada persona necesita para hacer su trabajo, no en lo que podría necesitar en caso de emergencia. Si el cajero necesita acceso extra algún día, el administrador puede habilitarlo temporalmente. Darle acceso completo desde el inicio para «por si acaso» es el error más común.

¿Qué acciones específicas puedes restringir en tu punto de venta para proteger tu negocio?

Los permisos de empleados en un sistema de punto de venta moderno no son solo «puede entrar o no puede entrar». Son granulares: defines qué puede hacer cada empleado dentro del sistema, acción por acción. Estas son las acciones más importantes que puedes restringir y por qué importa cada una.

Descuentos manuales: sin restricción, cualquier cajero puede dar el descuento que quiera a quien quiera. Con el permiso configurado, solo el administrador o el gerente pueden autorizar descuentos que superen el porcentaje que tú definas. Esto protege tu margen y pone fin a los «favores» no autorizados a clientes.

Cancelación de ventas: una cancelación no registrada correctamente descuadra el inventario y el corte de caja. Si un cajero puede cancelar ventas sin restricción, tienes un punto ciego. Restringir esta acción significa que cada cancelación queda vinculada al usuario que la hizo y al motivo que registró.

Modificación de precio en caja: el permiso para cambiar el precio de un producto al momento de vender es uno de los más sensibles. Un empleado puede ingresarlo a un precio menor «por error» o por acuerdo con un cliente. Con el permiso desactivado, el precio que sale en el ticket es el precio del sistema, sin excepciones.

Acceso a costos de productos: tus costos de adquisición son información estratégica. Un empleado que sabe cuánto te costó un producto puede hacer cálculos que no son de su incumbencia. Desactivar este permiso para cajeros es una de las restricciones más sencillas y de mayor impacto.

Acceso a reportes de ventas: los reportes muestran cuánto vende cada sucursal, cuáles son los productos más rentables, cuáles los de menor rotación. No toda esa información necesita estar disponible para todos. El cajero no necesita ver el reporte consolidado de las últimas semanas para cobrar una venta.

Apertura y cierre de caja: controlar quién puede abrir y cerrar la caja es la base del control de turnos. Cuando cada cajero solo puede operar en la caja que se le asignó y en su horario, el corte de caja refleja exactamente lo que ocurrió durante ese turno.

Traspasos entre sucursales: mover mercancía entre tiendas es una operación que debe quedar documentada. Si cualquier empleado puede generar un traspaso, la trazabilidad del inventario se rompe. Restringir esta acción a gerentes o administradores asegura que cada movimiento tenga un responsable.

Lo que une a todas estas acciones es el mismo principio: cada una de ellas, sin registro, es un punto ciego. Y los puntos ciegos son los lugares donde los problemas crecen sin que te des cuenta. El robo hormiga no es un evento grande que ocurre una vez. Son $80 pesos un día, una cancelación que no cuadra, un descuento que nadie autorizó. Cuando ves el patrón, el daño ya acumuló semanas o meses.

Saber cuánto puede costarle a tu negocio operar sin estos controles es el siguiente paso para entender la urgencia de configurarlos.

¿Cuánto le cuesta a tu negocio no tener permisos configurados? El costo real del acceso sin control

El costo de no tener permisos configurados en tu sistema de punto de venta no se ve hasta que ya es tarde. No es un cargo que aparece en tu estado de cuenta. Se va filtrando en descuadres de caja, en inventario que «se fue solo», en márgenes que no cierran aunque vendas bien.

Dato clave: Según el INEGI en su Encuesta Nacional de Victimización de Empresas (ENVE) 2024, el costo promedio por pérdidas en empresas mexicanas por delito superó los $55,000 MXN en 2023. La ANTAD estima que la merma puede representar hasta el 15% del inventario en negocios sin controles adecuados.

Roberto Garza lo vivió en Hierros del Norte antes de tener el sistema configurado correctamente. En El Mostrador, el podcast de Pulpos, Camila Ramírez entrevistó a Roberto Garza sobre cómo evitar el robo hormiga con permisos de empleados. Puedes ver el capítulo completo aquí:

«La caja que siempre faltaba ochenta pesos, el inventario que no cuadraba sin que nadie hubiera hecho una compra. Pero sin un reporte de ventas con qué comparar el efectivo físico, no puedes probar nada.»

Esa es la trampa del acceso sin control: tienes la sospecha pero no la evidencia. Y sin evidencia, no puedes tomar decisiones. No puedes confrontar a nadie. No puedes cambiar nada con certeza.

¿Y qué pasa cuando sí tienes los permisos configurados? Cada acción queda registrada con el usuario, la hora y el detalle. Si hay una cancelación de venta fuera del patrón habitual, el reporte la señala. Si hay descuentos aplicados sin autorización, el sistema los registra. Los $80 pesos que faltaban un día ya no son un misterio, son una línea en el reporte con nombre y hora.

Roberto lo resume así en el mismo episodio: «Ahí es cuando los números dejan de cuadrar de una forma que ya no puedes ignorar. Ya no es un error, es un patrón. Y ya tienes evidencia.»

Esa diferencia, de sospecha a evidencia, es exactamente lo que los permisos correctamente configurados te dan. Para negocios con varios empleados y más de una sucursal, como las ferreterías, la trazabilidad no es un lujo. Es lo que te permite operar con certeza. Si quieres saber más sobre cómo proteger tu inventario en ferreterías, mira este video:

Ahora que el costo del acceso sin control es claro, veamos cómo configurarlo en Pulpos, paso a paso.

Cómo configurar permisos de empleados en Pulpos: del acceso abierto a la trazabilidad

Pulpos resuelve los tres problemas que Roberto y miles de dueños de negocio enfrentan con acceso sin control: los descuentos no autorizados, las cancelaciones sin registro y el inventario que no cuadra. Para hacerlo, el sistema integra permisos por usuario, trazabilidad de cada acción y cortes de caja en un solo lugar.

Consulta la guía completa de configuración de permisos en nuestro centro de ayuda. Si además necesitas crear usuarios desde el inicio, encuentra el paso a paso en cómo añadir nuevos usuarios en Pulpos.

Tip de Pulpos: Antes de configurar los permisos, haz un listado de las acciones que más te han generado problemas: descuadres de caja, descuentos inesperados, cancelaciones sin explicación. Esas son exactamente las acciones que debes restringir en primer lugar. El sistema te da el control. Tú decides dónde empezar.

Para negocios con una sola sucursal, la configuración anterior ya resuelve la mayor parte de los problemas. Pero si tienes o planeas tener más de un punto de venta, los permisos tienen una capa adicional que vale la pena entender.

Pulpos tiene planes para cada etapa de tu negocio, desde el primero hasta cuando tengas varias sucursales.

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¿Cómo funcionan los permisos si tienes más de una sucursal?

Cuando tu negocio opera en más de un punto de venta, los permisos de empleados en el sistema añaden una dimensión que es crítica para mantener el control: la separación por sucursal. En Pulpos, cada usuario tiene acceso solo a la sucursal que le corresponde. Esto aplica tanto al inventario como a las ventas y los reportes.

Un cajero de la sucursal del centro no puede ver las ventas del día de la sucursal norte. No puede hacer traspasos desde esa tienda. No puede abrir la caja de un punto de venta que no es el suyo. Sus permisos son válidos para su sucursal y solo para esa.

El gerente de una sucursal, en cambio, sí ve los reportes y el inventario de su propio punto de venta. Puede hacer cortes de caja, registrar traspasos que el administrador autoriza, y operar con mayor autonomía que un cajero. Pero su visibilidad se limita a la tienda que administra.

Tú, como administrador, ves todo. Las ventas de cada sucursal, el inventario de cada punto, los cortes de caja de cada turno. Todo desde una sola pantalla, sin tener que estar físicamente en ninguna tienda.

En El Mostrador, Roberto describe exactamente ese cambio: «Por primera vez veía el inventario de todas mis tiendas en el mismo lugar. Los traspasos quedaban registrados. Cada empleado tenía su propio acceso. Y yo podía revisar cómo iba cada sucursal desde el teléfono, sin llamar a nadie.»

Esa visibilidad centralizada, combinada con los permisos configurados por sucursal, es lo que permite que el sistema de punto de venta de Pulpos funcione como el sistema de control que un negocio multi-sucursal necesita. Sin hojas de Excel, sin llamadas para saber qué pasó, sin confiarse de que «alguien anotó bien».

Para profundizar en cómo gestionar varias tiendas con visibilidad consolidada, En El Mostrador, el podcast de Pulpos, Camila Ramírez entrevistó a Roberto Garza sobre cómo gestionar varias sucursales sin perder el control del inventario. Puedes ver el capítulo completo aquí:

En resumen:

Los permisos de empleados definen qué puede hacer cada persona en tu sistema. Sin configurarlos, todos tienen acceso completo y no hay registro de quién hizo qué.

El 58% de los robos en establecimientos son cometidos por empleados propios (INEGI/Batech 2024). Los permisos configurados no son desconfianza, son el sistema que convierte sospechas en evidencia verificable.

Con los permisos activos, cada acción en el sistema queda registrada con usuario, hora y detalle. Eso es lo que permite pasar de «la caja no cuadra» a saber exactamente quién la descuadró y cuándo.

En negocios con más de una sucursal, los permisos aplican por sucursal: cada empleado solo accede al punto de venta que le corresponde. El administrador ve todas las tiendas desde una sola pantalla.

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Preguntas frecuentes sobre permisos de empleados en punto de venta

¿Qué es el control de accesos por roles en un sistema de punto de venta y para qué sirve?

El control de accesos por usuarios define qué puede hacer cada persona en tu sistema de punto de venta según su función. En lugar de dar acceso completo a todos, asignas un permiso limitado a cada empleado que determina a qué módulos puede entrar, qué acciones puede realizar y qué información puede ver. Esto protege tus datos sensibles, previene errores no intencionales y genera un registro de trazabilidad de cada acción.

¿Cómo limito lo que puede hacer mi cajero sin quitarle el sistema por completo?

En Pulpos puedes configurar permisos de forma granular: el cajero puede registrar ventas y hacer el corte de caja, pero no puede modificar precios, aplicar descuentos sin autorización, ver los costos de los productos ni acceder a los reportes de ventas. Son permisos por acción individual que activas o desactivas desde el perfil de cada usuario. Así el cajero tiene acceso a todo lo que necesita para trabajar, y solo a eso.

¿Cómo sé quién canceló una venta en mi sistema?

Cuando los usuarios están configurados con inicio de sesión individual, cada acción en el sistema queda registrada con el usuario que la realizó, la hora y el detalle de la operación. En Pulpos, si hay una cancelación de venta, el reporte de ventas muestra quién la hizo y cuándo. Eso es la trazabilidad que hace la diferencia entre tener una sospecha y tener evidencia.

¿Mis empleados pueden ver los costos de mis productos?

Solo si les das ese permiso. En Pulpos, el acceso a los costos de productos es un permiso configurable por usuario.

¿Los permisos de empleados funcionan igual si tengo más de una sucursal?

Sí, y tienen una capa adicional: en Pulpos, los permisos aplican por sucursal. Cada cajero o gerente solo accede al punto de venta que le corresponde. No puede ver el inventario, las ventas ni los reportes de otra tienda. El Administrador ve todas las sucursales desde una sola pantalla. Así cada sucursal opera de forma independiente, con sus propios cortes de caja y su propio registro de acciones.

¿Puedo bloquear que mis empleados cambien los precios en la caja?

Sí. En Pulpos, el permiso para modificar el precio de un producto al momento de vender es configurable por usuario. Si lo desactivas para un cajero, el precio que aparece en el punto de venta es el precio del sistema, sin posibilidad de cambiarlo manualmente. Esto elimina uno de los puntos más frecuentes de pérdida no registrada: ventas a precio diferente sin autorización.

Fuentes

INEGI — Encuesta Nacional de Victimización de Empresas (ENVE) 2024

ANTAD — Asociación Nacional de Tiendas de Autoservicio y Departamentales