A qué sistema POS cambiarte: checklist de decisión

El mejor sistema al que cambiarte es el que resuelve exactamente las señales que ya te da el actual, sin importar si hoy es gratuito, de paga o instalado: inventario que no cuadra, reportes que no llegan, cortes de caja que no cierran. Un checklist de puntuación te dice si el costo de quedarte ya superó al de cambiarte. Con Pulpos, activas facturación CFDI 4.0 integrada y ves tu inventario en tiempo real desde el primer día. Actualizado julio 2026.

En este artículo:

¿Cuáles son las señales de que tu sistema POS actual ya no te alcanza?

¿Qué diferencia hay entre un sistema instalado y uno en la nube al momento de cambiarte?

¿Qué debe tener, sin excepción, el sistema al que te cambies?

¿Cómo saber si el costo de quedarte ya supera al de cambiarte?

¿Cómo evita Pulpos que tengas que volver a pasar por esto?

Preguntas frecuentes sobre cambiar de sistema POS

Cambiar de sistema de punto de venta no es una decisión que se tome por capricho. Casi siempre llega después de meses acumulando pequeñas fricciones: un reporte que no cuadra, una sucursal que no ves, un cliente que se fue porque el inventario decía que había producto y no lo había. El problema es que esas fricciones son fáciles de normalizar. Un día más con el sistema actual no parece grave, hasta que sumas todos esos días.

Esta guía no te dice qué marca elegir. Te da un checklist para que decidas tú, con criterios concretos, si el costo de seguir como estás ya superó el costo de moverte, sin importar si tu sistema actual te cuesta dinero cada mes o no te cuesta nada.

Si todavía no tienes ningún sistema de pago y la duda es si vale la pena empezar a pagar por uno, esa es una pregunta distinta: consulta nuestra guía sobre si vale la pena pagar por un sistema de punto de venta. Este artículo asume que ya tienes un sistema (gratis, de paga o instalado) y evalúas si el que tienes ya se quedó corto.

¿Cuáles son las señales de que tu sistema POS actual ya no te alcanza?

No importa si hoy pagas una mensualidad por tu sistema, si lo tienes instalado desde hace años, o si todavía usas una versión gratuita: las señales de que ya no te alcanza son las mismas. Hay seis que casi nunca fallan. No necesitas tenerlas todas para justificar un cambio, con dos o tres ya vale la pena evaluar opciones.

Te enteras tarde de que un producto se agotó: el cliente ya se fue cuando descubres que no tenías lo que el sistema decía que sí.

El corte de caja no cuadra seguido: y nadie sabe explicar bien por qué, turno tras turno.

No ves los reportes de todas tus sucursales juntos: tienes que revisar uno por uno para saber cómo va el negocio completo.

Facturar es un paso aparte: primero vendes, después alguien más genera el CFDI en otro programa.

El soporte técnico tarda días en responder: o directamente no existe en español.

Cada sucursal nueva es un problema: el sistema actual necesita otra instalación, otra licencia, o de plano no lo soporta.

Ninguna de estas señales, por separado, obliga a cambiar de sistema. Juntas, dicen algo distinto: que el sistema fue pensado para un negocio más chico del que hoy tienes.

Dato clave: solo el 26% de las microempresas mexicanas lleva su contabilidad en un sistema, frente al 86.3% de las PyMEs ya establecidas; en venta en línea la brecha es de 4.4% contra 28.7%. Fuente: INEGI, Censos Económicos 2024

Antes de decidir si te cambias, hay una pregunta previa que define todo lo demás: ¿qué tipo de sistema tienes hoy, y qué tipo necesitas para lo que viene?

¿Qué diferencia hay entre un sistema instalado y uno en la nube al momento de cambiarte?

Si vienes de un sistema instalado, cambiarte a uno en la nube no es solo una pantalla nueva: cambia dónde viven tus datos y quién puede acceder a ellos. Esa diferencia importa más en el momento de migrar que en cualquier otro, porque es justo cuando más expuesta está tu información.

Un sistema instalado guarda tu información en la computadora de la caja. Si ese equipo falla durante o después de la migración, lo que pierdes no es solo el sistema viejo: es también parte de lo que ya habías cargado en el nuevo. Un sistema en la nube guarda los datos en servidores, así que el equipo físico deja de ser el único punto de falla. Con Pulpos, en cuanto subes tu catálogo y tu inventario, esa información queda respaldada en servidores. Si el equipo de tu mostrador falla al día siguiente de migrar, no vuelves a empezar de cero.

Este es solo el punto que más pesa al momento de cambiarte. Si quieres el panorama completo de ventajas, desventajas y un checklist propio para decidir entre nube e instalado en cualquier etapa de tu negocio, revisa nuestra guía completa sobre punto de venta en la nube.

Con el tipo de sistema resuelto, lo que sigue es la lista de exigencias no negociables para cualquier candidato al que te muevas.

¿Qué debe tener, sin excepción, el sistema al que te cambies?

Ya existe una lista completa de los 7 criterios que debe cumplir cualquier sistema de punto de venta en México hoy: facturación CFDI 4.0 integrada, inventario en tiempo real, cortes de caja con historial, reportes accesibles, permisos por empleado, soporte en español y precios que escalen con tu negocio. Puedes repasarlos completos en nuestra guía para elegir tu sistema de punto de venta si nunca los habías visto.

Pero cuando ya tienes un sistema y evalúas cambiarte, hay cuatro criterios adicionales que casi nunca se mencionan, y que definen si esta migración va a doler o no.

Migración sin perder lo que ya construiste: tu catálogo, tu inventario y tus clientes deben poder cargarse al nuevo sistema sin capturar todo de nuevo a mano.

Compatibilidad con el hardware que ya tienes: tu impresora térmica, tu lector de código de barras y tu báscula no deberían terminar en la basura solo porque cambiaste de sistema.

Un periodo de prueba real antes de comprometerte: no una demo guiada, sino tiempo para operar con tus propios productos y tus propios empleados.

Que escale sin que tengas que volver a pasar por esto: si abres una segunda o tercera sucursal, el sistema debería crecer contigo, no obligarte a migrar otra vez.

Tip de Pulpos: antes de decidirte, revisa que tu impresora térmica, tu lector de código de barras y tu báscula estén en la lista de equipo compatible. Así no gastas en hardware nuevo solo por cambiar de sistema.

¿Quieres confirmar que tu equipo actual es compatible antes de decidirte? Consulta los Requerimientos Técnicos para Usar Pulpos en nuestro centro de ayuda.

El cuarto punto, que el sistema escale, también tiene que ver con cómo cambian los planes según el tamaño de tu negocio. Antes de decidirte, revisa qué planes existen y cómo escalan.

Con estos criterios claros, lo que falta es la pregunta que realmente cierra la decisión: ¿cuánto te está costando seguir como estás?

¿Cómo saber si el costo de quedarte ya supera al de cambiarte?

Existe una forma simple de saberlo, sin necesidad de armar una hoja de cálculo: un checklist de puntuación. Si marcas tres o más de las siguientes señales, el costo de quedarte en tu sistema actual ya es mayor que el costo de cambiarte.

Ya perdiste una venta porque no sabías si tenías el producto en existencia.

Ya te tocó explicar a un cliente por qué el precio que vio no era el que le cobraron.

Duplicas la captura de una misma venta entre tu sistema de ventas y tu sistema de facturación.

Tienes o vas a abrir una segunda sucursal y no hay forma de ver el inventario de ambas juntas.

Alguno de tus empleados ha dado un descuento o modificado un precio sin que tú lo autorizaras.

Parte de tu operación (precios especiales, clientes que te deben, reportes) vive en Excel o en WhatsApp porque el sistema no lo resuelve.

Ya calculaste, aunque sea a ojo, cuánto pierdes al mes por errores de inventario, y el número te preocupó.

Si marcaste tres o más, no hace falta seguir dándole vueltas: el costo de quedarte ya es mayor. La pregunta dejó de ser «si» cambiarte, y pasó a ser «cuándo».

Dato clave: la merma de inventario sin control puede llegar al 15% del valor de la mercancía, y el 58% de los robos en establecimientos comerciales los comete personal propio. Fuente: ANTAD / INEGI

Rosa Martínez, quien dirige una distribuidora de materiales de construcción en Ciudad de México con tres puntos de operación, lo explica así en su episodio de El Mostrador, el podcast de Pulpos, al hablar de cómo elegir un sistema: «La pregunta real no es si vale la pena, es cuánto te cuesta no tenerlo. Los errores de inventario manual cuestan entre uno y cinco por ciento del valor del inventario al año.» Esa misma lógica aplica cuando ya tienes un sistema y dudas si cambiarte: la pregunta no es si vale la pena migrar, sino cuánto te sigue costando cada mes que no lo haces.

Si tu checklist dio tres o más señales, lo que sigue no es empezar de cero: es hacer que este sea el último cambio de sistema que tengas que hacer.

¿Cómo evita Pulpos que tengas que volver a pasar por esto?

Las señales que viste en el checklist (inventario que no cuadra, reportes que no ves juntos, facturación que vive aparte, empleados sin control) son exactamente los problemas que el sistema de punto de venta de Pulpos conecta en un solo lugar.

Inventario en tiempo real entre tus sucursales: con traspasos registrados, no por WhatsApp.

Facturación CFDI 4.0 integrada: facturas en el mismo momento de la venta, sin abrir otro programa.

Cortes de caja con historial: comparación automática entre efectivo esperado y real.

Permisos por empleado: cada persona ve y hace solo lo que le corresponde.

Sube tu catálogo actual con la plantilla de Excel de Pulpos.

Carga tu inventario y verifica que las cantidades coincidan con tu conteo físico.

Activa tu sello digital para empezar a timbrar CFDI 4.0 desde la primera venta.

Haz un corte de caja de prueba antes de tu apertura oficial.

Si quieres el detalle técnico completo de cómo se mueve cada dato (catálogo, inventario, clientes y facturación) paso a paso, ese proceso está documentado a fondo en nuestra guía dedicada a migrar tus datos a un nuevo sistema de punto de venta.

Pulpos tiene planes para cada etapa de tu negocio, desde el primero hasta cuando tengas varias sucursales.

→ Ver todos los planes y precios actualizados

En resumen:

Las señales de que tu sistema ya no alcanza son las mismas sin importar si es gratuito, de paga o instalado: inventario que no cuadra, reportes que no ves juntos, facturación aparte, soporte que no responde.

Un sistema en la nube protege tus datos durante la migración porque no dependen de una sola computadora, aunque no es la única variable a evaluar.

Además de los 7 criterios generales para cualquier POS, al cambiarte hay 4 más que importan: migración sin perder datos, compatibilidad de hardware, prueba real y capacidad de escalar sin volver a migrar.

Un checklist de puntuación (3 o más señales) te dice si el costo de quedarte ya superó al de cambiarte, sin necesidad de hacer cuentas en pesos.

Elegir un sistema que crece contigo significa que esta puede ser la última vez que tengas que pasar por este proceso.

Si el checklist te dio tres o más señales, no tienes que decidir todo de un tirón. Prueba el sistema de punto de venta de Pulpos gratis 14 días, sin tarjeta y evalúa tú mismo si es el sistema al que quieres cambiarte. También puedes crear tu cuenta directamente y probarlo con tu propio catálogo.

Preguntas frecuentes sobre cambiar de sistema POS

¿Cómo sé si ya es momento de cambiar de sistema POS?

Si te identificas con tres o más señales de este checklist (inventario que no cuadra, reportes que no ves juntos, facturación aparte, soporte que no responde, o una sucursal nueva que el sistema no soporta), el costo de quedarte ya superó al de cambiarte. Aplica igual si hoy usas un sistema gratuito, uno de paga o uno instalado.

¿Perderé mi historial de facturas CFDI si cambio de sistema?

No. Las facturas que ya timbraste con tu sistema anterior siguen siendo válidas ante el SAT y se conservan donde están. Lo que migras a tu nuevo sistema es tu catálogo, tu inventario y tus clientes, no el historial completo de ventas ni las facturas anteriores.

¿Cuánto cuesta cambiar de sistema POS?

El costo real no está solo en la mensualidad del sistema nuevo, sino en cuánto te sigue costando quedarte en el actual: errores de inventario, tiempo perdido, ventas que se van. Pulpos tiene planes que se ajustan al tamaño de tu negocio. Consulta los planes disponibles en pulpos.com/precios/.

¿Puedo probar el sistema nuevo antes de decidirme del todo?

Sí. Puedes probar Pulpos con tu propio catálogo y tus propios empleados antes de comprometerte, sin tarjeta de crédito.

¿Qué pasa si mi negocio crece después de cambiar de sistema?

Si eliges un sistema pensado para escalar, abrir una segunda o tercera sucursal no significa volver a migrar. Con Pulpos, creces dentro de la misma cuenta: más sucursales, más usuarios y más reportes, sin cambiar de sistema otra vez.

Fuentes

INEGI — Censos Económicos 2024

ANTAD — Asociación Nacional de Tiendas de Autoservicio y Departamentales

INEGI — Adopción de procesos administrativos en pymes (vía ANFAD)