Inventario en Excel o sistema: ¿cuándo cambiar?

El tamaño de tu catálogo no es la señal más confiable para saber si ya necesitas un sistema: lo es si puedes confiar en lo que tu Excel te dice. Si tus mermas no cuadran, nadie lleva un kardex consistente o tus lotes no tienen fecha de entrada registrada, ya es momento de cambiar. Actualizado julio 2026: con Pulpos, cada venta descuenta el inventario sola, sin que nadie tenga que capturarla a mano.

En este artículo:

¿Qué tan lejos te lleva un inventario en Excel antes de que deje de alcanzarte?

¿Por qué Excel no te avisa cuando algo ya está mal en tu inventario?

¿Tu Excel te dice lo que capturaste o lo que realmente pasó con tu mercancía?

¿Cómo saber si estás perdiendo mercancía por mermas y no por errores de captura?

¿Qué pasa con tus lotes y caducidades cuando el control es manual?

¿Cómo resuelve Pulpos lo que tu Excel no puede auditar por ti?

Miles de negocios en México llevan hoy su control de inventario en una hoja de Excel, y eso no es un error. El problema aparece después, cuando ya no estás seguro de si el número que ves en pantalla es el que realmente tienes en el almacén.

La pregunta que casi todos se hacen en ese momento es la equivocada. Preguntan cuántos productos tienen. Deberían preguntar si pueden confiar en la respuesta que les da su propio archivo.

¿Qué tan lejos te lleva un inventario en Excel antes de que deje de alcanzarte?

Un inventario en Excel es, para la enorme mayoría de los negocios en México, el primer sistema real de control que usan. Es gratis, es flexible y cualquiera que sepa usar una hoja de cálculo lo puede mantener al día. No estás solo en esto: cerca de la mitad de las MiPyMEs mexicanas todavía lleva sus procesos administrativos de forma manual, según cifras de INEGI.

Mientras el catálogo es chico y una sola persona captura los movimientos, Excel te lleva lejos. El problema no aparece por la cantidad de filas en tu archivo. Aparece cuando dejas de poder revisar, línea por línea, si lo que dice tu hoja coincide con lo que realmente pasó con tu mercancía.

Si lo que buscas es la plantilla de columnas y el checklist de cuándo cambiar por tamaño de catálogo o número de sucursales, ya cubrimos ese terreno a fondo en esta guía. Aquí vamos a un lugar distinto: las tres preguntas que de verdad predicen si tu Excel te está fallando, sin importar qué tan grande o chico sea tu catálogo.

¿Por qué Excel no te avisa cuando algo ya está mal en tu inventario?

Excel es una hoja en blanco que hace exactamente lo que le pides, ni una cosa más. No compara tu inventario contra tus ventas. No te dice si un producto se venció la semana pasada. No distingue entre una venta que registraste mal y una que nunca se registró porque salió mercancía sin que nadie la anotara.

Esa pasividad es cómoda cuando todo va bien. Se vuelve costosa cuando algo empieza a fallar, porque el error no llega como una alerta. Llega como un número que, sin que lo notes, dejó de representar lo que realmente hay en tu almacén.

¿Cómo sabes si eso ya te está pasando a ti? No por el tamaño de tu catálogo. Por si puedes responder con confianza tres preguntas concretas sobre lo que pasa con tu mercancía todos los días.

¿Tu Excel te dice lo que capturaste o lo que realmente pasó con tu mercancía?

La primera pregunta es sobre tu kardex: el registro ordenado de cada entrada y cada salida de un producto, con su costo. En Excel, ese kardex existe solo si alguien lo actualiza cada vez que compras o vendes, sin saltarse ni una fila. La mayoría de los negocios que llevan años con su Excel no tienen ese registro completo. Tienen un número de existencias que alguien corrigió a mano la última vez que se acordó.

Ahí entra el método de valuación: la regla que decide qué costo le asignas a cada unidad que sale, cuando compraste la misma mercancía en momentos distintos y a precios distintos. En México, solo dos métodos son válidos: primeras entradas primeras salidas (PEPS) y costo promedio ponderado. Elegir bien no es un detalle contable menor, cambia cuánto margen aparece en tus reportes y qué tan fácil es mantener el cálculo al día conforme compras y vendes.

En Excel, aplicar cualquiera de los dos métodos en serio significa recalcular fórmulas cada vez que entra una compra a un precio distinto. Con decenas de productos, es tedioso. Con cientos, es prácticamente imposible de sostener sin errores. Aquí tienes el detalle completo de cómo funciona cada método y cuál te conviene según tu negocio.

La señal real no es si tu catálogo es grande. Es si, ahora mismo, puedes decir con certeza qué costo tiene cada producto que vendiste esta semana. Si la respuesta te toma más de un par de minutos o requiere abrir tres pestañas distintas, tu kardex ya dejó de ser confiable, sin importar cuántas filas tenga tu archivo.

¿Cómo saber si estás perdiendo mercancía por mermas y no por errores de captura?

Cuando el inventario no cuadra, la primera sospecha suele ser un error de captura: alguien anotó mal una cantidad, alguien olvidó registrar una venta. Y sí, pasa. Pero cuando la diferencia se repite mes tras mes y siempre ronda el mismo rango, ya no es un error aislado. Es merma, y buena parte de esa merma casi nunca es accidental.

Dato clave: el 58% de los robos en establecimientos comerciales en México los cometen los propios empleados, y el robo hormiga representa entre 1.5% y 2.5% de las ventas en tiendas de autoservicio y departamentales. Fuente: INEGI / Batech; ANTAD (vía Milenio)

A nivel país, esas pérdidas por merma y robo hormiga ya suman más de 13,000 millones de pesos al año, hasta 15% del valor del inventario en los casos más severos. En una hoja de Excel, esa merma es prácticamente invisible: nadie te avisa que un producto salió del almacén sin pasar por una venta registrada, y nadie cruza el corte de caja del turno con las entradas y salidas de esa misma tienda.

El único momento en que la merma sale a la luz es cuando haces inventario físico y, de golpe, aparece un faltante que no puedes explicar con ninguna venta del mes. Para dimensionar cuánto puede llegar a costarte el robo hormiga sin que lo notes, vale la pena revisar las señales completas.

La pregunta que de verdad importa no es cuánto perdiste. Es si puedes rastrear, movimiento por movimiento, en qué momento y con quién se desvió esa mercancía. Si tu respuesta hoy es «no tengo forma de saberlo», ese es el segundo síntoma de que tu Excel dejó de ser confiable, sin que tenga nada que ver con el tamaño de tu catálogo.

¿Qué pasa con tus lotes y caducidades cuando el control es manual?

La tercera señal aparece si vendes cualquier producto con fecha de caducidad: alimentos, medicamentos, cosméticos, pinturas, químicos. En Excel, controlar lotes significa anotar a mano cuándo entró cada grupo de producto y cuándo vence, y confiar en que alguien revise esa columna antes de que el producto llegue al mostrador vencido.

El riesgo no es solo perder el producto. Es venderlo vencido sin darte cuenta, lo que en giros regulados puede significar una sanción, y en cualquier giro significa perder la confianza de un cliente que compró algo que no debía estar en el anaquel.

Con un archivo de Excel, esa revisión depende de que alguien la haga a tiempo, todas las semanas, sin excepción. Con cientos de productos y varias fechas de entrada distintas para el mismo artículo, sostener esa disciplina a mano es donde más negocios fallan, incluso los que tienen pocos productos pero muchos lotes distintos del mismo producto. Si quieres el detalle completo de cómo organizar esto, revisa esta guía completa sobre cómo controlar lotes y caducidades.

Ya viste las tres señales reales: kardex que nadie sostiene, mermas que no se explican, lotes sin fecha confiable. Ninguna depende de cuántas filas tiene tu archivo. Todas dependen de si alguien, todos los días, hace el trabajo manual de mantenerlas al día.

Dato clave: a nivel global (no es una cifra específica de México), la distorsión de inventario, entre quiebres y sobrantes, le cuesta al comercio USD 1.73 billones al año, equivalente a 6.5% de sus ventas, y los quiebres explican 40% de las ventas perdidas del sector. Fuente: IHL Group

Esa cifra no es mexicana, pero ilustra el mismo patrón que estas tres señales describen a la escala de tu negocio: lo que no se audita, se pierde, sin importar el tamaño del catálogo.

¿Cómo resuelve Pulpos lo que tu Excel no puede auditar por ti?

Las tres señales que acabas de revisar (kardex sin sostener, mermas sin explicar, lotes sin fecha confiable) tienen algo en común: todas requieren que alguien, todos los días, haga a mano un trabajo que un sistema conectado a tu punto de venta hace solo. Con Pulpos, cada venta descuenta el inventario en automático y actualiza el costo del producto, sin que nadie tenga que abrir un archivo aparte.

Así queda resuelto cada uno de los tres problemas:

Kardex y método de valuación: cada compra que registras con su costo real actualiza el costo promedio ponderado del producto de forma automática, y el reporte financiero te muestra el margen real por venta sin que tengas que recalcular nada en una hoja aparte.

Mermas: registras el ajuste de merma cuando ocurre (daño, caducidad, error de conteo), documentado con fecha y usuario. Lo que queda sin explicar después de ese ajuste es lo que de verdad merece revisarse.

Lotes y caducidades: asignas lote y fecha de vencimiento a cada producto que entra, y el sistema te avisa antes de que algo esté por caducar, en vez de que lo descubras cuando ya es tarde.

Tip de Pulpos: activa las alertas de caducidad próxima apenas cargues tus lotes. Así revisas primero lo que está por vencer, en vez de descubrirlo cuando ya no se puede vender.

Todo esto arranca desde el mismo lugar donde ya registras tus ventas. Con el punto de venta de Pulpos, cada venta descuenta el inventario al instante, así que el kardex, el costo y el reporte de merma se actualizan sin que tengas que tocar nada por separado.

¿Quieres ver cómo se registran automáticamente las entradas y salidas de cada producto? Consulta el paso a paso en nuestro centro de ayuda. Y si quieres configurar lotes y caducidades desde cero, revisa cómo configurar productos con lotes y caducidades.

Pulpos tiene planes para cada etapa de tu negocio, desde el primero hasta cuando tengas varias sucursales.

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En resumen:

El tamaño de tu catálogo no es la señal confiable para saber si ya necesitas un sistema.

Las señales reales son si puedes sostener un kardex consistente, si tus mermas se explican y si tus lotes tienen fecha confiable.

Más de la mitad de los robos en negocios los cometen los propios empleados, y esa merma es casi invisible en una hoja de Excel.

Los lotes y caducidades sin control manual constante son un riesgo que crece con cada producto nuevo, no con el tamaño del catálogo.

Con Pulpos, el kardex, la merma y los lotes se actualizan solos con cada venta y cada compra, sin captura manual.

Prueba Pulpos gratis 14 días, sin tarjeta, y deja que tu kardex, tu merma y tus lotes se controlen solos desde la primera venta.

Preguntas frecuentes sobre inventario en Excel y cuándo pasar a un sistema

¿Excel me sirve para llevar el método PEPS o UEPS de mi inventario?

Puedes intentarlo, pero con dos límites importantes. Primero, en México el método UEPS ya no es válido ni para efectos fiscales ni contables desde 2014, así que la opción real está entre PEPS y costo promedio ponderado. Segundo, aplicar cualquiera de los dos en Excel exige recalcular fórmulas cada vez que compras a un precio distinto, algo que se vuelve insostenible conforme crece tu catálogo.

Mis empleados me dicen que no hay mercancía pero cuando hago inventario físico sí aparece, ¿por qué pasa esto?

Casi siempre es un problema de registro, no de existencia real. Si las entradas y salidas de inventario no quedan registradas en el momento en que ocurren, lo que ve tu empleado en el sistema o en el Excel no refleja lo que realmente hay en el almacén. La solución no es confiar más en la memoria de nadie, es que cada movimiento (venta, traspaso, ajuste) quede registrado apenas sucede.

¿Cómo sé si estoy perdiendo mercancía por robo hormiga y no por un error al capturar?

Un error de captura suele ser puntual y sin patrón. El robo hormiga se repite: aparece en el mismo rango de monto, en el mismo turno o con el mismo producto, mes tras mes. Si al revisar tus faltantes ves que se concentran siempre en las mismas condiciones, ya no es un error aislado de captura.

¿Un sistema conectado reemplaza por completo mi kardex de Excel?

Sí, en el sentido de que deja de depender de que alguien lo actualice a mano. Un sistema conectado a tu punto de venta registra cada entrada y salida de forma automática y calcula el costo del producto con cada compra, así que el kardex existe siempre actualizado, no solo cuando alguien se acuerda de revisarlo.

¿Qué pasa con mis lotes y caducidades si sigo llevándolos en Excel?

Sigues expuesto al mismo riesgo: que nadie revise la columna de vencimiento a tiempo y un producto caducado llegue al mostrador. Un sistema conectado te avisa antes de que un lote esté por vencer y te permite vender siempre lo más antiguo primero, sin que dependa de que alguien recuerde revisar el archivo cada semana.

Fuentes

INEGI / Batech (vía El Heraldo)

ANTAD (vía Milenio)

Zebra Technologies / ANTAD

IHL Group

INEGI ENAPROCE (vía ANFAD)