Los 5 reportes que deberías revisar cada semana para no perder dinero

Los 5 reportes que un negocio debería revisar cada semana son: ventas (por producto y por vendedor), margen de ganancia, inventario, corte de caja y cuentas por cobrar. Revisarlos juntos, no cada uno por separado, es lo que permite detectar una fuga de dinero antes de que se vuelva un problema grande. Actualizado julio 2026.

En este artículo:

¿Qué reporte de ventas deberías revisar cada semana y qué te dice?

¿Cómo saber si tus productos siguen dejando margen o ya no?

¿Qué te dice tu reporte de inventario que no ves solo mirando el anaquel?

¿Con qué frecuencia debes hacer el corte de caja y qué debe mostrar?

¿Cómo saber quién te debe dinero antes de que se acumule?

¿Cómo saber qué vendedor cerró más ventas o dio más descuentos sin hacer cuentas a mano?

¿Cómo cruzar estos 5 reportes para detectar un problema antes de que se vuelva grande?

Los 5 reportes que Pulpos te da automáticamente cada semana

Preguntas frecuentes

Don Roberto Hernández tiene una ferretería en Monterrey, con dos sucursales, ocho empleados y doce años en el negocio. Durante años, revisaba sus ventas cuando tenía tiempo, casi siempre los fines de semana, y en general sentía que las cosas iban bien porque no le faltaba dinero para pagar. Ese indicador, sin embargo, era vago y reactivo. Antes de tener cortes de caja automáticos por sucursal, perdía entre $2,000 y $5,000 pesos a la semana en faltantes que no podía explicar.

El problema de Roberto no era falta de disciplina. Era que «revisar las ventas de vez en cuando» no es lo mismo que tener un sistema de reportes que se cruzan entre sí. Sin ese cruce, las fugas de dinero son invisibles hasta que ya son grandes.

Dato clave: el 66.5% de las microempresas mexicanas no monitorea ningún indicador (KPI) de su negocio. Fuente: INEGI, ENAPROCE 2018

Estos son los 5 reportes concretos, no métricas abstractas, que marcan la diferencia entre sospechar que algo anda mal y tener la evidencia exacta de qué, dónde y desde cuándo.

¿Qué reporte de ventas deberías revisar cada semana y qué te dice?

El primer reporte, el más básico, es el de ventas: cuánto vendiste, qué productos se movieron y cuál fue tu ticket promedio. Pero revisarlo bien no significa solo mirar el total del día. Significa desglosarlo por producto, por sucursal y por semana, para notar cuando algo se desvía del patrón normal antes de que sea tarde.

Una caída de ventas en un producto específico puede avisarte que un proveedor subió precio, que la competencia se movió, o que simplemente dejaste de tener ese artículo en existencia sin darte cuenta. Ninguna de esas tres causas se ve si solo miras el total de la semana.

Con un sistema de punto de venta que ya registra cada venta, este reporte no requiere que nadie se siente a sumar nada: está disponible al instante, filtrado por producto, sucursal o rango de fechas. ¿Quieres ver cómo se descarga? Consulta cómo descargar tu reporte de ventas en nuestro centro de ayuda.

Saber cuánto vendiste es el punto de partida. Pero vender mucho no siempre significa ganar mucho, y ese es el segundo reporte que muchos negocios pasan por alto.

¿Cómo saber si tus productos siguen dejando margen o ya no?

El reporte de margen de ganancia responde una pregunta distinta a la del reporte de ventas: no cuánto vendiste, sino cuánto realmente te queda después de descontar el costo de esa mercancía. Un negocio puede tener un mes de ventas récord y aun así ganar menos que el mes anterior, si el costo de sus productos subió sin que el precio de venta se ajustara.

Este es uno de los reportes que más rápido se desactualiza cuando se lleva a mano: un proveedor sube precio, tú no te enteras a tiempo, y sigues vendiendo con el margen viejo en la cabeza durante semanas. Revisarlo cada semana, no cada mes, es lo que evita que ese desfase se acumule. Si quieres entender a fondo la diferencia entre utilidad bruta y utilidad neta, con fórmulas y un ejemplo completo, este artículo lo desarrolla paso a paso.

En Pulpos, tienes la opción de ver el margen por producto directamente desde el Reporte Financiero y de Ganancias, sin sacar la calculadora ni armar una fórmula en una hoja aparte. ¿Quieres ver cómo se calcula por dentro? Consulta el detalle en nuestro centro de ayuda.

Saber qué te deja margen es clave, pero ese margen depende de otra cosa que casi nunca se revisa con la misma frecuencia: qué tan bien se está moviendo tu inventario.

¿Qué te dice tu reporte de inventario que no ves solo mirando el anaquel?

Mirar el anaquel te dice si un producto está o no está. El reporte de inventario te dice algo más importante: qué tan rápido se mueve cada producto, cuánto dinero tienes inmovilizado en mercancía que casi no rota, y qué artículos están a punto de agotarse antes de que sea un problema en el mostrador.

Dato clave: el 84% de los minoristas en Latinoamérica consideran la merma su reto principal de operación. Fuente: Zebra Technologies, 2023

Sin este reporte, el capital de tu negocio queda atrapado en dos extremos: mercancía que nadie compra pero que ya pagaste, y productos que se agotan justo cuando más se venden. Para negocios que además manejan clientes de mayoreo con precios diferenciados, cruzar el control de inventario de Pulpos con las listas de precios por volumen ayuda a decidir qué hacer con el stock que sobra, en vez de dejarlo parado hasta la próxima temporada.

Con inventario y ventas bajo control, todavía falta el reporte que responde una pregunta distinta: ¿el efectivo que debería estar en la caja es exactamente el que hay?

¿Con qué frecuencia debes hacer el corte de caja y qué debe mostrar?

El corte de caja se hace al cierre de cada turno, no solo al final del día. Si tienes más de un cajero o más de un turno, cada uno necesita su propio corte, comparando el efectivo esperado (según lo que el sistema registró) contra el efectivo real que hay en la gaveta.

Un corte de caja bien hecho muestra tres cosas: el total por método de pago, quién estuvo a cargo de esa caja, y la diferencia exacta si algo no cuadra. Esa diferencia es la que Roberto no podía explicar antes de tener este reporte por sucursal: perdía entre $2,000 y $5,000 pesos a la semana sin saber si era un error de cobro, un descuento no autorizado o algo más.

Aquí puedes ver cómo se ve un corte de caja hecho en minutos, comparando lo esperado contra lo real:

El corte de caja te dice si el dinero cuadra. Pero cuando tienes más de un vendedor, todavía falta saber quién estuvo detrás de cada venta y cada descuento.

¿Cómo saber quién te debe dinero antes de que se acumule?

Si vendes a crédito, aunque sea a un puñado de clientes frecuentes, necesitas un reporte que te diga con exactitud quién debe, cuánto y desde cuándo. Sin ese reporte, es fácil que una deuda de hace dos meses se confunda con una de la semana pasada, y que ningún cliente reciba el seguimiento que le corresponde según cuánto tiempo lleva pendiente.

Este reporte también es el que te avisa cuándo un cliente está por llegar a su límite de crédito, antes de que la cuenta se vuelva difícil de cobrar. Y si además cuadras tus cuentas contra el banco cada mes, este mismo reporte es el punto de partida: sin saber qué te deben tus clientes, cuadrar el banco con tus ventas se vuelve mucho más difícil.

Con estos cinco reportes cubriendo ventas, margen, inventario, caja y cobranza, todavía falta un ángulo que ninguno de ellos resuelve solo: saber exactamente quién, de tu equipo, está detrás de cada número.

¿Cómo saber qué vendedor cerró más ventas o dio más descuentos sin hacer cuentas a mano?

Cuando tienes más de un empleado en el mostrador, el reporte de ventas por vendedor deja de ser un lujo. Sin él, cerrar el mes y no saber quién vendió más, o quién dio más descuentos a qué clientes, es normal, y ese punto ciego es justo donde se cuelan los descuentos no autorizados.

Dato clave: los robos cometidos por los propios empleados representan el 58% de los robos en establecimientos comerciales. Fuente: INEGI / Batech, vía El Heraldo de México, 2024

Un reporte que atribuye cada venta a la persona que la cobró, con el descuento que aplicó y el método de pago que usó, convierte una sospecha vaga en un dato concreto: quién, cuánto y cuándo. Este es exactamente el tutorial que muestra cómo se ve ese reporte:

Ya con los 5 reportes identificados, la pregunta que realmente cambia las cosas no es cuál mirar primero, sino cómo cruzarlos entre sí.

¿Cómo cruzar estos 5 reportes para detectar un problema antes de que se vuelva grande?

Ningún reporte, visto solo, te da la historia completa. Un descuadre de caja aislado puede ser un error humano de un día. Pero ese mismo descuadre, cruzado con el reporte de ventas por vendedor y repetido en la misma persona semana tras semana, deja de ser un error: es un patrón.

Roberto lo vivió de cerca. Antes de tener reportes que se cruzaran entre sí, cuenta en su episodio de El Mostrador: «La caja que siempre faltaba ochenta pesos, el inventario que no cuadraba sin que nadie hubiera hecho una compra. Pero sin un reporte de ventas con qué comparar el efectivo físico, no puedes probar nada.» Cuando finalmente pudo cruzar el corte de caja con las ventas por vendedor, la conclusión cambió: «Ya no es un error, es un patrón. Y ya tienes evidencia.»

Ese es exactamente el tipo de cruce que conviene hacer cada semana: el reporte de inventario contra el de ventas, para detectar productos que se están yendo sin pasar por caja. El corte de caja contra las ventas por vendedor, para detectar patrones de descuadre. Y el reporte de margen contra el de ventas, para confirmar que vender más este mes de verdad significó ganar más.

Hacer este cruce a mano, comparando hojas sueltas de distintas personas, es exactamente lo que hace que la mayoría de los negocios se quede en la sospecha. La forma de pasar de sospechar a tener evidencia es que los cinco reportes vivan en el mismo lugar donde ya se registra cada venta.

Los 5 reportes que Pulpos te da automáticamente cada semana

Los cinco problemas que describimos arriba (ventas sin desglose, margen desactualizado, inventario congelado, descuadres de caja sin explicación y clientes que deben sin control) comparten una misma causa: los reportes viven separados, armados a mano, por personas distintas. En Pulpos, los cinco nacen del mismo lugar donde ya registras tus ventas.

Reporte de ventas: por producto, por sucursal y por rango de fechas, sin exportar nada a una hoja aparte.

Reporte de margen y utilidad: calcula tu margen automáticamente a partir de tus ventas e inventario registrados.

Reporte de inventario: muestra existencias, rotación y productos por reponer en tiempo real.

Corte de caja: compara el efectivo esperado contra el real al cierre de cada turno, por cajero y por sucursal.

Cuentas por cobrar: muestra qué cliente debe, cuánto y desde cuándo, con seguimiento por antigüedad de saldo.

Así se ve el proceso completo, de la venta al reporte:

Cada venta, abono y movimiento de inventario se registra en el mismo sistema, en el momento en que ocurre.

Al final de cada turno, generas el corte de caja: efectivo esperado contra el real, por cajero.

Entras al panel de reportes y consultas ventas, margen, inventario y cuentas por cobrar sin sumar nada a mano.

Cruzas los reportes que necesites (por ejemplo, ventas por vendedor contra corte de caja) directamente desde la misma plataforma.

Si tu negocio es de un giro específico, revisa también los reportes propios de tu giro: los reportes esenciales de una ferretería, los de una tienda de abarrotes o los de una farmacia profundizan en indicadores adicionales según el tipo de mercancía que manejas. Y si todavía estás decidiendo qué sistema usar para controlar tus ventas, esta comparativa de los sistemas más usados en México puede ayudarte a decidir.

Pulpos tiene planes para cada etapa de tu negocio, desde el primero hasta cuando tengas varias sucursales.

→ Ver todos los planes y precios actualizados

En resumen:

Los 5 reportes que debes revisar cada semana son: ventas, margen de ganancia, inventario, corte de caja y cuentas por cobrar.

Revisar cada reporte por separado no alcanza: cruzarlos entre sí es lo que convierte una sospecha en evidencia concreta.

El reporte de ventas por vendedor es clave en cuanto tienes más de un empleado cobrando en el mostrador.

Un descuadre de caja aislado puede ser un error. El mismo descuadre repetido en la misma persona, cruzado con otros reportes, es un patrón.

Con Pulpos, los 5 reportes nacen del mismo sistema donde ya registras tus ventas, sin exportar nada a una hoja aparte.

Si hasta hoy revisabas tus ventas solo cuando tenías tiempo, ya sabes por qué eso deja fugas de dinero sin detectar. Prueba Pulpos gratis 14 días y revisa tus 5 reportes clave desde el primer día, sin exportar nada a Excel.

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Preguntas frecuentes

¿Cómo veo qué vendedor cerró más ventas sin hacer cuentas a mano?

Con un reporte de ventas por vendedor, cada venta queda atribuida automáticamente a la persona que la cobró, junto con el descuento aplicado y el método de pago. Puedes consultarlo por día, semana o mes sin sumar nada manualmente.

¿Qué reporte me dice qué productos son los más rentables?

El reporte de margen de ganancia por producto. Te muestra cuánto te queda después de restar el costo de la mercancía a lo que vendiste, producto por producto, en lugar de solo mostrarte el total de ventas.

¿Con qué frecuencia debo revisar el corte de caja?

El corte de caja se hace al cierre de cada turno, no solo una vez al día. Si tienes varios cajeros en distintos horarios, cada uno necesita su propio corte para que la diferencia, si existe, quede atribuida a la persona correcta.

¿Puedo ver los reportes de todas mis sucursales en un solo lugar?

Sí. Los reportes de ventas, inventario, corte de caja y cuentas por cobrar se pueden consultar por sucursal o de forma consolidada, desde una sola cuenta, sin necesidad de llamar a cada encargado para pedir el número.

¿Necesito saber de contabilidad para entender estos reportes?

No. Los 5 reportes están pensados en lenguaje de comerciante: cuánto vendiste, cuánto te queda, qué tienes en existencia, si tu caja cuadra y quién te debe. No necesitas formación contable para leerlos ni para actuar sobre lo que muestran.

Fuentes

INEGI — Radiografía de MIPyMES en México (ENAPROCE 2018)

INEGI / Batech — Sube el robo hormiga en establecimientos (vía El Heraldo de México)

Zebra Technologies — La merma como reto principal de los minoristas en LATAM