Cuando se trata de elegir un sistema punto de venta (POS) para tu negocio es fundamental evaluar las opciones disponibles. Uno de los aspectos a considerar es si optar por una suscripción o una licencia. Cada enfoque tiene sus propias ventajas y desventajas, y es fundamental analizar los costos y beneficios antes de tomar una decisión.
Suscripción a un sistema POS
Una suscripción a un punto de venta implica pagar una tarifa periódica, ya sea mensual o anual, para acceder y utilizar el software. Debes considerar que puede haber costos a largo plazo que se modifiquen o acumulen por número de usuarios adicionales, tarifas por transacción, tarifas recurrentes, entre otros.
Ventajas al optar por una suscripción:
- Menor costo inicial: En comparación con una licencia, una suscripción generalmente tiene un costo inicial más bajo, lo que puede ser beneficioso para los pequeños negocios con presupuestos ajustados. Incluso hay opciones de punto de venta gratis o que te permiten una prueba sin costo.
- Actualizaciones y soporte técnico incluidos: Con una suscripción, las actualizaciones del software y el soporte técnico suelen estar incluidos en la tarifa. Esto asegura que siempre estés utilizando la versión más reciente y puedas recibir asistencia cuando la necesites.
- Flexibilidad para cambiar o cancelar la suscripción: Las suscripciones ofrecen la posibilidad de cambiar de proveedor o cancelar el servicio si tus necesidades cambian o si descubres que el sistema POS no cumple con tus expectativas.
Licencia de un punto de venta
Adquirir una licencia de un sistema punto de venta POS implica comprar el software de forma permanente. En este caso debes considerar que los costos iniciales serán más altos y tendrás la responsabilidad de las actualizaciones, que pueden generar costos extra.
Ventajas de optar por una licencia:
- Propiedad permanente del software: Con una licencia, tienes la propiedad permanente del software y no estás atado a una tarifa recurrente. Esto puede ser especialmente útil si prefieres evitar costos continuos a largo plazo. Aunque habrá actividades que pueden tener un costo como la carga de inventario.
- Control total sobre las actualizaciones y mejoras: Al tener una licencia, tienes el control total sobre las actualizaciones y mejoras del software. Puedes decidir cuándo y cómo implementar estas actualizaciones de acuerdo con las necesidades de tu negocio.
- Potencialmente, menor costo a largo plazo: Aunque el costo inicial de una licencia puede ser más alto, a largo plazo puede resultar en un menor gasto en comparación con las suscripciones continuas. Esto es especialmente cierto si planeas utilizar el software durante varios años sin necesidad de actualizaciones frecuentes.
Comparación de precios entre licencia o suscripción
Al considerar los costos asociados con la suscripción, es importante tener en cuenta los precios del sistema punto de venta y otros factores para implementarlo, pero también las previsiones de lo que costará por mes o por otros factores. Veamos algunas consideraciones:
Suscripción:
- Tarifas mensuales o anuales: La suscripción implica pagos regulares, ya sea mensuales o anuales, que pueden acumularse con el tiempo.
- Posibles tarifas por transacción: Algunos proveedores de suscripción pueden cobrar tarifas adicionales por cada transacción realizada a través del sistema POS.
- Tarifas por funciones o servicios adicionales: Es posible que ciertas funciones o servicios adicionales, como integraciones con otros sistemas o herramientas de informes avanzados, conlleven tarifas adicionales.
Licencia:
- Precio único de adquisición de la licencia: La licencia implica un costo único de adquisición del software, que puede ser más alto que la tarifa inicial de una suscripción.
- Posibles tarifas por actualizaciones o soporte técnico adicional: Si necesitas actualizaciones o soporte técnico adicional en el futuro, podrías incurrir en costos adicionales con una licencia.
Factores a considerar al elegir entre suscripción y licencia
Al tomar una decisión entre licencia o suscripción considera los siguientes factores para tomar una mejor decisión.
Tamaño y tipo de negocio
El tamaño y tipo de negocio pueden influir en la elección. Si eres un negocio pequeño o recién establecido, una suscripción podría ser más adecuada debido a su menor costo inicial, lo que te ayuda a tener las funcionalidades del punto de venta de inmediato como la gestión de stock o el seguimiento de ventas.
Escalabilidad y flexibilidad
Evalúa si el sistema POS es escalable y puede adaptarse a medida que tu negocio crezca. La flexibilidad para agregar o eliminar funciones también es importante.
Presupuesto
Evalúa tu capacidad financiera y cuánto estás dispuesto a invertir inicialmente y a largo plazo. Considera los costos a largo plazo y cómo se ajustan a tu presupuesto. Investiga y compara los precios.
Actualizaciones y soporte
Evalúa tus necesidades en términos de actualizaciones y soporte técnico. Si prefieres tener el control total sobre estas áreas, una licencia podría ser más adecuada.
La elección entre una suscripción y una licencia para un sistema POS dependerá de las necesidades y circunstancias específicas de tu negocio. Es recomendable realizar una investigación exhaustiva, solicitar demostraciones o pruebas, y evaluar los costos y beneficios a corto y largo plazo antes de tomar una decisión final. No hay una opción única que se ajuste a todos los casos, así que asegúrate de tomar una decisión informada y alineada con los objetivos de tu negocio.
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