Controlar lotes y caducidades significa asignar un identificador y una fecha de vencimiento a cada grupo de productos que recibes, para saber exactamente qué tienes, cuándo llegó y cuándo caduca. Esto te permite vender siempre lo más antiguo primero y evitar pérdidas por producto vencido.
Si eres dueño de una farmacia, tienda de abarrotes, distribuidora o cualquier negocio donde manejas productos perecederos, esta es una de las prácticas más importantes que puedes implementar.
Según la ENVE 2024 del INEGI, la inseguridad le costó al sector empresarial de México $124,300 millones de pesos en 2023 — y una parte importante de esas pérdidas viene de mermas internas como el robo hormiga y la caducidad de inventario no controlado. Un buen sistema de lotes es tu herramienta para reducir esas pérdidas.
¿Para qué sirve controlar lotes y caducidades?
Implementar un control de lotes y caducidades en tu negocio tiene beneficios que van mucho más allá de simplemente evitar perder dinero en productos vencidos:
- Evitas pérdidas económicas importantes por producto vencido
- Cumples con las regulaciones sanitarias y legales (especialmente en farmacias y alimentos)
- Mejoras la rotación de inventario aplicando el método PEPS (Primeras Entradas, Primeras Salidas)
- Ganas confianza del cliente sabiendo que siempre vende productos frescos
- Reduces el tiempo que el personal gasta buscando productos vencidos manualmente
¿Cómo controlar lotes y caducidades paso a paso?
El control de lotes no es complicado, pero sí requiere método y disciplina. Aquí te dejo los pasos que funcionan mejor:
Paso 1: Asigna un número de lote a cada entrada de mercancía
Cada vez que recibas un envío de productos, asígnale un identificador único. Puede ser tan simple como usar la fecha (YYYYMMDD) o un número secuencial. Lo importante es que tu equipo pueda rastrear exactamente cuándo y de dónde vino cada producto.
Paso 2: Registra la fecha de caducidad
En el mismo momento en que recibas la mercancía, escribe (o escanea con el lector de códigos de barra) la fecha de vencimiento. No lo dejes para después. Si usas un sistema digital como Pulpos, esto es automático y se sincroniza con todo tu inventario.
Paso 3: Organiza tu almacén con PEPS
PEPS significa Primeras Entradas, Primeras Salidas. En la práctica, esto significa que los productos más antiguos deben estar al frente o en los lugares más accesibles, y los más nuevos atrás. Así, cuando tu equipo agarra un producto para vender, naturalmente está tomando el más antiguo primero.
Paso 4: Configura alertas de caducidad próxima
Si usas un sistema digital, establece alertas para cuando los productos estén a 30, 15 y 7 días de vencer. Esto te da tiempo para tomar decisiones: hacer promociones, devolver al proveedor, o redistribuir a otras sucursales.
Paso 5: Revisa el inventario periódicamente
Una vez a la semana es ideal para la mayoría de negocios de alimentos. Para farmacias, hazlo cada tercer día. La revisión física es importante: a veces el sistema dice una cosa, pero la realidad en el almacén es otra.
Paso 6: Actúa sobre productos próximos a vencer
Cuando identifiques productos que están próximos a caducar, tienes varias opciones: hacer una promoción especial de descuento, devolverlos al proveedor (si es posible), regalarlos a organizaciones benéficas, o en el peor caso, darlos de baja. Lo importante es NO venderlos después de la fecha de vencimiento.
En Pulpos, la función de Lotes y Control de Caducidades está disponible desde el Plan Esencial, así que puedes empezar a implementar esto sin necesidad de actualizarte a un plan premium.
¿Qué negocios necesitan control de lotes y caducidades?
Aunque la necesidad es especialmente crítica en algunos sectores, la realidad es que cualquier negocio que maneje productos puede beneficiarse de esto. Aquí están los más sensibles:
- FARMACIAS: Regulaciones sanitarias, medicamentos caducados pueden ser peligrosos
- TIENDAS DE ABARROTES: Alto volumen de productos perecederos, pérdidas pueden ser muy grandes
- RESTAURANTES Y NEGOCIOS DE ALIMENTOS: Salud pública, reputación del negocio depende de la calidad del producto
- TIENDAS NATURISTAS: Suplementos y productos naturales tienen caducidades variables
- FERRETERÍAS: Pinturas, selladores y químicos se degradan con el tiempo
- PAPELERÍAS: Tintas y consumibles pueden secarse o volverse inútiles
¿Qué método de rotación de inventario usar?
Existen tres métodos principales para valorizar y rotar tu inventario. Aquí está el resumen:
PEPS (Primeras Entradas, Primeras Salidas)
Este es el mejor para productos perecederos. Los costos más antiguos se venden primero, reflejando la realidad del movimiento físico. En un contexto de inflación, significa que tus costos de venta son más bajos y tus ganancias reportadas son más altas. Pero más importante: vendes siempre lo más fresco primero.
UEPS (Últimas Entradas, Primeras Salidas)
Menos común en México. En contextos de inflación, esto te reduce el costo de venta reportado pero no tiene sentido para productos perecederos. No lo recomendamos para ti.
Precio Promedio Ponderado
Un punto medio entre PEPS y UEPS. Funciona bien para productos que se pueden mezclar (como granos o líquidos), pero es más complicado de administrar. Para la mayoría de negocios, PEPS es superior.
¿Cómo elegir un sistema para controlar lotes y caducidades?
Si controlas todo a mano (en cuadernos o Excel), pronto verás que es insostenible. Un buen sistema debe tener estas características:
- Asignar lotes automáticamente al recibir mercancía
- Registrar y alertar sobre fechas de caducidad
- Integración con tu punto de venta para que las ventas respeten el orden PEPS
- Reportes de productos próximos a vencer
- Facilidad de uso para todo tu equipo, sin requiere capacitación complicada
- Disponibilidad en celular (para revisar el almacén sobre la marcha)
Pulpos incluye todo esto en su sistema de inventario desde el Plan Esencial ($19 MXN/mes). Con esta plataforma, tus lotes se registran automáticamente al recibir mercancía, tus alertas de caducidad funcionan 24/7, y tu equipo tiene acceso desde cualquier dispositivo.
Preguntas frecuentes sobre lotes y caducidades
¿Qué pasa si se me vence un producto y no me doy cuenta?
Es un error. Venderlo es ilegal y puede exponer a tu cliente a riesgos de salud. Lo mejor es tener un proceso de revisión disciplinado (semanal mínimo) para identificar estos productos antes de que lleguen al mostrador. Un sistema con alertas automáticas reduce mucho esta posibilidad.
¿Los lotes son obligatorios por ley?
En farmacias, alimentos, y bebidas: sí, es obligatorio. Para otros productos depende de las regulaciones locales y tipo de producto. Lo seguro es implementarlo de todas formas — te protege y mejora tu operación.
¿Puedo usar PEPS si tengo un almacén desordenado?
Técnicamente sí, pero es mucho más difícil. Lo ideal es que tu almacén esté organizado por zona: productos más antiguos al frente, más nuevos atrás. Si tu almacén es muy pequeño o está apretado, un sistema digital (como Pulpos) te ayuda a rastrear sin importar el desorden físico.
¿Debo mantener un registro de los productos que vencieron?
Sí, especialmente en farmacias y alimentos. Mantén un registro de qué productos vencieron, cuándo, y cuántos. Esto te ayuda a identificar patrones: si siempre cierto proveedor te vende productos que se vencen, quizás es tiempo de cambiar de proveedor.
¿Los lotes son iguales al número de serie?
No. Un lote es un grupo de productos que entran juntos y comparten características (fecha de fabricación, proveedor). Un número de serie es único para cada unidad individual. Para tu control de inventario, el lote es lo más importante.
Próximos pasos
Si tu negocio maneja productos perecederos o con fechas de caducidad, implementar un sistema de control de lotes no es una opción — es una necesidad. Comienza hoy:
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