Cómo administrar el inventario y las caducidades de una farmacia con varias sucursales

Respuesta directa: Para administrar el inventario y las caducidades de una farmacia con varias sucursales necesitas un sistema que centralice el catálogo de productos con lotes y fechas de vencimiento, genere reportes de caducidades por sucursal, registre traspasos con trazabilidad del lote y controle los permisos de cada empleado. Pulpos integra todo eso desde el día uno. Actualizado junio 2026.

Si tienes dos farmacias o más, ya sabes que el inventario deja de ser un problema individual y se convierte en un problema de coordinación. Lo que no puedes ver desde la segunda sucursal, te va a costar. Y en una farmacia, eso tiene nombre: merma por caducidad, faltantes de medicamentos controlados y ventas perdidas por producto vencido que nadie detectó a tiempo.

Este artículo explica qué necesitas controlar, cómo funciona el flujo real entre sucursales y qué configurar en tu sistema para que nada quede fuera del radar. Si quieres ver cómo Pulpos resuelve esto específicamente para farmacias, empieza por la página de Pulpos para farmacias.

Tabla de contenidos

¿Por qué administrar el inventario de una farmacia con varias sucursales es diferente a otros giros?

¿Qué es el control de lotes y caducidades y por qué es obligatorio en una farmacia mexicana?

¿Qué debe centralizar un sistema cuando tienes varias farmacias?

¿Cómo puedes ver el inventario y las caducidades de todas tus sucursales desde un solo lugar?

¿Cómo hacer un traspaso de medicamentos entre sucursales sin perder la trazabilidad del lote?

¿Cómo gestionar las caducidades cuando cada sucursal tiene lotes diferentes del mismo medicamento?

¿Cómo configurar permisos por sucursal para los empleados de tu farmacia?

¿Qué sistema necesita una farmacia con varias sucursales en México?

¿Por qué administrar el inventario de una farmacia con varias sucursales es diferente a otros giros?

Una farmacia multi-sucursal tiene dos capas de complejidad que la mayoría de los negocios no enfrenta al mismo tiempo: la regulatoria y la operativa.

En la capa regulatoria, los medicamentos están sujetos a control de lotes y caducidades conforme a la NOM-072-SSA1 y los lineamientos del Acuerdo 2010 de COFEPRIS. Eso significa que no puedes vender un medicamento sin saber de qué lote viene, y que debes poder rastrear ese lote si hay una alerta sanitaria.

En la capa operativa, el problema se multiplica con cada sucursal que agregas. Jorge Méndez tiene dos farmacias en Guadalajara y lleva siete años operando. En su primer inventario físico con el sistema detectó un faltante de $8,000 en medicamentos controlados que no había podido rastrear antes. No porque los hubieran robado, sino porque un encargado había registrado salidas en un cuaderno que nadie cruzaba contra el sistema.

Con una sola sucursal, el dueño suele estar físicamente presente y puede ver lo que pasa. Con dos o más, depende de lo que le reportan. Y eso, sin un sistema central, es una apuesta.

Dato: Según datos de la industria minorista en LATAM, la merma puede representar hasta el 15% del valor del inventario en negocios que no tienen control automatizado. En farmacias, buena parte de esa merma viene de producto vencido que no se detectó a tiempo. (Fuente: ANTAD / Retailers MX)

¿Qué es el control de lotes y caducidades y por qué es obligatorio en una farmacia mexicana?

El control de lotes consiste en asignar un identificador único (número de lote) y una fecha de caducidad a cada grupo de unidades que recibes del proveedor. Cuando vendes, el sistema descuenta del lote correcto — preferentemente el más antiguo primero, siguiendo la lógica PEPS (Primeras Entradas, Primeras Salidas).

Para una farmacia en México, esto no es opcional. Los medicamentos de prescripción, los antibióticos y los controlados requieren que puedas identificar de qué lote provino cada venta. Si COFEPRIS emite una alerta sanitaria sobre un lote específico, tienes que poder decir con exactitud si ese lote está en tu inventario, en qué sucursal y cuántas unidades quedan.

En la práctica, muchas farmacias independientes registran esto en hojas de cálculo o cuadernos. Eso funciona con una sucursal pequeña. Cuando tienes dos o más puntos de venta con entradas independientes de proveedores, los lotes se mezclan y la trazabilidad se pierde.

Para profundizar en cómo funciona este control en un sistema digital, lee esta guía sobre control de lotes y caducidades en el inventario.

¿Qué debe centralizar un sistema cuando tienes varias farmacias?

Un sistema de inventario para farmacia con varias sucursales tiene que resolver cuatro cosas al mismo tiempo:

Catálogo único con lotes por sucursal: el mismo medicamento puede tener lotes distintos en cada punto de venta. El sistema debe distinguirlos sin confundirlos.

Reportes de caducidades por sucursal: necesitas saber qué producto está próximo a vencer en cada ubicación, no solo en el total.

Traspasos con trazabilidad: cuando mueves mercancía entre sucursales, el lote tiene que viajar con el producto — de lo contrario, la trazabilidad se corta en el momento del movimiento.

Permisos diferenciados por rol y sucursal: el encargado de la sucursal 2 no debería poder ver ni modificar el inventario de la sucursal 1, y nadie más que el administrador debería poder hacer ajustes de inventario.

El quinto elemento — la facturación CFDI con número de lote incluido — es crítico para medicamentos controlados. Cuando el cliente necesita su factura y el medicamento es de prescripción, el número de lote puede aparecer en el CFDI si el sistema lo permite.

Tip Pulpos: En Pulpos puedes activar la opción de incluir el número de lote en las facturas CFDI directamente desde la configuración del producto. Eso te ayuda a documentar la trazabilidad en la misma factura que entregas al cliente. Consulta cómo activar esta opción en el Centro de Ayuda.

¿Cómo puedes ver el inventario y las caducidades de todas tus sucursales desde un solo lugar?

Un sistema multi-sucursal te permite consultar el inventario de cada punto de venta desde la misma sesión, sin tener que cambiar de cuenta ni llamar a los encargados. El panel de inventario muestra las existencias por sucursal, los lotes activos y las fechas de vencimiento próximas.

Para las caducidades, el sistema genera un reporte por sucursal donde puedes filtrar por fecha de vencimiento y ver qué productos están en riesgo en cada ubicación. Eso te permite actuar: mover producto a la sucursal con más rotación, hacer una promoción o retirar el lote antes de que venza.

Roberto Garza, dueño de una cadena de tiendas que documentó su proceso en el podcast El Mostrador, lo describe así:

«Con una tienda, yo sabía todo lo que pasaba porque estaba ahí. Con dos, empecé a depender de lo que me contaban mis encargados. Y eso no siempre era suficiente.»
— Roberto Garza, El Mostrador EP3

El cambio que describe Garza — pasar de depender de reportes verbales a ver el inventario directamente — es exactamente lo que resuelve tener un sistema centralizado. No importa si estás en la sucursal o revisando desde el teléfono.

El Mostrador EP3 — Cómo gestionar varias sucursales desde un solo sistema

¿Cómo hacer un traspaso de medicamentos entre sucursales sin perder la trazabilidad del lote?

Mover medicamentos entre sucursales es uno de los momentos donde la trazabilidad se pierde con más frecuencia. Si el traspaso se registra como un simple movimiento de unidades sin identificar el lote, el sistema de la sucursal destino recibe unidades «sin historia». No sabe de qué lote vinieron ni cuándo caducan.

En Pulpos, cuando haces un traspaso entre sucursales, el número de lote es visible en el momento de registrar la salida. Puedes seleccionar y enviar múltiples lotes identificados en el mismo traspaso. La sucursal destino recibe el producto con el lote asignado, y la trazabilidad no se interrumpe.

Esto resuelve un problema real: cuando la sucursal 1 envía 50 cajas de un antibiótico a la sucursal 2, ambas sucursales saben exactamente de qué lote provienen esas unidades. Si ese lote aparece en una alerta sanitaria dos semanas después, puedes localizarlo en segundos.

«El sistema sabe que salió de un punto pero todavía no llegó al otro. No aparece en ningún inventario disponible, pero tampoco se pierde — está ahí, en camino.»
— Roberto Garza, El Mostrador EP4

El Mostrador EP4 — Traspasos entre sucursales con trazabilidad completa

Para configurar traspasos en tu cuenta, consulta la guía paso a paso en el Centro de Ayuda.

¿Cómo gestionar las caducidades cuando cada sucursal tiene lotes diferentes del mismo medicamento?

Este escenario es más común de lo que parece: la sucursal 1 recibió un lote de paracetamol que caduca en marzo, y la sucursal 2 recibió otro lote del mismo producto que caduca en agosto. Si el sistema los trata igual, la sucursal 1 puede estar vendiendo sin priorizar el lote más próximo a vencer.

El control correcto implica:

Configurar el producto con lotes y caducidades activados desde el catálogo central.

Registrar cada entrada de proveedor con el número de lote y la fecha de vencimiento específica de ese lote.

Aplicar PEPS por sucursal, de modo que cada punto de venta venda siempre el lote más antiguo primero.

Revisar el reporte de caducidades por sucursal con la frecuencia adecuada — semanal para productos de alta rotación, quincenal para los demás.

Cuando la sucursal 1 tiene un lote próximo a vencer con muchas unidades y la sucursal 2 tiene alta rotación del mismo producto, la decisión lógica es hacer un traspaso. Con trazabilidad completa, ese movimiento no rompe la cadena.

Para aprender a configurar productos con lotes y caducidades desde cero, consulta esta guía en el Centro de Ayuda de Pulpos.

¿Cómo configurar permisos por sucursal para los empleados de tu farmacia?

El control de acceso es la capa de seguridad que completa el sistema. Sin permisos diferenciados, cualquier empleado puede ver el inventario de todas las sucursales, hacer ajustes o consultar información que no le corresponde.

La estructura básica para una farmacia con dos sucursales es:

Administrador (dueño): acceso completo a todas las sucursales, reportes consolidados, ajustes de inventario y configuración del sistema.

Encargado de sucursal: acceso al inventario y ventas de su sucursal únicamente. Puede registrar entradas de proveedor pero no puede ver ni modificar la otra sucursal.

Cajero: acceso solo al punto de venta de su sucursal, sin acceso a reportes de inventario ni a otras sucursales.

Roberto Garza lo describe con una frase que resume el problema de no tener esto configurado: «Esa es la diferencia entre el administrador y el resto — y esa línea, antes de tener el sistema configurado bien, no existía.»

Para configurar los permisos de cada usuario en Pulpos, consulta la guía de permisos en el Centro de Ayuda.

¿Qué sistema necesita una farmacia con varias sucursales en México?

Una farmacia multi-sucursal en México necesita un sistema que resuelva cinco cosas en simultáneo: inventario centralizado con lotes y caducidades, traspasos con trazabilidad del lote, reportes de caducidades por sucursal, control de permisos por rol y sucursal, y facturación CFDI con soporte para lotes.

Pulpos cubre todo ese flujo. El catálogo es único y compartido entre todas las sucursales, pero el inventario de cada punto de venta es independiente. Los traspasos mantienen el número de lote desde la salida hasta la entrada. Los reportes de caducidades se generan por sucursal. Y los permisos se configuran por usuario, para que cada empleado vea solo lo que le corresponde.

Para farmacias, Pulpos también incluye el registro de ventas con receta médica directamente desde el punto de venta — lo que te ayuda a cumplir con el Acuerdo 2010 de COFEPRIS para antibióticos y controlados. Consulta cómo configurar productos con receta médica en Pulpos.

Para ver cómo funciona el sistema específicamente para farmacias con varias sucursales y conocer los planes disponibles, visita la página de gestión de inventario para farmacias en Pulpos.

Si quieres comparar Pulpos con otras opciones antes de decidir, este artículo sobre los mejores sistemas POS para farmacia en México analiza las alternativas con criterios específicos del giro.

En resumen

Una farmacia multi-sucursal necesita control de lotes y caducidades por cada punto de venta, no solo en el total.

Los traspasos entre sucursales deben mantener el número de lote para que la trazabilidad no se interrumpa en el movimiento.

Los reportes de caducidades por sucursal te permiten actuar antes de que el producto venza, no después.

Los permisos diferenciados por rol y sucursal evitan accesos no autorizados y errores de inventario difíciles de rastrear.

La facturación CFDI con número de lote cubre la documentación que COFEPRIS puede requerir para medicamentos de prescripción y controlados.

¿Tienes una farmacia con varias sucursales?

Pulpos para farmacias está diseñado para farmacias que necesitan control de lotes, caducidades, traspasos entre sucursales y CFDI en un solo sistema.

Preguntas frecuentes

¿Cómo controlo los lotes y fechas de caducidad en el inventario de una farmacia?

Para controlar lotes y caducidades en una farmacia necesitas activar esta función en el catálogo de productos de tu sistema. Al recibir mercancía, registras el número de lote y la fecha de vencimiento de cada entrada. El sistema aplica PEPS automáticamente para vender siempre el lote más antiguo primero, y genera reportes con los productos próximos a vencer para que puedas actuar antes de que caduquen.

¿Qué sistema me ayuda a cumplir con los requisitos de COFEPRIS en mi farmacia?

Para cumplir con los lineamientos de COFEPRIS (NOM-072-SSA1 y Acuerdo 2010), necesitas un sistema que registre el número de lote de cada medicamento, identifique los productos de prescripción y antibióticos, permita emitir CFDI con el número de lote incluido y lleve registro de las ventas con receta médica. Pulpos incluye todas estas funciones para farmacias en México.

¿Cómo registro la venta de medicamentos controlados en mi sistema de farmacia?

En Pulpos puedes configurar productos que requieren receta médica directamente en el catálogo. Al vender ese producto, el sistema identifica que es de prescripción y permite registrar la información de la receta. Esto aplica para antibióticos bajo el Acuerdo 2010 y para medicamentos controlados que requieren receta especial.

¿Cómo puedo ver las ventas e inventario de todas mis farmacias desde un solo lugar?

Con un sistema multi-sucursal como Pulpos, accedes a todas tus sucursales desde una sola sesión. El panel de inventario muestra las existencias por sucursal, los lotes activos y los reportes de caducidades de cada punto de venta. No necesitas cambiar de cuenta ni llamar a los encargados para saber qué hay en cada tienda.

¿Pulpos funciona sin internet para una farmacia?

Pulpos es un sistema en la nube y requiere conexión a internet para operar. La ventaja es que toda la información de inventario, ventas y lotes se actualiza en tiempo real entre sucursales, lo que elimina inconsistencias que ocurren cuando cada punto trabaja de forma desconectada.

¿Puedo incluir el número de lote en las facturas CFDI de medicamentos?

Sí. En Pulpos puedes activar la opción de incluir el número de lote en las facturas CFDI desde la configuración del producto. Esto es especialmente útil para medicamentos de prescripción y controlados donde la documentación del lote en la factura ayuda a cumplir con los requerimientos de trazabilidad.

Fuentes

INEGI DENUE: 62,538 farmacias en México (2024)

Retailers MX / Zebra Technologies: merma en minoristas LATAM (2023)

COFEPRIS — NOM-072-SSA1 y Acuerdo 2010