Se me acaba el inventario sin darme cuenta: cómo prevenirlo con un POS

Cuando te enteras de que se te acabó un producto en el momento en que un cliente ya lo está pidiendo, ya perdiste esa venta. El problema no es que el inventario se haya agotado, es que nadie te avisó antes de que pasara. La solución no es hacer conteos físicos más seguido: es configurar alertas de stock mínimo en tu sistema punto de venta para que te avise automáticamente cuando un producto está por agotarse. Actualizado en 2026.

¿Por qué te das cuenta de que se acabó el inventario solo cuando un cliente te lo está pidiendo?

El control de inventario sin sistema no ocurre en tiempo real, ocurre cuando ya es demasiado tarde. Si no tienes un sistema POS que descuente automáticamente cada venta, nadie lleva la cuenta de cuántas unidades quedan de cada producto. Las existencias bajan poco a poco y tú no te das cuenta hasta que el producto ya no está.

Don Roberto tiene una ferretería en Monterrey con dos sucursales. Cada semana tenía clientes que llegaban pidiendo tornillería o material de plomería que él creía tener en existencia, pero al ir al almacén ya no había. Sin un sistema que lo avisara, el único momento en que detectaba el faltante era en ese instante frente al cliente. Ya había perdido la venta, y a veces al cliente también.

Este es el dolor exacto: no el agotamiento del producto, sino la sorpresa. La mercancía se fue vendiendo poco a poco, sin que nadie lo registrara en tiempo real ni te alertara cuando quedaban pocas piezas. Llevar el inventario en una libreta o en Excel no lo resuelve, porque nadie actualiza ese registro en cada venta. Para entender más sobre lo que pasa cuando esto se convierte en un problema habitual, revisa qué es un quiebre de stock y qué lo causa.

¿Qué es un stock mínimo y por qué tu negocio necesita uno antes de que se te acabe la mercancía?

El stock mínimo es la cantidad de unidades de un producto por debajo de la cual debes reordenar mercancía. En palabras simples: es el número que le dices a tu sistema para que te avise antes de quedarte sin nada. Cuando el inventario baja hasta ese nivel, el sistema te manda una alerta y tú puedes hacer el pedido a tiempo, sin esperar a que llegue el cliente que te haga ver que ya no tienes.

Calcular el stock mínimo de cada producto no requiere complicaciones. Basta con considerar tres cosas:

Cuántas unidades vendes por semana en promedio (lo ves en el historial de ventas de tu sistema).

Cuántos días tarda tu proveedor en surtirte desde que haces el pedido.

Un margen de seguridad para absorber semanas donde la demanda sube más de lo normal.

Por ejemplo: si vendes 20 unidades de un producto por semana y tu proveedor tarda 5 días en entregarte, tu stock mínimo debería ser al menos 20 unidades. Con ese número configurado en tu sistema, recibirás la alerta cuando queden 20 piezas, justo a tiempo para pedir antes de quedarte en cero.

El historial de rotación de tu sistema POS es la herramienta más útil para hacer este cálculo. Si aún no tienes claro cuáles son las métricas clave para gestionar tu inventario, aquí encontrarás las métricas de inventario que deberías revisar semana a semana.

¿Cómo un sistema POS descuenta el inventario automáticamente cada vez que vendes, sin que tú hagas nada?

Un sistema POS integrado con control de inventario descuenta automáticamente las existencias cada vez que registras una venta. No tienes que ir al almacén a contar ni actualizar ninguna hoja de cálculo: el sistema lo hace solo en el momento de la transacción.

Así funciona el flujo completo:

Tu cajero registra la venta en el sistema y cobra al cliente.

El sistema descuenta esa unidad del inventario en tiempo real.

El contador de existencias se actualiza automáticamente, sin intervención manual.

Cuando las existencias llegan al stock mínimo que configuraste, el sistema muestra la alerta.

Sin este ciclo, cualquier sistema de alertas es inútil porque el inventario registrado no refleja lo que tienes en realidad. Si las ventas no se descuentan automáticamente, los números del sistema y los del almacén no van a coincidir. Si aún manejas el inventario en Excel y estás empezando a ver sus limitaciones, revisa por qué Excel no es suficiente para controlar tu inventario cuando el catálogo crece.

¿Cómo configurar alertas de existencias bajas en Pulpos para que te avise antes de que se acabe un producto?

Pulpos incluye la función de gestión de existencias. Desde ahí puedes ver el stock actual de cada producto en tiempo real y configurar el nivel mínimo de existencias que activa la alerta de reorden.

Para configurar el stock mínimo de un producto en Pulpos:

Entra a tu catálogo de productos en Pulpos.

Selecciona el producto al que quieres ponerle el control de existencias mínimas.

Ingresa la cantidad mínima de unidades a partir de la cual quieres que el sistema marque el producto como «existencias bajas».

Guarda los cambios, el sistema hace el resto.

A partir de ese momento, cada vez que las existencias de ese producto bajen hasta el número que configuraste, Pulpos lo marcará en tu panel de inventario para que veas qué productos están próximos a agotarse. No tienes que ir a revisar producto por producto: el sistema agrupa los que tienen existencias bajas para que los veas de un vistazo.

Además, el reporte de rotación de Pulpos te muestra qué productos se venden más rápido, información que puedes usar para ajustar los niveles mínimos según temporada o cambios en la demanda.

Más de 12,000 comerciantes mexicanos ya usan Pulpos para controlar su inventario sin depender de conteos manuales ni de hojas de cálculo.

Pulpos tiene planes para cada etapa de tu negocio, desde el primero hasta cuando tengas varias sucursales.

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¿Qué pasa cuando tienes varias sucursales y el inventario de una se agota sin que te enteres desde la otra?

El problema se multiplica con cada sucursal que abres. Si el inventario de cada tienda vive en sistemas separados, o en ningún sistema, no hay forma de saber desde la sucursal A que en la sucursal B ya no queda de un producto hasta que alguien te llame o vayas a revisar.

Una persona tenía este problema exacto. Cuando su segunda sucursal abría, perdía rastro de qué había en cada punto. Los empleados tampoco siempre avisaban a tiempo. Los faltantes seguían acumulándose, y se enteraba días después, cuando ya había vendido algo que no tenía o perdido clientes que fueron a otra ferretería.

Con un sistema POS centralizado como Pulpos, el inventario de todas las sucursales vive en la misma plataforma. Puedes ver desde tu celular o tu computadora cuántas existencias hay en cada punto, recibir alertas de existencias bajas por sucursal, y hacer traspasos de mercancía entre tiendas cuando una tiene exceso y otra tiene faltante. Para entender cómo funciona esto en la práctica, revisa cómo gestionar varios almacenes desde un solo sistema.

¿Cuánto dinero pierde un negocio cuando el inventario se agota sin aviso previo? Los números que quizás no sabías

Los faltantes de inventario no son un problema menor. Según el NRF Global Shrink Survey, la merma promedio en retail representa el 1.4% de las ventas netas anuales. Para un negocio que vende $2 millones de pesos al año, eso son $28,000 pesos que desaparecen entre faltantes, productos perdidos y diferencias de inventario que nadie detectó a tiempo.

Además, los quiebres de stock generan una pérdida directa de ventas. Estudios de retail en LATAM estiman que el quiebre de stock puede representar entre el 3% y el 8% de pérdida directa en ventas, porque el cliente que no encuentra el producto que buscaba simplemente se va a otro lado. No espera, no pregunta cuándo llega: compra en la competencia.

Y el costo no es solo el de la venta perdida. Está también el costo de la relación: un cliente que tuvo que irse sin lo que buscaba no siempre regresa. En negocios donde la clientela es local y conocida, como la ferretería de Don Roberto, perder esa confianza tiene un impacto que va más allá de una transacción.

Para ver qué otros datos deberías tener en cuenta para medir la salud de tu inventario, revisa los sistemas de control de inventario para PyMEs en México que más usan los comerciantes con operaciones similares a la tuya.

¿Cuándo es suficiente con alertas de inventario y cuándo necesitas un control de stock más completo?

Las alertas de stock mínimo resuelven el problema principal: que te agarren desprevenido. Para la mayoría de los negocios con inventario físico (una tienda de abarrotes, una ferretería, una boutique) eso es exactamente lo que necesitan para dejar de enterarse de los faltantes cuando ya es tarde.

Pero hay situaciones donde el control de inventario necesita ir más lejos:

Productos con fecha de caducidad (farmacias, abarrotes, alimentos): además de las existencias, necesitas controlar por lote y fecha de vencimiento para vender siempre lo más antiguo primero.

Negocios con más de 2 almacenes o bodegas: el inventario de cada ubicación debe gestionarse por separado pero verse desde un mismo panel.

Catálogos con miles de SKUs: la rotación varía mucho entre productos, y los niveles mínimos deben ajustarse individualmente con base en el historial real de ventas.

Distribución a clientes mayoristas: aquí también entran en juego los pedidos de compra a proveedores y la trazabilidad de cada movimiento de mercancía.

Pulpos cubre todos estos escenarios. Para negocios que empiezan a ordenar su inventario, Pulpos ya incluye gestión de existencias básica. Para operaciones más complejas con reportes, compras a proveedores y multi-sucursal, Pulpos tiene todo lo que necesitas.

Preguntas frecuentes sobre alertas de stock mínimo e inventario en tiempo real

¿Cómo se llama la función de alerta de inventario bajo en Pulpos?

En Pulpos, la función se llama gestión de existencias. Desde el catálogo de productos puedes configurar el nivel mínimo de existencias de cada artículo. Cuando el inventario de un producto baja hasta ese número, Pulpos lo marca en el panel de inventario para que sepas que es momento de reordenar.

¿En qué plan de Pulpos está disponible el control de existencias y las alertas de stock mínimo?

La gestión de existencias está incluida en los planes de Pulpos. Los reportes de ventas e inventario que te permiten analizar la rotación de tus productos están disponibles. Puedes probar Pulpos gratis 14 días sin tarjeta de crédito.

¿Puedo ver el inventario de todas mis sucursales en tiempo real desde un solo lugar con Pulpos?

Sí. Pulpos centraliza el inventario de todas tus sucursales en una sola cuenta. Puedes ver las existencias de cada tienda en tiempo real desde tu computadora o celular, recibir alertas de stock bajo por sucursal, y registrar traspasos de mercancía entre puntos de venta.

¿Qué diferencia hay entre stock mínimo y stock de seguridad?

El stock mínimo es el nivel de existencias en el que debes hacer el pedido de reposición, el punto en que el sistema te avisa. El stock de seguridad es un colchón adicional de unidades que guardas para absorber variaciones inesperadas en la demanda o retrasos del proveedor, sin quedarte en cero. En la práctica, el stock mínimo ya puede incluir ese colchón si lo calculas bien: sumando las unidades que necesitas cubrir durante el tiempo de entrega de tu proveedor, más un margen extra para semanas de alta demanda.

¿Cada cuánto debo hacer inventario físico si uso un sistema POS con control de existencias?

Con un sistema POS que descuenta cada venta automáticamente, tu inventario está actualizado en tiempo real. Aun así, se recomienda hacer un inventario físico de verificación al menos una vez al mes, no para contar todo desde cero, sino para comparar lo que registra el sistema contra lo que hay físicamente en el almacén. Esto te ayuda a detectar merma, errores de registro o diferencias que el sistema no puede detectar por sí solo (robos, productos dañados, errores de captura).

¿Quieres dejar de enterarte de los faltantes cuando ya tienes al cliente enfrente? Prueba Pulpos gratis 14 días, sin tarjeta de crédito. Configura tus stock mínimos desde el primer día y empieza a recibir alertas antes de que se te acabe la mercancía.

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