Cómo conectar tus almacenes con tu punto de venta

Para conectar tu almacén con el punto de venta necesitas un sistema que trate cada bodega o sucursal como una ubicación separada dentro del mismo software. Cuando eso está configurado, cada venta descuenta automáticamente el stock del almacén correcto, y cada traspaso queda registrado sin necesidad de WhatsApp ni cuadernos. Actualizado en mayo de 2026.

Don Roberto tiene una ferretería en Monterrey con dos sucursales y una bodega central. La mercancía vive en la bodega, pero cada vez que una sucursal necesita reponer producto, el traspaso lo coordinan por WhatsApp con el almacenista. El resultado: el inventario del sistema no cuadra con lo que hay físicamente, los faltantes aparecen cuando el cliente ya está en el mostrador, y nadie sabe exactamente cuánto hay en cada punto sin ir físicamente a revisar. Según estimaciones de la industria, el 43% de las PyMEs en LATAM manejan su inventario de forma manual — y los errores que genera ese método cuestan entre 1% y 5% del valor del stock al año.

¿Por qué el inventario de tu almacén no cuadra con lo que vende el mostrador?

El inventario de un almacén no cuadra con el mostrador porque el sistema de punto de venta solo descuenta stock del lugar donde se registra la venta — no del almacén donde físicamente está la mercancía. Si tu bodega y tu sucursal son ubicaciones distintas sin conexión en el sistema, el movimiento de mercancía queda invisible.

Cuando Don Roberto vende una llave ajustable en la sucursal norte, el sistema descuenta del inventario de esa sucursal. Pero si esa llave llegó de la bodega central hace tres días y nadie registró el traspaso, el inventario de la bodega sigue mostrando esa llave como disponible. Dos entradas fantasma, cero control real.

El problema no es la bodega. Es que el almacén y el punto de venta operan como dos mundos separados: uno anota las entradas en papel, el otro registra las ventas en el sistema. La solución es unirlos en el mismo software.

La merma promedio en retail es del 1.4% de las ventas netas, según el NRF Global Shrink Survey. En negocios sin control de almacén conectado al POS, esa cifra puede llegar al 5% por descuadres no detectados a tiempo.

¿Qué significa realmente «conectar» un almacén con el punto de venta de tu negocio?

Conectar un almacén con el punto de venta significa que ambos son ubicaciones dentro del mismo sistema: el almacén tiene su propio stock, sus propias entradas y salidas, y cualquier movimiento entre él y la sucursal se registra como un traspaso controlado. No hay dos sistemas separados — hay uno solo con varias ubicaciones.

En la práctica, esto cambia tres cosas:

El stock del almacén es visible en tiempo real desde cualquier pantalla, sin ir físicamente a contarlo.

Cada movimiento queda registrado: entradas de proveedor al almacén, traspasos al mostrador, salidas por venta. Nada desaparece en el camino.

Los reportes muestran la realidad por ubicación: cuánto hay en la bodega, cuánto en la sucursal norte, cuánto en la sur — todo separado y todo sumando al total correcto.

Para gestionar varios almacenes desde un solo sistema, el requisito es que el software tenga soporte nativo de multi-almacén — no que uses dos hojas de Excel o dos cuentas distintas.

¿Cómo se mueve mercancía del almacén a la sucursal sin perder el control del inventario?

La mercancía se mueve del almacén a la sucursal mediante un traspaso: un movimiento formal dentro del sistema que descuenta el stock del origen (bodega) y lo suma al destino (sucursal), dejando un registro con fecha, cantidad y usuario responsable. Sin ese registro, el movimiento es invisible para el sistema.

El proceso tiene tres pasos básicos:

Crear el traspaso desde el almacén de origen: el almacenista selecciona los productos y las cantidades que va a enviar a la sucursal.

Confirmar la recepción en la sucursal de destino: el encargado del mostrador confirma que la mercancía llegó. En ese momento el sistema actualiza ambas ubicaciones.

El inventario se ajusta automáticamente: la bodega pierde esas unidades, la sucursal las gana. Sin doble registro, sin papel, sin WhatsApp.

Con este flujo, Don Roberto sabe exactamente cuándo salió la mercancía de la bodega, quién la envió, y cuándo llegó a la sucursal. Si hay diferencia entre lo enviado y lo recibido, el sistema lo detecta antes de que el problema crezca.

Para ver el proceso completo paso a paso, revisa cómo hacer traspasos de inventario entre sucursales — incluyendo cómo registrar devoluciones al almacén central.

¿Qué pasa si el traspaso no se confirma en la sucursal?

Si el almacenista envía y la sucursal no confirma la recepción, el traspaso queda en estado pendiente. El stock no se mueve hasta que alguien lo confirme. Eso te protege de registrar mercancía que todavía está en el camino — o que nunca llegó.

¿Cómo saber qué hay en el almacén sin ir físicamente a revisarlo cada vez?

Con un sistema de punto de venta que soporte multi-almacén, puedes ver el stock de cada ubicación desde cualquier pantalla con internet — sin desplazarte físicamente. El inventario de la bodega central se actualiza cada vez que entra mercancía de un proveedor, cada vez que sale un traspaso, y cada vez que hay un ajuste.

Los movimientos que el sistema registra automáticamente incluyen:

Entradas: cuando llega una compra del proveedor al almacén, el stock sube en esa ubicación.

Salidas por traspaso: cuando sale mercancía hacia una sucursal, el stock baja en el almacén y sube en la sucursal.

Ventas: cuando se vende algo en el mostrador, el stock baja en esa sucursal — no en el almacén.

Ajustes de inventario: si hay diferencias detectadas en un conteo físico, el sistema permite registrar el ajuste con nota de motivo.

El resultado: Don Roberto puede abrir su sistema desde su celular antes de llegar a la ferretería, ver cuántas unidades de tubo galvanizado hay en la bodega y cuántas tiene cada sucursal, y decidir si necesita pedir más o simplemente mover lo que ya tiene. Sin llamadas, sin ir a contar.

Si quieres ver cómo funciona la organización del inventario entre varios puntos, consulta esta guía sobre cómo organizar el inventario entre sucursales.

¿Quién puede registrar movimientos en el almacén? Permisos por rol en el sistema POS

Los permisos por rol en un sistema POS te permiten definir qué puede hacer cada persona en cada ubicación: el almacenista puede registrar entradas y traspasos, pero no ver los reportes financieros ni modificar precios. El encargado del mostrador puede vender y confirmar traspasos, pero no crear movimientos de bodega desde cero.

Esto resuelve un problema real que tiene Don Roberto: sus empleados de mostrador a veces modifican el inventario directamente para «cuadrarlo» sin que él se entere. Con permisos bien configurados, cada quien solo tiene acceso a lo que le corresponde.

Los roles más comunes en un negocio con almacén separado:

Almacenista: registra entradas de proveedores, crea traspasos salientes, confirma devoluciones al almacén.

Vendedor de mostrador: procesa ventas, confirma recepción de traspasos entrantes, no puede modificar el stock del almacén.

Encargado de sucursal: acceso a reportes de su sucursal, puede crear traspasos solicitados al almacén.

Dueño / administrador: acceso total: todos los almacenes, todos los reportes, todos los movimientos.

Para ver cómo configurar cada rol paso a paso, consulta la guía sobre cómo configurar permisos de empleados en tu punto de venta.

¿Cómo conecta Don Roberto su bodega central y sus sucursales desde Pulpos?

Pulpos es el sistema de punto de venta en la nube que permite a comerciantes como Don Roberto controlar almacenes, sucursales y traspasos desde una sola cuenta, sin instalar nada y con cada movimiento registrado en tiempo real. Más de 12,000 comerciantes mexicanos ya lo usan para resolver exactamente este tipo de operación.

Así funciona en la práctica para un negocio como el de Don Roberto:

Configurar los almacenes: Don Roberto crea en Pulpos la «Bodega Central» como una ubicación separada de cada sucursal. Cada una tiene su propio inventario dentro del sistema.

Registrar la mercancía que llega: cuando llega el pedido del proveedor a la bodega, el almacenista lo registra como una entrada en Pulpos. El stock de la Bodega Central sube en ese momento.

Crear un traspaso: cuando la sucursal norte necesita 20 unidades de llave ajustable, el almacenista crea el traspaso en Pulpos — selecciona el producto, la cantidad, el destino. El stock de la bodega baja inmediatamente al crearlo.

Confirmar en destino: el encargado de la sucursal norte recibe el aviso en Pulpos, cuenta la mercancía física y confirma la recepción. El stock de esa sucursal sube en ese momento.

Ver en tiempo real: Don Roberto abre Pulpos desde su celular y ve el stock de cada ubicación actualizado, con el historial de quién hizo qué movimiento y cuándo.

El resultado es que Don Roberto ya no depende de que el almacenista le mande foto del Excel por WhatsApp. Todo está en un solo lugar, con un solo login, desde cualquier dispositivo.

Para el contexto más amplio de cómo Pulpos maneja múltiples sucursales y perfiles de usuario, revisa la comparativa de el mejor sistema POS con multisucursal y roles de usuario.

¿Qué plan de Pulpos incluye almacenes y traspasos para tu negocio en México?

Las funcionalidades de traspasos y multi-almacén en Pulpos están disponibles desde el Plan Avanzado. El Plan Pro incluye almacenes ilimitados para negocios con más de una bodega. Todos los precios son + IVA y aplica 25% de descuento con pago anual.

Plan | Precio mensual | Almacenes | Traspasos | Permisos avanzados | Multisucursal
Inicial | $16 + IVA | 1 | No | No | No
Esencial | $319 + IVA | 1 | No | No | No
Avanzado | $519 + IVA | 1 | Sí | Sí | Sí (hasta 2 sucursales adicionales a $259 + IVA/mes c/u)
Pro | $689 + IVA | Ilimitados | Sí | Sí | Sí (sucursales ilimitadas a $344 + IVA/mes c/u)

Para un negocio como el de Don Roberto — bodega central más dos sucursales — el Plan Pro desde $689 MXN/mes + IVA es el que le da almacenes ilimitados y todas las funciones de control. Con pago anual, el precio baja aproximadamente a $517 MXN/mes.

¿Qué incluye el Plan Avanzado vs. Pro en este tema? El Avanzado te da traspasos y permisos desde $519/mes, pero con un solo almacén en el sistema (puedes tener varias sucursales, pero como un mismo almacén compartido). El Pro te da almacenes ilimitados — cada bodega, cada sucursal, con su propio inventario separado.

Los sistemas legacy como SICAR o Eleventa resuelven el inventario en instalación local: el software vive en una computadora y no tiene acceso en nube ni multi-almacén real. Cuando el negocio crece a dos bodegas o tres sucursales, la coordinación se vuelve manual porque el sistema no fue diseñado para eso. Pulpos funciona en la nube desde cualquier dispositivo con internet — sin instalar nada, sin técnico para actualizar.

FAQ: Preguntas frecuentes sobre almacenes y punto de venta

¿Qué es un almacén en un sistema de punto de venta?

Un almacén en un sistema POS es una ubicación de inventario separada dentro del mismo software. Puede ser una bodega física, un cuarto de stock, una sucursal o cualquier punto donde guardas mercancía. Cada almacén tiene su propio stock y sus propios movimientos registrados.

¿Cuántos almacenes permite Pulpos?

El Plan Pro de Pulpos incluye almacenes ilimitados desde $689 MXN/mes + IVA. El Plan Avanzado desde $519 MXN/mes incluye 1 almacén con soporte para traspasos. Los planes Inicial y Esencial no incluyen traspasos ni multi-almacén.

¿Cómo se hace un traspaso de inventario en Pulpos?

En Pulpos, un traspaso se crea desde el módulo de inventario: seleccionas los productos, las cantidades y el almacén de destino. El sistema descuenta el stock del origen al crear el traspaso y suma al destino cuando el encargado confirma la recepción. Queda un registro con fecha, usuario y estado.

¿Qué diferencia hay entre sucursal y almacén en un sistema POS?

Una sucursal es un punto de venta donde se atiende al cliente y se registran ventas. Un almacén es una ubicación de stock que puede o no tener caja. En Pulpos, puedes tener sucursales con caja y almacenes sin caja (como una bodega central) — cada uno con su propio inventario, todos conectados en el mismo sistema.

¿Puedo sincronizar el inventario de mi bodega con el sistema de ventas si tengo varias sucursales?

Sí, siempre que el sistema POS que uses soporte multi-almacén y traspasos. Con Pulpos, configuras cada bodega y sucursal como ubicaciones dentro del mismo sistema. Los traspasos sincronizan el inventario entre ellas automáticamente cuando se confirman — sin necesidad de actualizar manualmente ni de usar Excel paralelo.

Conecta tu almacén hoy con 14 días gratis

Si tienes una bodega separada del mostrador y el inventario siempre está descuadrado, el problema no es tu almacenista. Es que el sistema no conecta los dos mundos. Con Pulpos puedes configurar tu bodega central, tus sucursales y tus traspasos en una sola cuenta — sin instalar nada, sin técnico, sin papeles.

Prueba Pulpos gratis 14 días — sin tarjeta de crédito, con acceso completo a traspasos, multi-almacén y permisos por rol desde el primer día.