¿Cómo llevar el control de gastos de tu negocio?

El control de gastos es el proceso de registrar, categorizar y analizar cada egreso de tu negocio para saber exactamente en qué se va tu dinero. Con un buen registro de gastos puedes detectar fugas, recortar lo innecesario y proteger tu margen de ganancia mes con mes.

La falta de control financiero es una de las razones principales por las que los negocios fracasan: 52 de cada 100 negocios en México cierran antes de cumplir 2 años (INEGI, EVNM). En este artículo te explicamos para qué sirve el control de gastos, cómo implementarlo paso a paso y qué herramientas te facilitan el proceso.

¿Para qué sirve el control de gastos en un negocio?

Registrar tus gastos no es solo llevar cuentas: es la base para tomar decisiones inteligentes sobre tu negocio. Estos son los beneficios directos:

Identificas fugas de dinero: descubres pagos recurrentes innecesarios, gastos hormiga o compras duplicadas que erosionan tu margen.

Previenes problemas de flujo de caja: cuando sabes cuánto gastas cada semana, puedes anticipar si tendrás efectivo suficiente para pagar a proveedores y nómina.

Mejoras tu rentabilidad: al comparar ingresos vs. egresos por categoría, puedes priorizar los gastos que generan retorno y recortar los que no.

Cumples con tus obligaciones fiscales: un registro ordenado de gastos facilita la deducción fiscal y la conciliación con tus CFDI.

Tomas decisiones con datos: dejas de adivinar y empiezas a decidir cuánto invertir, cuánto ahorrar y cuándo crecer.

Ejemplo: Don Roberto tiene una ferretería con tres empleados. Durante meses notaba que al final de la quincena le faltaba efectivo, pero no entendía por qué. Cuando empezó a registrar cada gasto en su sistema, descubrió que pagaba tres servicios de mensajería diferentes — consolidó todo en uno solo y ahorró $2,800 pesos al mes.

¿Cómo llevar el control de gastos paso a paso?

No necesitas ser contador para controlar tus egresos. Sigue estos cuatro pasos:

Registra cada gasto al momento: no dejes para después. Cada pago a proveedor, servicio, renta, nómina o gasto menor debe quedar registrado con fecha, monto y categoría.

Clasifica por categorías: divide tus gastos en fijos (renta, servicios, nómina) y variables (mercancía, publicidad, mantenimiento). Así identificas qué puedes negociar y qué puedes recortar.

Revisa cada semana: dedica 15 minutos cada lunes a comparar lo que gastaste vs. lo que presupuestaste. Detecta desviaciones antes de que se acumulen.

Genera reportes mensuales: compara los egresos de este mes con el anterior. Busca tendencias: ¿están subiendo los costos de envío? ¿Bajó el gasto en publicidad pero también las ventas?

Si usas un sistema de punto de venta en la nube como Pulpos, el registro de gastos se integra directamente con tus ventas e inventario — todo en un solo lugar, sin capturas manuales.

¿Qué tipos de gastos tiene un negocio?

Conocer las categorías te ayuda a ordenar tu registro y detectar oportunidades de ahorro:

Tipo de gasto | Ejemplos | ¿Cómo optimizarlo?
Fijos | Renta, servicios (luz, internet), nómina, seguros. | Negociar contratos anuales, consolidar servicios.
Variables | Compras de mercancía, publicidad, envíos, mantenimiento. | Comparar proveedores, ajustar volumen de compra.
Operativos | Papelería, limpieza, comisiones bancarias, gasolina. | Registrar cada gasto menor — son los que más se escapan.
De inversión | Equipo nuevo, remodelación, software, capacitación. | Evaluar ROI antes de gastar, priorizar lo que genera ingresos.

¿Cuánto cuesta llevar el control de gastos?

Depende de la herramienta que uses:

Método | Costo mensual | Ventajas | Limitaciones
Libreta o papel | $0 | Sin costo. | Sin reportes, fácil perder datos, no se sincroniza.
Excel / Google Sheets | $0 | Flexible, fórmulas básicas. | 100% manual, sin conexión con ventas ni inventario.
Software especializado | Desde $449 MXN/mes | Automático, reportes, integrado con POS e inventario. | Requiere Plan Avanzado o superior.

Con Pulpos, el módulo de Gastos está disponible desde el Plan Avanzado ($449 MXN/mes), que además incluye punto de venta, inventario, cotizaciones, traspasos y soporte premium. Si tu negocio está empezando, el Plan Inicial ($19 MXN/mes) te permite vender y facturar mientras creces.

¿Cómo elegir el mejor sistema para controlar tus gastos?

Antes de contratar un software, verifica que cumpla estos criterios:

Registro rápido y móvil: que puedas capturar un gasto desde tu celular en el momento, sin esperar a llegar a la computadora.

Categorías personalizables: que puedas crear tus propias categorías de gasto según tu tipo de negocio.

Integración con ventas e inventario: así ves la relación directa entre lo que vendes, lo que compras y lo que gastas.

Reportes descargables: para compartir con tu contador o tomar decisiones de recorte con datos reales.

Funcionamiento en la nube: para acceder desde cualquier lugar sin depender de una sola computadora.

Pulpos cumple todos estos criterios y además se integra con tu punto de venta e inventario — ves ventas, compras y gastos en un solo tablero. También puedes aprovechar la guía de gastos deducibles para optimizar tu carga fiscal.

Preguntas frecuentes sobre control de gastos

¿Cuál es la diferencia entre gasto fijo y gasto variable?

Un gasto fijo es el que pagas siempre, sin importar cuánto vendas (renta, nómina, servicios). Un gasto variable cambia según tu actividad (mercancía, envíos, publicidad). Conocer la proporción te ayuda a calcular tu punto de equilibrio.

¿Con qué frecuencia debo revisar mis gastos?

Lo ideal es registrar cada gasto al momento y hacer una revisión semanal de 15 minutos. Al cierre de cada mes, genera un reporte comparativo para detectar tendencias y desviaciones.

¿Puedo llevar mis gastos en Excel?

Sí, pero tiene limitaciones: todo es manual, no se sincroniza con tus ventas, y es fácil cometer errores al capturar. Un sistema como Pulpos automatiza el registro y lo conecta con tu inventario y facturación.

¿El control de gastos me ayuda a pagar menos impuestos?

Sí, indirectamente. Si registras correctamente todos tus gastos deducibles y los respaldas con CFDI, puedes reducir tu base gravable ante el SAT. Pulpos integra la facturación CFDI 4.0 para que todo quede documentado.

¿Qué hago si no sé cuánto debería gastar?

Empieza registrando todo durante un mes sin intentar optimizar. Al final del mes tendrás una radiografía real de tus egresos. A partir de ahí, establece presupuestos por categoría y compara cada semana.

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