Merma en Inventario: Qué Es y Cómo Reducirla

La merma en inventario es toda la mercancía que desaparece de tu bodega sin que hayas registrado una venta: productos vencidos, robo hormiga, errores de registro, daños en almacén. Si no la mides, no puedes controlarla, y cada peso de merma es dinero que pierdes sin darte cuenta.

El impacto es mayor de lo que parece: según la Encuesta Nacional de Victimización de Empresas del INEGI (ENVE 2024), el costo promedio por empresa en medidas de protección y pérdidas por robo fue de $54,451 pesos en 2023. Y eso solo considera el robo — sin contar caducidades, daños ni errores de registro.

¿Qué es la merma en inventario?

La merma es la diferencia entre el inventario que deberías tener (según tus registros de compras y ventas) y lo que realmente hay en tu bodega. Si compraste 100 productos, vendiste 80 y solo encuentras 15 en stock, tienes 5 unidades de merma.

Existen dos tipos principales:

Merma conocida: mercancía que se dañó, se venció, se devolvió o se dio de baja de forma registrada. Sabes exactamente cuánto perdiste y por qué.

Merma desconocida: mercancía que desaparece sin explicación — robo hormiga de empleados o clientes, errores de registro, diferencias de inventario sin causa clara. Es la más difícil de combatir.

¿Cuáles son las principales causas de merma en una tienda?

Robo hormiga

El robo de pequeñas cantidades por parte de empleados o clientes es la causa más común de merma desconocida en el comercio. A diferencia de un robo grande, el robo hormiga es difícil de detectar porque cada incidente parece insignificante — pero se acumula.

Productos vencidos o dañados

Mercancía que llega a su fecha de caducidad sin venderse, o que se daña en el almacén por mal manejo, temperatura incorrecta o humedad. Es especialmente costosa en alimentos, medicamentos y productos de limpieza.

Errores de registro

Si una venta no se registra correctamente en el sistema — porque se hizo a mano, porque el empleado olvidó cobrar algo, o porque el ticket salió mal — el inventario queda descuadrado aunque no haya robo real.

Diferencias en entrada de mercancía

Recibes una orden de 50 unidades pero el proveedor solo entregó 48 — y nadie verificó. O se registraron al precio incorrecto. Estas discrepancias se acumulan y generan merma invisible en tu sistema.

Merma por proceso

En negocios de alimentos o producción, parte de la mercancía se pierde en el proceso mismo: cortes, residuos, porciones que no se venden. Esta merma es inevitable pero debe medirse y controlarse.

¿Cómo calcular la merma en tu negocio?

La fórmula básica para calcular el porcentaje de merma es:

Fórmula de merma

Merma (%) = (Inventario teórico − Inventario real) ÷ Inventario teórico × 100

Ejemplo: si deberías tener 500 unidades según tus registros pero al contar físicamente solo encuentras 475, tu merma es del 5%. Un negocio saludable busca mantener la merma por debajo del 2–3%.

Para hacer este cálculo necesitas un control de inventario preciso y actualizado — sin eso, no puedes saber qué deberías tener vs qué tienes realmente.

¿Cómo reducir la merma con un sistema digital?

Un sistema de gestión te da visibilidad y control donde antes solo había estimaciones:

1. Registro de inventario en tiempo real

Cada venta descuenta automáticamente del stock. Si vendes 3 tornillos, el sistema registra 3 menos — sin que tengas que anotarlo a mano. Esto elimina la merma por error de registro.

2. Alertas de caducidad y lotes

El sistema te avisa cuando un producto está próximo a vencer — con tiempo suficiente para remarcarlo, devolverlo al proveedor o hacer una promoción para liquidarlo antes de que caduque.

3. Permisos y auditoría por empleado

Cada vendedor solo tiene acceso a lo que necesita. El sistema registra quién hizo qué y cuándo. Si hay un descuadre en la caja o en el inventario, puedes rastrearlo fácilmente.

4. Inventarios físicos con comparación automática

Con el sistema administrativo puedes hacer conteos físicos periódicos y comparar automáticamente contra el inventario teórico. El sistema te muestra exactamente dónde están las diferencias.

5. Control de entradas verificadas

Al recibir mercancía del proveedor, el sistema permite verificar que lo recibido coincide con lo facturado — unidad por unidad, SKU por SKU. Cualquier discrepancia queda registrada.

Ejemplo real: Don Roberto redujo su merma en la ferretería

Don Roberto tiene una ferretería en Monterrey con dos sucursales y 5 empleados. Antes del sistema digital, hacía un inventario físico cada fin de semana — y siempre encontraba diferencias que no podía explicar. Calculaba que perdía entre el 4% y el 6% de su inventario cada mes.

Cuando implementó el control digital, lo primero que descubrió fue que un empleado en la sucursal del centro estaba registrando ventas en efectivo sin pasarlas por el sistema. El descuadre entre las ventas registradas y el efectivo en caja lo delató.

«No hubiera podido detectarlo sin los reportes del sistema», admite Don Roberto. Hoy su merma bajó al 1.8% y hace inventarios en menos de dos horas, comparando contra el conteo digital en tiempo real.

¿Qué porcentaje de merma es aceptable?

Nivel de merma | Interpretación | Acción recomendada
0% – 1% | Excelente — control muy bueno | Mantener y monitorear
1% – 3% | Aceptable para la mayoría de giros | Revisar causas y optimizar
3% – 5% | Preocupante — requiere atención | Auditar inventario, revisar permisos
Más de 5% | Crítico — pérdidas significativas | Intervención urgente y control digital

Preguntas frecuentes sobre merma en inventario

¿La merma es deducible de impuestos?

En México, la merma reconocida y documentada puede ser deducible de impuestos si cumples ciertos requisitos: tener registro contable, evidencia de la causa y, en algunos casos, destrucción ante fedatario público. Consulta con tu contador para el manejo correcto según tu giro.

¿Cómo diferencio merma de robo?

La merma incluye tanto robos como caducidades y daños. Para distinguir el origen, necesitas un sistema que registre entradas y salidas con causa: si una salida no tiene venta ni causa registrada, es candidata a ser robo o error. Con el control digital puedes identificar patrones (días, empleados, productos) que apuntan al origen.

¿Con qué frecuencia debo hacer inventario físico?

Depende de tu giro y volumen. Para la mayoría de las tiendas, un inventario físico mensual es suficiente. Si manejas productos de alta rotación o de alto valor, puede ser semanal. Con un sistema digital, los conteos son más rápidos porque comparas contra el inventario teórico automáticamente.

¿Pulpos me ayuda a controlar la merma?

Sí. Pulpos incluye gestión de lotes y caducidades, alertas de stock bajo, registro de entradas y salidas con causa, y reportes de inventario que te muestran dónde están las diferencias. El plan Avanzado incluye herramientas completas de inventario para reducir tu merma de forma sistemática.

¿Qué es el inventario cíclico?

El inventario cíclico es una técnica donde en lugar de contar todo el inventario de golpe, cuentas una parte diferente cada día o semana. Así siempre tienes el inventario actualizado sin necesidad de cerrar la tienda para hacer un conteo general.

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