¿Cómo configurar permisos de empleados en tu punto de venta?

Los permisos de empleados en un sistema de punto de venta son las reglas que definen qué puede ver y hacer cada usuario dentro del sistema. Configurarlos correctamente protege tu negocio: cada empleado accede solo a las funciones que necesita para trabajar, sin la posibilidad de modificar precios, eliminar ventas o ver información financiera que no le corresponde.

La seguridad en los negocios es un tema crítico: según la ENVE 2024 del INEGI, el 27.2% de las unidades económicas en México fue víctima de algún delito en 2023. Los permisos en tu POS son una primera línea de defensa interna para proteger tu operación.

¿Para qué sirven los permisos de empleados en el POS?

Configurar permisos no es desconfiar de tu equipo: es proteger tu negocio y facilitar el trabajo de cada persona. Estos son los beneficios concretos:

Previenen el robo interno: si un cajero no puede anular ventas ni modificar precios, reduces drásticamente el riesgo de pérdidas por manejo indebido.

Reducen errores operativos: cuando un empleado solo ve las funciones que necesita, es menos probable que haga cambios accidentales en el inventario o los precios.

Facilitan la auditoría: cada acción queda registrada con el nombre del usuario que la realizó. Si algo sale mal, sabes exactamente quién hizo qué.

Mejoran la productividad: una interfaz simplificada — sin opciones que el empleado no necesita — hace que el trabajo en caja sea más rápido.

Protegen tu información financiera: los reportes de ganancias, costos y márgenes solo los ven las personas autorizadas.

Ejemplo: Don Roberto tiene una ferretería con dos cajeros y un almacenista. Los cajeros pueden vender, aplicar descuentos hasta el 10% e imprimir tickets. Pero no pueden ver el costo de los productos, modificar precios ni eliminar ventas. El almacenista puede registrar entradas de mercancía y hacer conteos, pero no tiene acceso a la caja. Don Roberto es el único que puede ver los reportes de ganancias y hacer ajustes de inventario.

¿Cómo configurar roles y permisos paso a paso?

El proceso general en un sistema POS es:

Define los roles de tu negocio: piensa en las funciones que tienes: cajero, almacenista, gerente de sucursal, administrador. Cada rol tiene necesidades diferentes.

Asigna permisos por rol: para cada rol, define qué módulos puede ver (ventas, inventario, reportes, configuración) y qué acciones puede realizar (vender, anular, modificar precios, eliminar productos).

Crea los usuarios: da de alta a cada empleado con su nombre y contraseña. Asígnale el rol correspondiente.

Prueba cada perfil: inicia sesión con cada usuario para verificar que ve solo lo que debe ver y puede hacer solo lo que debe hacer.

En Pulpos, los permisos avanzados están disponibles desde el Plan Avanzado. Si buscas un panorama más amplio de sistemas POS con multisucursal y roles de usuario, revisa nuestra comparativa.

¿Qué permisos debería configurar para cada rol?

Aquí tienes una guía base que puedes adaptar a tu negocio:

Permiso | Cajero | Almacenista | Gerente | Administrador
Realizar ventas | | | |
Anular ventas | | | |
Aplicar descuentos | Hasta 10% | | Hasta 25% | Sin límite
Ver costos y márgenes | | | |
Registrar entradas/salidas | | | |
Ver reportes de ganancias | | | |
Modificar precios | | | |
Configuración del sistema | | | |

¿Cuánto cuesta tener permisos de empleados en el POS?

Plan Pulpos | Usuarios | Permisos | Precio
Plan Inicial | 1 | Básicos (dueño único). | $19 MXN/mes.
Plan Esencial | 2 | Básicos. | $279 MXN/mes.
Plan Avanzado | 3+ | Avanzados por rol . | $449 MXN/mes.
Plan Pro | 4+ | Avanzados + vendedores asignados . | $599 MXN/mes.

Los permisos avanzados por rol están disponibles desde el Plan Avanzado de Pulpos ($449 MXN/mes). Si necesitas asignar vendedores a cada venta para medir comisiones, el Plan Pro lo incluye.

¿Cómo elegir el mejor sistema para manejar permisos de empleados?

Verifica que el sistema cumpla con estos criterios:

Roles personalizables: que puedas crear roles a la medida de tu negocio, no solo opciones predefinidas.

Permisos granulares: que puedas controlar cada acción individualmente: vender, anular, descontar, ver reportes, modificar precios.

Registro de actividad por usuario: que cada operación quede ligada al empleado que la realizó.

Límites de descuento por rol: que puedas definir porcentajes máximos de descuento para cada tipo de usuario.

Acceso desde cualquier dispositivo: que cada empleado pueda iniciar sesión con su usuario desde el dispositivo que use — celular, tablet o computadora.

Pulpos cumple todos estos criterios. Si quieres explorar otras opciones en el mercado, revisa nuestra comparativa de los 5 mejores sistemas POS de México y compara las funcionalidades de permisos. También puedes ver cómo un POS en la nube facilita el manejo de usuarios remotos.

Preguntas frecuentes sobre permisos de empleados

¿Puedo limitar el descuento máximo que puede dar un cajero?

Sí. Con permisos avanzados puedes definir un porcentaje máximo de descuento por rol. Por ejemplo, el cajero puede dar hasta 10% y el gerente hasta 25%. Descuentos mayores requieren autorización del administrador.

¿Qué pasa si un empleado intenta hacer algo que no tiene permiso?

El sistema simplemente no le muestra la opción o le niega el acceso. No hay riesgo de error accidental porque la función ni siquiera aparece en su pantalla.

¿Puedo ver quién hizo cada venta?

Sí. Cada venta, anulación, descuento o movimiento de inventario queda registrado con el nombre del usuario que lo realizó. Esto te permite auditar cualquier operación.

¿Los permisos funcionan igual en todas las sucursales?

Sí. Si configuras un rol de ‘Cajero’ con ciertos permisos, aplica para todos los cajeros en todas las sucursales. Si necesitas permisos diferentes por sucursal, puedes crear roles específicos (ej. Cajero Centro, Cajero Norte).

¿Cuántos usuarios puedo tener?

Depende del plan. Con Pulpos Plan Avanzado tienes 3 usuarios incluidos y puedes adquirir más. Con el Plan Pro tienes 4 incluidos, también escalables.

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