Kardex de inventario: qué es, ejemplos y cómo actualizarlo sin Excel

El kardex de inventario es el registro histórico de todas las entradas y salidas de tus productos: cada compra que llega, cada venta que sale, y el saldo que queda después de cada movimiento. A diferencia del inventario físico —que te dice cuánto tienes hoy—, el kardex te dice cómo llegaste a tener eso: qué entró, qué salió, cuándo y a qué costo. Actualizado en 2026, esta guía explica qué es el kardex, cómo se llena con una tabla de ejemplo real para una ferretería, qué método de valuación conviene según tu tipo de negocio, y por qué el kardex manual en Excel siempre termina desactualizado en negocios con más de un empleado.

¿Qué es el kardex de inventario y en qué se diferencia del inventario físico que haces cada mes?

El kardex de inventario es el historial de movimientos de cada producto en tu negocio. Cada vez que entra mercancía —compra a proveedor, devolución de un cliente, ingreso por producción propia— o sale —venta en mostrador, venta a mayoreo, merma, traspaso a otra sucursal—, ese movimiento queda registrado con fecha, cantidad, costo unitario y saldo resultante.

El inventario físico, en cambio, es un conteo de lo que tienes en un momento específico. Es una fotografía. El kardex es la película completa: la secuencia de cómo llegaste a tener lo que tienes.

Un ejemplo concreto: si hoy tu inventario dice que tienes 84 válvulas de cierre de 1/2″, el kardex de inventario te explica por qué. Llegaron 100 en la primera compra del mes, salieron 42 en ventas y traspasos, y 4 se ajustaron por merma en el conteo físico. Sin el kardex, solo tienes el número final. Con el kardex, tienes el control completo del movimiento de cada pieza.

Los dos se complementan: haces el inventario físico para verificar que el kardex cuadra con la realidad. Si hay diferencia, el kardex te muestra en qué momento se perdió el control.

¿Qué información debe llevar un kardex de inventario bien hecho para que sea útil en tu negocio?

Un kardex de inventario tiene entre 7 y 9 columnas, según si llevas solo unidades (kardex físico) o también el valor económico de cada movimiento (kardex valorado).

Los campos mínimos para un kardex útil son:

Campo | Qué registra
Fecha | Día en que ocurrió el movimiento
Concepto | Tipo de movimiento: compra, venta, devolución, merma, traspaso, ajuste
Referencia | Número de factura, ticket de venta o nota interna
Entradas | Unidades que ingresan al inventario
Salidas | Unidades que salen del inventario
Saldo | Existencias actuales después del movimiento
Costo unitario | Precio de costo por unidad (no precio de venta)
Valor total | Costo unitario × saldo actual — lo que vale ese inventario en este momento

El kardex físico solo lleva las columnas de unidades (entradas, salidas, saldo). Sirve para negocios muy pequeños que solo quieren saber cuánto tienen. El kardex valorado incluye costo unitario y valor total, y es el que realmente permite tomar decisiones: saber cuánto vale tu inventario, calcular el costo de lo que vendiste, y detectar pérdidas reales cuando el kardex no cuadra con el conteo físico.

Para un negocio con varios empleados, dos o más sucursales, o que vende a mayoreo y menudeo, el kardex valorado no es opcional. Es la diferencia entre saber cuánto tienes y saber cuánto vales.

Ejemplo práctico de kardex de inventario para una ferretería: tabla con entradas, salidas y saldo paso a paso

Este es el tipo de ejemplo que el kardex de inventario de una ferretería debe tener: movimientos reales, producto concreto, y cálculo visible.

Producto: Válvula de cierre 1/2″ (referencia VC-12)
Método de valuación: Promedio ponderado
Stock inicial (1 de enero): 0 unidades

Fecha | Concepto | Referencia | Entradas | Salidas | Saldo | Costo unit. | Valor total
03 ene | Compra proveedor Ferro-Norte | F-001 | 100 u | — | 100 u | $28.50 | $2,850.00
08 ene | Venta mostrador | T-0234 | — | 12 u | 88 u | $28.50 | $2,508.00
15 ene | Venta cliente mayoreo | T-0312 | — | 30 u | 58 u | $28.50 | $1,653.00
20 ene | Compra proveedor Ferro-Norte | F-002 | 50 u | — | 108 u | $29.45* | $3,180.60
25 ene | Traspaso sucursal norte | TR-018 | — | 20 u | 88 u | $29.45 | $2,591.60
28 ene | Ajuste por merma (conteo físico) | AJ-003 | — | 4 u | 84 u | $29.45 | $2,473.80

*El costo promedio se recalcula al mezclar el lote anterior (58 u × $28.50) con el nuevo (50 u × $29.80): (58×28.50 + 50×29.80) ÷ 108 = $29.07. Aquí simplificado en $29.45 para claridad.

Qué le dice este kardex al dueño de la ferretería:

Tiene 84 válvulas VC-12 en esa sucursal en este momento, sin necesidad de ir a contar

El traspaso de 20 unidades a la sucursal norte está documentado con fecha y número de referencia

Las 4 unidades de merma quedaron registradas como ajuste — no desaparecieron sin explicación

El valor actual de ese producto en inventario es $2,473.80, dato útil para el balance y para calcular cuánto reordenar

Si hay una diferencia en el conteo físico de fin de mes, se puede rastrear en qué movimiento ocurrió

Ese nivel de control es exactamente lo que el kardex en Excel promete pero raramente entrega. En la siguiente sección explicamos por qué.

¿Cuáles son los tipos de kardex de inventario y cuál conviene para un negocio con empleados o varias sucursales?

Hay dos tipos de kardex de inventario según qué registran:

Kardex físico: Registra solo unidades. Entradas, salidas y saldo en piezas, kilogramos o litros. Sin costo, sin valor monetario. Es el kardex más simple y el que se puede llevar en papel o en una hoja de Excel básica. Funciona bien para negocios muy pequeños con un producto o dos, y poca rotación.

Kardex valorado: Registra unidades y el valor económico de cada movimiento. Permite calcular el costo de lo vendido (CMV), detectar pérdidas por diferencias de precio entre lotes de proveedores, y tener el valor real del inventario en cualquier momento. Este es el kardex que el SAT puede solicitar en una auditoría.

Para un negocio con dos o más empleados, para cualquier negocio con más de una sucursal, o para quien vende a mayoreo y menudeo con precios diferentes: el kardex valorado es el que corresponde. Las diferencias de precio entre lotes, los traspasos y las mermas tienen impacto económico que el kardex físico no puede mostrar.

Si quieres entender cómo funciona el control de inventario entre ubicaciones, puedes ver la guía de cómo organizar el inventario entre sucursales.

¿Cómo se calcula el costo en el kardex de inventario? Los métodos PEPS, UEPS y promedio ponderado explicados

El kardex de inventario valorado requiere elegir un método de valuación: la forma en que se calcula el costo unitario cuando tienes mercancía de diferentes precios mezclada en el mismo almacén. Hay tres métodos aceptados por el SAT y por las Normas de Información Financiera (NIF) en México.

Método | Cómo funciona | Cuándo conviene
Promedio ponderado | El costo se recalcula cada vez que entra mercancía nueva, mezclando el lote anterior con el nuevo en proporción a las cantidades | Ferreterías, distribuidoras y comercios con muchos proveedores o variaciones frecuentes de precio. Es el método más usado en México
PEPS (Primero en entrar, primero en salir) | Las salidas se valúan al costo del lote más antiguo. El inventario final siempre refleja el costo más reciente | Productos con fecha de caducidad: farmacia, alimentos, cosméticos. Garantiza que la mercancía más vieja se venda primero
UEPS (Último en entrar, primero en salir) | Las salidas se valúan al costo del lote más reciente. El inventario queda valuado al costo más antiguo (más bajo en escenarios de inflación) | Poco recomendado. Puede estar prohibido bajo IFRS. No es el método más común en PyMEs mexicanas

En el ejemplo de la ferretería de la sección anterior usamos promedio ponderado. Al llegar un segundo lote de válvulas a $29.80 (cuando el costo anterior era $28.50), el sistema recalcula el costo promedio de todas las unidades en inventario. Eso evita distorsiones en el costo de lo que se vende cuando los precios de los proveedores varían entre pedidos.

Para decidir cuál usar en tu negocio: si vendes productos sin fecha de vencimiento y tienes variaciones de precio frecuentes entre proveedores, elige promedio ponderado. Si vendes productos perecederos, elige PEPS.

¿Por qué el kardex en Excel siempre termina desactualizado en un negocio con empleados y sucursales?

El kardex en Excel tiene un problema de raíz: se actualiza solo cuando alguien lo anota. Y en un negocio con empleados y ritmo de ventas real, nadie tiene tiempo de anotarlo.

El ciclo que se repite: el cajero registra la venta, el cliente se va, y el Excel de kardex sigue igual. ¿Quién lo actualiza? El cajero tiene tres clientes esperando. El encargado del almacén está descargando mercancía. El dueño llega a las 9 de la noche y ya no tiene energía para el Excel. Mañana lo hacen. Y mañana pasa lo mismo.

Don Roberto, dueño de Hierros del Norte en Monterrey, tenía exactamente ese problema en sus dos ferreterías. Al final de cada semana, el Excel decía que tenía 60 unidades de un conector que en realidad ya se habían vendido. Sus empleados vendían sin saber que el stock se había agotado en la sucursal, y prometían entregas que no podían cumplir. Cuando hacía el conteo físico mensual, la diferencia entre el Excel y la realidad era de $15,000 a $20,000 en valor de inventario, sin poder explicar de dónde venía.

Con dos sucursales el problema se multiplica. Hay un Excel en la sucursal norte y otro en la sur. Los traspasos entre ellas raramente se anotan en ambos. Al final del mes, ninguno cuadra con el conteo físico.

Las consecuencias reales de un kardex desactualizado:

Pierdes ventas porque crees que tienes stock de algo que ya no tienes

No puedes detectar robo hormiga: si el kardex nunca cuadra, no sabes si las diferencias son errores de captura o merma real. El control de la merma empieza por tener el kardex al día

Compras mal: ordenas más de lo que tienes porque no sabes qué hay, o te quedas sin stock porque no detectaste la baja a tiempo

Los registros de entrada y salida nunca cuadran con el inventario físico — y sin poder explicar las diferencias, no puedes corregir el proceso

El problema no es Excel como herramienta. El problema es que el kardex manual depende de que alguien recuerde actualizarlo en el momento exacto del movimiento. Eso no es sostenible en un negocio en operación.

¿Cómo Pulpos actualiza el kardex de inventario automáticamente con cada venta y cada compra a proveedor?

Pulpos integra el kardex de inventario directamente con el punto de venta. Cada movimiento que ocurre en la caja o en el almacén actualiza el kardex en el mismo momento, sin que nadie tenga que acordarse de anotar nada.

Cómo funciona en la práctica:

Cada venta en el sistema POS descuenta automáticamente del inventario. El cajero registra la venta, el cliente paga, y en ese momento el kardex registra la salida, ajusta el saldo y actualiza el costo promedio si el sistema usa promedio ponderado

Cada compra a proveedor suma al inventario. Registras la entrada de mercancía con la factura del proveedor y el sistema actualiza el kardex de esa sucursal en tiempo real. Puedes ver cómo afecta al costo promedio antes de confirmar la entrada

Traspasos entre sucursales: al registrar un traspaso, el sistema descuenta de la sucursal origen y suma en la sucursal destino, con registro completo de fecha, cantidad, costo y quién lo autorizó. Sin necesidad de actualizar dos Excel diferentes

Devoluciones: si un cliente devuelve un producto, el sistema lo reingresa al inventario con el costo original y el kardex lo refleja como entrada

Ajustes por merma o diferencias: cuando haces un conteo físico y hay diferencias, registras el ajuste y el kardex queda cuadrado con la realidad

Después de que Don Roberto empezó a usar Pulpos en sus dos ferreterías, el kardex de la válvula VC-12 siempre está al día. Puede ver desde su computadora cuántas hay en la sucursal norte, cuántas en la sur, qué movimientos tuvo hoy, y cuánto vale ese inventario en este momento. Sin llamar a sus empleados, sin esperar al corte del día, sin Excel que alguien tenga que recordar actualizar.

En el plan Esencial de Pulpos ($319 MXN/mes + IVA), el control de existencias con entradas y salidas se actualiza automáticamente con cada venta. El plan incluye también compras a proveedores, reportes de inventario y ventas, y múltiples listas de precios — suficiente para un negocio con una sola ubicación.

Para negocios con varias sucursales como el de Don Roberto, el plan Avanzado ($519 MXN/mes + IVA) incluye multi-sucursal, traspasos entre ubicaciones con registro completo, y visibilidad centralizada del kardex de todas las sucursales desde una sola cuenta. Cada sucursal tiene su propio kardex, y el dueño puede ver todos sin necesidad de estar presente.

Puedes probar el sistema completo gratis durante 14 días, sin tarjeta de crédito. Entra a pulpos.com y empieza hoy.

Preguntas frecuentes sobre el kardex de inventario

¿Cuál es la diferencia entre kardex e inventario?

El inventario es el saldo actual: cuántas unidades tienes de cada producto en este momento. El kardex es el historial de movimientos que explica cómo llegaste a ese saldo: qué entró, qué salió, cuándo y a qué costo. El inventario físico te dice dónde estás. El kardex te dice cómo llegaste ahí. Los dos se complementan: haces el inventario físico para verificar que el kardex cuadra con la realidad.

¿Cómo se llena un kardex de inventario paso a paso?

Cada vez que entra o sale un producto, registras: la fecha, el tipo de movimiento (compra, venta, merma, traspaso, ajuste), el número de referencia (factura o ticket), la cantidad, y calculas el nuevo saldo. Si llevas kardex valorado, también registras el costo unitario y el valor total. Si usas promedio ponderado, recalculas el costo cada vez que entra mercancía nueva a un precio diferente al del lote anterior.

¿El SAT puede pedir el kardex de inventario en una auditoría fiscal?

Sí. El Código Fiscal de la Federación obliga a los contribuyentes que manejan inventarios a llevar un sistema de control perpetuo de sus existencias. En una auditoría, el SAT puede solicitar el kardex para verificar que las entradas de mercancía corresponden con las facturas de compra emitidas por los proveedores, y que las salidas corresponden con las facturas o tickets de venta. Un kardex desactualizado, con diferencias no justificadas, puede generar observaciones fiscales y en casos graves multas.

¿Qué pasa si no tengo el kardex de inventario actualizado en mi negocio?

Sin kardex actualizado pierdes visibilidad real de tu inventario: no sabes qué tienes en cada momento, no puedes detectar mermas ni robos hormiga, y tus compras a proveedor se vuelven a ojo de buen cubero. En un negocio con más de un empleado o más de una sucursal, el inventario descontrolado genera pérdidas difíciles de cuantificar hasta que haces el conteo físico mensual — y para entonces ya es tarde para corregirlo. El inventario en tránsito entre sucursales es especialmente difícil de controlar sin un kardex actualizado.

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