Cómo hacer cortes de caja en una farmacia con múltiples turnos

En una farmacia con turnos, el corte de caja cierra el turno de un cajero y abre el del siguiente: incluye efectivo, pagos con tarjeta, transferencias y las recetas despachadas en ese período. Con Pulpos puedes hacer el corte por cajero en menos de 3 minutos, con historial registrado y sin que nadie pueda modificarlo después. Actualizado junio 2026.

En este artículo:

¿Qué es el corte de caja y por qué es diferente en una farmacia?

¿Qué debe incluir el corte de caja de una farmacia?

Cómo hacer el corte de caja por turno en tu farmacia: paso a paso

¿Cómo funciona el cambio de turno sin perder el control de caja?

¿Qué hago si la caja no cuadra al cambio de turno?

Cómo Pulpos resuelve el control de caja por turno en tu farmacia

Lista de verificación del corte de caja por turno para farmacias

En México hay más de 62,000 farmacias registradas. Una parte significativa opera las 24 horas, con dos o tres turnos que se relevan sin que el dueño esté presente en cada cambio. Y ahí, justo en ese momento de relevo, es donde aparecen los descuadres que nadie sabe explicar.

«Nunca sé cuándo desapareció el dinero, si fue el turno de la mañana o el de la noche.» Esa frase la escuchan seguido los propietarios de farmacias independientes con varios cajeros. No porque haya mala intención en el equipo, sino porque sin un proceso claro de corte por turno, el dinero de tres cajeros distintos termina mezclado en la misma caja sin que nadie sea responsable de cada parte.

Esta guía explica cómo funciona el corte de caja en una farmacia con turnos, qué debe incluir cada cierre, y cómo estructurar el cambio de relevo para que los números cuadren siempre.

¿Qué es el corte de caja y por qué es diferente en una farmacia?

El corte de caja es el proceso de cerrar un período de operación: se compara el dinero físico en el cajón con lo que el sistema registró como ventas, se documentan los ingresos por cada método de pago y se cierra la caja con un resumen firmado.

En una farmacia, ese proceso tiene capas adicionales que no existen en otros giros.

Primero, una farmacia suele aceptar seguros médicos y pagos diferidos, lo que significa que no todo lo vendido se traduce en efectivo inmediato. Segundo, los productos de mayor valor —medicamentos controlados, insulinas, antibióticos— tienen trazabilidad por lote y receta. El corte de efectivo y el control de esos productos son procesos distintos, aunque el mismo cajero los maneje.

Tercero, y esto es lo que distingue a una farmacia con turnos de cualquier otro negocio: el cambio de cajero ocurre varias veces al día, a veces en horario nocturno sin supervisor. Si no hay un corte formal entre turnos, los errores de uno se mezclan con los del siguiente y ya no hay forma de saber quién fue responsable de qué.

Para conocer más sobre cómo elegir el sistema adecuado para tu farmacia en México, consulta el mejor sistema de punto de venta para farmacia. Y si quieres empezar con el POS para farmacias de Pulpos, puedes probarlo gratis 14 días sin tarjeta.

Dato clave: En México hay 62,538 farmacias registradas según el DENUE 2024. — Fuente: INEGI DENUE 2024 vía Saludiario

¿Qué debe incluir el corte de caja de una farmacia?

Un corte de caja completo en farmacia va más allá de contar los billetes. Cada uno de estos elementos debe estar documentado antes de que el cajero saliente se retire:

Conteo de efectivo vs fondo inicial: cuánto había al abrir el turno y cuánto hay al cerrarlo. La diferencia debe coincidir con las ventas cobradas en efectivo del período.

Ventas con tarjeta: el total cobrado por terminal bancaria debe cuadrar con el comprobante de cierre del terminal o el reporte del sistema.

Ventas con transferencia: cada pago por SPEI o aplicación debe estar identificado con su monto y número de operación.

Recetas despachadas del turno: la lista de medicamentos controlados o de prescripción vendidos en ese período. No es parte del corte de efectivo, pero funciona como respaldo documental del turno: si hay diferencias en el inventario de controlados, el corte por turno delimita cuándo ocurrió.

Devoluciones y notas de crédito del turno: si se regresó algún producto durante ese período, debe quedar registrado con el monto y el motivo.

Facturas CFDI emitidas: si la farmacia factura a aseguradoras o empresas, los CFDI del turno deben coincidir con las ventas registradas.

Diferencia neta: la suma de todos los movimientos comparada con lo que el sistema dice. Un sobrante se documenta igual que un faltante.

Nótese que los lotes y caducidades de medicamentos no son parte del corte de caja como tal, pero el mismo sistema que cierra el turno también controla ese inventario. Si tienes dudas sobre cómo manejar ese control, el artículo sobre control de lotes y caducidades en tu inventario lo explica en detalle.

Cómo hacer el corte de caja por turno en tu farmacia: paso a paso

El proceso tiene seis pasos. Con un sistema de punto de venta, los pasos 1 y 2 los hace el sistema automáticamente; el cajero solo necesita completar el conteo físico y confirmar.

Abre el módulo de caja: antes de empezar el turno, el cajero ingresa con su propio usuario y registra el fondo inicial (el efectivo con el que arranca). Eso fija el punto de partida del turno.

El sistema registra cada venta del turno: cada transacción queda vinculada al usuario activo en esa caja. No importa cuántas veces cambien los cajeros: el sistema distingue qué vendió quién.

Al terminar el turno, el cajero abre el corte: el sistema ya tiene el total esperado por cada método de pago. El cajero solo necesita ingresar el conteo físico del efectivo.

Se compara el esperado vs el contado: si hay diferencia, el sistema la muestra en ese momento, antes de que el cajero saliente se vaya. Ese es el instante clave: identificar cualquier descuadre mientras el responsable todavía está presente.

Se documenta la diferencia: sobrante o faltante quedan registrados con monto, cajero y hora. No se puede modificar después.

Se cierra el turno y el sistema abre el siguiente: el cajero entrante registra su fondo inicial y empieza su propio turno. El historial del turno anterior queda guardado.

Puedes ver exactamente cómo se hace en Pulpos en este video:

¿Quieres revisar el historial de movimientos de caja en Pulpos? Consulta el paso a paso completo en nuestro centro de ayuda: Cómo ver los Detalles de Movimientos de Caja.

¿Cómo funciona el cambio de turno en una farmacia sin que se pierda el control de caja?

El turno de la noche es el que más problemas da. No hay supervisor, el equipo está cansado y el cambio de turno a las 11 de la noche o a las 6 de la mañana es el momento en que los faltantes aparecen sin que nadie los reclame.

El problema no es mala intención. Es que sin un proceso formal, la caja «del turno de la noche» es en realidad la caja de la farmacia completa, y cualquier diferencia se diluye entre todos los cajeros que pasaron por ella durante el día.

La solución es que cada cajero opere con su propio usuario en el sistema. Cuando el turno termina, el cajero cierra su sesión con un corte. El sistema registra el timestamp, el monto total, el desglose por método de pago y el nombre del cajero. Ese registro no se puede editar.

Con el sistema correctamente configurado, el protocolo de cambio de turno es simple:

El cajero saliente hace su corte antes de retirarse.

La diferencia, si la hay, queda registrada en ese momento y en ese turno.

El cajero entrante abre su turno con un fondo inicial documentado.

Todo lo que pase desde ese momento es responsabilidad del cajero entrante.

El resultado: cuando al día siguiente revisas los cortes del día anterior, puedes ver exactamente en qué turno apareció la diferencia y quién estaba en esa caja. No hay zonas grises.

Tip de Pulpos: En Pulpos puedes configurar los permisos por empleado para que cada cajero solo vea las ventas de su propia sesión. Así el turno nocturno tiene visibilidad únicamente sobre lo que ocurrió en su horario.

¿Qué hago si la caja no cuadra al cambio de turno?

Una diferencia al cambio de turno no siempre es robo. La mayoría de los descuadres tienen explicaciones más simples: un billete mal contado, una venta registrada en el método de pago incorrecto, o un cambio que se dio de más. El problema es que sin un proceso documentado, no tienes forma de distinguir un error de un faltante real.

Sigue este protocolo de cuatro pasos antes de sacar conclusiones:

Identifica el tipo de diferencia: ¿el faltante es en efectivo, en tarjeta o en la cuenta de recetas? Cada uno tiene una causa distinta. Un faltante en efectivo apunta a un error en el conteo o en el cambio. Un descuadre en tarjeta suele ser un slip perdido o una cancelación no registrada.

Revisa el historial de movimientos del turno: el sistema guarda cada transacción con hora y cajero. Busca ventas anuladas, descuentos aplicados o devoluciones que puedan explicar la diferencia antes de buscar otras causas.

Separa el error del posible faltante: si después de revisar el historial la diferencia persiste y no tiene explicación contable, ahí sí se trata como faltante real. Con el historial del sistema tienes evidencia concreta: cuándo ocurrió, en qué turno y cuánto fue.

Documenta antes de que el cajero saliente se vaya: si hay una diferencia que no puedes explicar de inmediato, regístrala en el corte antes de que el cajero firme y se retire. Eso evita que la discusión ocurra días después, cuando el recuerdo ya no es preciso.

Según la ANTAD, el robo hormiga representa entre 1.5% y 2.5% de las ventas en tiendas de retail. En farmacia ese porcentaje puede ser mayor porque los productos de mayor valor —medicamentos de marca, insulinas— son fácilmente vendibles fuera del sistema. La diferencia entre detectarlo a tiempo y no detectarlo está en si tienes o no el historial de cortes por turno.

¿Quieres saber exactamente cómo hacer el corte en el sistema? Consulta el paso a paso en nuestro centro de ayuda: ¿Cómo hago el corte de caja?

Cómo Pulpos resuelve el control de caja por turno en tu farmacia

Los problemas del cambio de turno que se describieron arriba tienen un denominador común: la caja no distingue quién la operó ni cuándo. Pulpos resuelve eso con tres funcionalidades específicas.

Cortes por cajero, no solo por día. Cada usuario tiene su propia sesión de caja. Cuando hace el corte, el sistema cierra su turno y muestra el resumen de sus ventas: efectivo, tarjeta, transferencia y cualquier método de pago adicional. Ese corte queda vinculado a su usuario con fecha y hora.

Historial descargable de todos los cortes. El dueño puede revisar el historial de cortes de todos los cajeros desde cualquier dispositivo con internet. Si hay una diferencia recurrente en el turno nocturno, se detecta en el reporte semanal, no en el inventario físico del mes.

Permisos por empleado. Puedes configurar que cada cajero solo vea las ventas de su propia sesión. El encargado de turno puede ver toda la jornada. El dueño tiene visibilidad de todo. Con Pulpos, tienes la opción de asignar esos niveles de acceso por persona, sin que eso afecte la operación del mostrador.

Para configurar el corte en Pulpos, el proceso tiene tres pasos básicos:

El cajero inicia sesión con su usuario y registra el fondo de caja al abrir el turno.

Al terminar el turno, accede al módulo de corte de caja y el sistema muestra el total esperado por método de pago.

El cajero ingresa el conteo físico del efectivo, confirma y el sistema guarda el corte con la diferencia documentada.

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Lista de verificación del corte de caja por turno para farmacias

Usa esta lista al final de cada turno. Si todos los puntos están marcados, el cambio de relevo queda documentado y el cajero entrante empieza con cero incertidumbre.

Conteo de efectivo hecho: el cajero contó los billetes y monedas físicamente antes de abrir el corte en el sistema.

Fondo inicial separado: el dinero del fondo no se mezcla con las ventas del turno al hacer el conteo.

Tarjeta verificada: el total del sistema coincide con el comprobante del terminal bancario o el reporte en la app.

Transferencias identificadas: cada pago por SPEI o aplicación está vinculado a una venta específica en el sistema.

Recetas del turno documentadas: la lista de medicamentos de prescripción despachados en ese turno está disponible para consulta si se requiere.

Devoluciones registradas: si hubo alguna devolución de producto, está capturada con monto, motivo y cajero.

Diferencia documentada: cualquier sobrante o faltante quedó registrado en el sistema antes de que el cajero firme el corte.

Corte cerrado en el sistema: el cajero hizo el cierre formal de su sesión en Pulpos y el sistema generó el resumen del turno.

Fondo del siguiente turno entregado: el cajero entrante recibió el fondo inicial y lo registró al abrir su sesión.

Historial disponible para el dueño: el resumen del turno ya está en el historial de cortes y el propietario puede consultarlo desde cualquier dispositivo.

Una farmacia que opera con este proceso en cada cambio de turno elimina prácticamente todas las discusiones sobre «quién dejó la caja descuadrada». Y si llega a haber un faltante real, hay evidencia concreta de en qué turno ocurrió.

En resumen:

El corte de caja en farmacia incluye efectivo, tarjeta, transferencias y recetas del turno: no solo el efectivo en el cajón.

El cambio de turno es el momento de mayor riesgo: sin un corte por cajero, los faltantes no tienen responsable asignado.

El protocolo de cambio de turno tiene cuatro pasos: identificar el tipo de diferencia, revisar el historial del sistema, separar el error del faltante real y documentar antes de que el cajero saliente se retire.

Con Pulpos, cada cajero opera con su propio usuario, el corte cierra su turno y el historial queda guardado con marca de tiempo sin posibilidad de edición.

La lista de verificación de 10 puntos al final del artículo cubre todo lo que debe estar documentado antes de cerrar cualquier turno.

Si quieres ver cómo funciona el control de caja por turno en una farmacia real, el punto de venta para farmacias de Pulpos incluye cortes por cajero, historial completo y permisos por empleado. Pruébalo gratis 14 días, sin tarjeta.

También puedes revisar cómo se estructura el proceso en el artículo sobre cómo hacer el corte de caja en una ferretería, que explica la misma lógica aplicada a otro giro con múltiples cajeros.

Preguntas frecuentes sobre cortes de caja en farmacia

Mi encargado de turno cierra la caja y nunca cuadra con lo que veo en el sistema. ¿Cómo sé si hay faltantes antes de que se vaya?

La clave está en hacer el corte antes de que el cajero saliente se retire, no después. Con un sistema de punto de venta como Pulpos, el corte genera en el momento la comparación entre lo que el sistema registró y lo que el cajero contó físicamente. Si hay diferencia, aparece ahí mismo. Eso te da la oportunidad de identificar el origen del descuadre mientras el responsable todavía está presente y recuerda lo que pasó en el turno.

¿Puedo hacer el corte de caja por cajero en lugar de por día?

Sí. En Pulpos cada cajero opera con su propio usuario y el corte cierra específicamente su turno, no el día completo. Puedes tener tres cajeros que se releven en el mismo día y el sistema registra el corte de cada uno por separado, con su nombre, hora y resumen de ventas. El historial acumulado del día queda disponible para que el dueño lo revise de forma consolidada.

¿Cómo funciona el control de turnos y apertura y cierre de caja en un sistema de punto de venta moderno?

Un sistema de punto de venta moderno asocia cada venta al usuario que la procesó. Al abrir el turno, el cajero registra el fondo inicial. Al cerrarlo, el sistema calcula automáticamente cuánto debería haber por cada método de pago y lo compara con el conteo físico. Ese proceso se llama corte de caja y genera un registro inamovible: monto, cajero, hora, diferencia. En Pulpos ese registro es descargable y el dueño puede revisarlo desde cualquier dispositivo con conexión a internet.

¿Cómo manejo las recetas médicas en el punto de venta de mi farmacia?

En Pulpos puedes marcar productos que requieren receta médica para su venta. El sistema registra que esa venta se hizo con receta, lo que genera un respaldo documental por producto y por cajero. Las recetas despachadas en el turno quedan vinculadas a las ventas de ese período, lo que facilita la trazabilidad en caso de auditoría o revisión interna.

¿Qué diferencia hay entre el corte de caja y el corte de inventario en una farmacia?

Son dos procesos distintos. El corte de caja cierra el dinero del turno: cuánto entró, por qué método y si cuadra con las ventas registradas. El corte de inventario verifica que los productos físicos coincidan con lo que el sistema dice que hay. En farmacia son especialmente importantes de mantener separados porque los medicamentos controlados requieren trazabilidad de inventario, no solo de dinero. Un buen sistema de punto de venta para farmacia maneja los dos: el módulo de caja para el efectivo y el módulo de inventario para los productos con lote y caducidad.

¿Qué pasa si tengo varias cajas en la farmacia?

Si tu farmacia opera con más de una caja al mismo tiempo, Pulpos permite agregar cajas adicionales. Cada caja tiene su propia sesión y sus propios cortes. El dueño puede ver el resumen consolidado de todas las cajas desde un solo lugar, o revisar el detalle de cada una por separado. Eso es especialmente útil en farmacias con alto tráfico donde dos o tres cajeros operan de forma simultánea en el mismo turno.

Pulpos requiere internet, ¿qué pasa si se cae la conexión en el turno nocturno?

Pulpos es un sistema en la nube y requiere conexión a internet para operar. La ventaja de eso frente a un sistema instalado en la computadora es que si el equipo falla, los datos no se pierden: están respaldados en servidores, no en el disco local. Si se cae el internet, la recomendación es tener el hotspot del celular como respaldo de conexión para no interrumpir la operación del turno.

¿Cómo controlo los lotes y fechas de caducidad en el inventario de mi farmacia?

Pulpos tiene un módulo de lotes y caducidades que funciona de forma integrada con el punto de venta. Cuando recibes una compra de medicamentos, registras el lote y la fecha de caducidad de cada producto. El sistema te permite identificar qué productos están próximos a vencer y te da trazabilidad por lote en cada venta. Ese control de inventario es independiente del corte de caja, pero convive en la misma plataforma.

¿El sistema de Pulpos sirve para farmacias que facturan a aseguradoras?

Sí. Pulpos permite emitir facturas CFDI 4.0 desde el punto de venta, incluyendo facturas con el RFC de aseguradoras o empresas. Cada venta facturada queda registrada en el corte del turno junto con las ventas en efectivo y con tarjeta. Si la aseguradora paga en diferido, puedes registrar la cuenta por cobrar y generar el complemento de pago cuando se liquide.

¿Pulpos cumple con los requisitos de COFEPRIS para farmacias?

Pulpos es un sistema de punto de venta, no un sistema de gestión de licencias sanitarias. Lo que sí hace es generar los registros operativos que una farmacia necesita para documentar su operación diaria: cortes de caja por cajero, control de lotes y caducidades, registro de ventas con receta y facturas CFDI. Si tu inspector de COFEPRIS pide documentación sobre qué se despachó en un período, esa información está en el sistema. Para los requisitos específicos de la normativa sanitaria aplicable a tu tipo de establecimiento, la recomendación es validar con un consultor especializado.

¿Cuánto tiempo toma hacer el corte de caja en una farmacia con Pulpos?

El corte en sí toma menos de 3 minutos: el cajero accede al módulo de corte, ingresa el conteo físico del efectivo y el sistema hace el resto. El tiempo que puede tomar más es el conteo físico del efectivo, que depende del volumen de billetes del turno. En farmacias con alto tráfico donde se reciben muchos pagos en efectivo, algunos propietarios optan por contar el efectivo en paralelo mientras el sistema prepara el resumen, para reducir el tiempo total del proceso.

¿Puedo ver los cortes de caja de mis farmacias sin ir físicamente a cada una?

Sí. Pulpos es un sistema en la nube, lo que significa que el historial de cortes de todas tus sucursales está disponible desde cualquier dispositivo con internet: la computadora de tu casa, el celular o una tablet. Puedes revisar el corte del turno nocturno a primera hora de la mañana, comparar los resultados de distintas cajas y descargar el reporte en el formato que necesites.

Fuentes

INEGI DENUE 2024 — Total de farmacias registradas en México

INEGI ENAPROCE — Adopción tecnológica en MiPyMEs mexicanas

ANTAD — Robo hormiga como porcentaje de ventas en retail