¿Cómo controlar el inventario de múltiples sucursales?

Para controlar el inventario de varias sucursales necesitas un sistema que centralice el stock de todos tus puntos en tiempo real, documente cada movimiento de mercancía y te avise cuándo necesitas reponer antes de que haya un faltante. Pulpos hace exactamente eso: más de 12,000 negocios en México (distribuidoras, ferreterías y boutiques con 2 o más sucursales) usan el sistema para ver, mover y reabastecer su inventario desde una sola pantalla. Actualizado en 2026.

¿Por qué el inventario multisucursal se descontrola aunque cada sucursal venda bien?

El control de inventario multisucursal no falla por ventas bajas, falla por falta de visibilidad. Cuando cada sucursal opera como una isla, sus existencias se actualizan de forma manual (o no se actualizan), los traspasos son acuerdos verbales y nadie sabe exactamente qué hay en la otra tienda sin llamar o ir en persona.

Alguien tiene una distribuidora en Querétaro con tres puntos de venta. Sus encargadas piden a proveedor de forma independiente porque «no saben lo que hay en las otras». Resultado: la sucursal sur acumula tres cajas de un producto que hace falta en la norte, y lo descubre seis semanas después durante el inventario físico. Mientras tanto, ya pagó un pedido de emergencia que no necesitaba.

El inventario multisucursal se descontrola por tres razones que se refuerzan entre sí:

Sin visibilidad compartida. Cada sucursal registra sus ventas por separado, o no las registra. Nadie tiene el número consolidado en tiempo real.

Traspasos sin registro. La mercancía se mueve entre puntos sin documentar. Sale, llega (o llega incompleta), y el sistema no lo sabe.

Reabastecimiento reactivo. Se compra cuando ya hay faltante frente al cliente, no cuando el stock cae a un nivel de alerta definido.

Los tres problemas tienen la misma raíz: sin un sistema centralizado, el inventario multisucursal siempre va un paso atrás de la realidad.

¿Cuánto te cuesta realmente no saber qué tienes en cada sucursal?

La falta de control de inventario multisucursal no es solo caos operacional, es dinero que sale sin registro. Según el NRF Global Shrink Survey, la merma promedio en retail es 1.4% de las ventas netas. Negocios sin sistema de control pueden perder hasta 5% de su inventario por falta de registro y supervisión.

Para una distribuidora con ventas mensuales de $500,000 MXN en tres sucursales, eso equivale a entre $7,000 y $25,000 MXN al mes saliendo sin que nadie lo detecte. No en un mes malo — en cualquier mes.

Las pérdidas vienen de cuatro frentes concretos:

Sobrecompra por no saber que otra sucursal ya tiene stock del mismo producto.

Faltantes que cierran ventas: el cliente llega, no hay producto, y se va a la competencia.

Merma no detectada porque el conteo físico es ocasional y el sistema no lleva un registro perpetuo.

Descuentos no autorizados que los empleados aplican sin que el dueño se entere hasta el corte.

La suma de estos cuatro frentes es lo que separa a un negocio con control de inventario de uno que «más o menos» lleva la cuenta.

¿Cuáles son los errores más comunes al manejar stock en dos o más tiendas en México?

El control de inventario multisucursal falla de formas predecibles. Estos son los cuatro errores que más afectan a los negocios con más de un punto de venta:

1. Traspasos verbales o por WhatsApp

«Mándale diez cajas a la sucursal norte.» Sin orden de traspaso, sin registro en el sistema, sin confirmación de recepción. La mercancía sale, llega incompleta, y cuando hay una diferencia, nadie tiene evidencia de qué se envió. Resultado: el inventario del sistema ya no refleja la realidad de ninguna de las dos sucursales.

2. Inventario físico «eventual»

Contar el stock una vez al mes, o cuando «ya hay tiempo», no es control de inventario. Es contabilidad reactiva. Para cuando detectas el faltante o la diferencia, ya perdiste ventas, tiempo y mercancía que no puedes recuperar.

3. Compras por sucursal sin vista consolidada

Cada encargado pide a proveedor lo que cree que necesita en su punto. Sin ver el inventario total entre todas las sucursales, el resultado es predecible: una con exceso y otra sin stock del mismo producto. El pedido que debió ser un traspaso interno termina siendo una compra innecesaria.

4. Sin puntos de reorden definidos por sucursal

No hay alerta que avise cuándo el stock de un producto está llegando al límite en una sucursal específica. Se espera hasta que el cliente pide y ya no hay. El reabastecimiento reacciona al faltante en vez de anticiparlo.

¿Cómo saber en tiempo real qué tienes en cada sucursal desde una sola pantalla?

El control de inventario en tiempo real funciona cuando cada venta, cada entrada de mercancía y cada traspaso actualiza automáticamente las existencias del sistema. Sin llamadas, sin Excel, sin ir físicamente al almacén.

Con Pulpos, quien administra el negocio puede consultar desde la vista web en computadora las existencias de cualquier producto en cualquier sucursal, el historial de entradas y salidas por punto, y las diferencias entre lo que vendió cada tienda y lo que se movió en el período.

Cuando alguien quiere saber cuántas unidades de un producto tiene en León antes de hacer el pedido del mes, lo ve en diez segundos. Si la sucursal norte tiene 40 unidades y la sur tiene 3, la decisión ya no es un pedido a proveedor, es un traspaso interno. Eso es exactamente el dinero que un sistema de control de inventario multisucursal evita gastar.

Para llevar también el control de qué vendió cada punto, Pulpos tiene un módulo específico para ver las ventas de todas tus sucursales desde un solo lugar, con reportes consolidados y desglosados por punto.

¿Cómo documentar un traspaso para que la mercancía no desaparezca entre sucursales?

Un traspaso mal documentado es mercancía en el limbo: salió de un punto pero no llegó al sistema del otro. El control de inventario multisucursal depende de que cada movimiento de mercancía deje un rastro completo.

Un traspaso bien documentado tiene cuatro pasos mínimos:

Crear la orden en el sistema con origen, destino, producto, cantidad y responsable de cada lado.

El encargado del almacén origen confirma la salida antes de que la mercancía se mueva.

El encargado destino confirma la recepción una vez que llega.

El sistema actualiza ambos inventarios automáticamente, sin ajustes manuales.

Pulpos hace esto desde su módulo de traspasos, incluido en el Plan Avanzado. Cada traspaso queda registrado con fecha, estado (pendiente o completado) y los usuarios responsables en cada punto. Si hay diferencia entre lo que salió y lo que llegó, el sistema la detecta y puedes investigar antes de que el faltante se entierre.

Para ver el proceso completo paso a paso, consulta la guía de cómo hacer traspasos de inventario entre sucursales.

¿Cómo tomar decisiones de reabastecimiento cuando el stock está repartido en varios puntos?

El reabastecimiento en un negocio multisucursal se complica cuando no tienes vista consolidada. Si tu encargada de la sucursal sur hace un pedido sin saber que la norte tiene 30 unidades del mismo producto, el resultado es sobrestock en un lado y faltante en el otro. El dinero que gastaste en ese pedido estaba disponible en tu propio inventario.

El control de inventario multisucursal bien organizado incluye tres prácticas que cambian esta dinámica:

Stock mínimo por sucursal

Define el nivel en el que cada producto necesita reabastecerse en cada punto específico. Cuando el inventario cae por debajo de ese número, el sistema te avisa antes de que haya un faltante frente al cliente. No se trata de un número único para todo el negocio, cada sucursal tiene su propio ritmo de ventas.

Vista consolidada antes de comprar

Antes de hacer cualquier pedido a proveedor, consulta el inventario total entre todas las sucursales. Si el total cubre la demanda proyectada pero está mal distribuido, la solución es un traspaso, no una compra. Esta sola práctica elimina la sobrecompra más frecuente en negocios con varios puntos.

Historial de movimiento por sucursal

Saber cuánto vendió cada sucursal de cada producto el mes pasado te permite distribuir el próximo pedido de forma proporcional, no a ojo. Una sucursal que vende 40 unidades al mes necesita más stock de seguridad que una que vende 15. El sistema lleva ese historial sin que nadie tenga que calcularlo.

¿Cómo Pulpos centraliza el inventario de tus sucursales sin complicar la operación diaria?

Pulpos es un sistema de punto de venta en la nube diseñado para el comerciante mexicano, con más de 12,000 negocios activos en México. Para quienes operan múltiples sucursales, el sistema resuelve los tres problemas centrales del control de inventario multisucursal: visibilidad en tiempo real, traspasos documentados y reabastecimiento con datos reales.

Lo que incluye el Plan Avanzado para control de inventario multisucursal:

Gestión de existencias en tiempo real en cada sucursal y vista consolidada

Traspasos entre sucursales con registro completo: origen, destino, cantidad, responsable y estado

Reportes de inventario por sucursal y totales del negocio

Alertas de stock mínimo configurables por producto y por punto

Permisos por usuario para que cada empleado vea solo su propia sucursal

Compras a proveedores con actualización automática del inventario al registrar la entrada

El Plan Avanzado cuesta $519 MXN/mes + IVA (incluye la primera sucursal) y cada sucursal adicional cuesta $259 MXN/mes + IVA. Si tienes 4 o más puntos de venta, el Plan Pro a $689 MXN/mes + IVA es tu mejor opción, ya que incluye sucursales ilimitadas.

Todos los planes incluyen 14 días de prueba gratuita con acceso completo a todas las funcionalidades, sin tarjeta de crédito.

Si quieres ver cómo funciona la gestión completa del negocio multisucursal más allá del inventario (cortes de caja por punto, facturación CFDI desde varias tiendas, reportes de ventas por sucursal) consulta la guía para administrar dos o más tiendas físicas desde una sola cuenta.

Prueba Pulpos gratis 14 días — sin tarjeta de crédito

Preguntas frecuentes sobre control de inventario multisucursal

¿Puedo ver el inventario de todas mis sucursales desde el celular?

Sí, Pulpos funciona desde cualquier dispositivo con internet, incluyendo el celular. Puedes consultar las existencias de cada sucursal, revisar movimientos recientes y verificar el estado de un traspaso desde donde estés. La experiencia más completa para gestionar el inventario multisucursal y configurar alertas es desde la versión web en computadora de escritorio.

¿Qué le pasa al inventario cuando registro un traspaso entre sucursales en Pulpos?

Cuando creas una orden de traspaso en Pulpos, el sistema descuenta las unidades del inventario de la sucursal de origen en cuanto se confirma la salida. El inventario de la sucursal destino se actualiza automáticamente cuando el encargado confirma la recepción. Ambos inventarios quedan al día sin ajustes manuales, y el traspaso queda registrado con fecha, usuario y estado.

¿Cada cuánto hay que hacer inventario físico si tengo un sistema de control activo?

Con un sistema de control de inventario activo, el conteo físico puede hacerse con mucho menos frecuencia, muchos negocios pasan de conteos mensuales a uno cada 3 o 6 meses. El sistema lleva el registro en tiempo real de cada venta, entrada y traspaso, lo que reduce las diferencias y hace más rápido el conteo cuando toca verificar. El objetivo del inventario físico pasa de «descubrir qué hay» a «confirmar que el sistema está correcto».

¿Cuánto cuesta manejar varias sucursales con Pulpos?

El Plan Avanzado de Pulpos incluye soporte multisucursal desde $519 MXN/mes + IVA. Cada sucursal adicional cuesta $259 MXN/mes + IVA (hasta 2 más en el Plan Avanzado). Para negocios con 4 o más sucursales, el Plan Pro a $689 MXN/mes + IVA incluye sucursales ilimitadas a $344/mes + IVA cada una. Todos los planes incluyen prueba gratuita de 14 días sin tarjeta de crédito.

Si tu negocio maneja inventario con lotes o fechas de caducidad además de multi-sucursal, Pulpos también incluye control de lotes y caducidades desde el mismo sistema.

¿Pulpos funciona si tengo una sucursal en una ciudad diferente?

Sí. Pulpos es un sistema en la nube, por lo que funciona desde cualquier ubicación con internet. Puedes tener una sucursal en Querétaro y otra en León y ver el inventario de las dos desde cualquier dispositivo, en tiempo real. No necesitas estar en el mismo lugar ni conectarte a una red local.

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