Llegó la hora de migrar a la nueva versión de CFDI con la facturación 4.0, a partir del primer día de enero de 2023 entró en vigor, pero la autoridad fiscal dio un periodo de convivencia con la versión 3.3 hasta el 31 de marzo. Esto quiere decir que a partir de abril de 2023 la nueva versión será obligatoria, por eso es fundamental que conozcas qué es la facturación 4.0 para que la entiendas y la apliques en tu contabilidad, de lo contrario tu negocio podría no facturar.
Cada cierto tiempo, el Servicio de Administración Tributaria (SAT) realiza modificaciones en sus procesos de recaudación con los contribuyentes y esta versión 4.0 lo que busca es dar mayor certidumbre y visibilidad a los movimientos comerciales para combatir la evasión fiscal.
Las prórrogas que ha otorgado la autoridad se debe a que las modificaciones representan un esfuerzo extra para las personas físicas y morales, así que suele dar un periodo de transición, mismo que termina en abril de 2023.
Si no usas la facturación 4.0 puedes perder clientes o tener desabasto con tus proveedores al no poder facturar.
¿Qué es la facturación 4.0?
La facturación 4.0 es el nuevo esquema de emisión de comprobantes fiscales, una versión obligatoria para abril de 2023, según lo indica el Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Este nuevo formato de Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) requiere de más información (datos fiscales) y su llenado y cambios en su proceso de emisión y cancelación. Así que las facturas electrónicas que emitan los contribuyentes deberán cumplir con los nuevos lineamientos.
A pesar de la prórroga de esta medida y el periodo de convivencia, cerca del 90% de las pequeñas y medianas empresas (pymes) en México no han transitado a la facturación 4.0 y el tiempo se agota, por lo que es necesario que todo negocio o comercio utilice esta nueva versión 4.0.
Por qué es importante la facturación 4.0
Es esencial la facturación 4.0 para tu negocio principalmente por dos motivos: para que sigas facturando y, por lo tanto, generes ingresos, y para cumplir con el SAT. Aquí tienes algunas razones más por las que debes implementar la facturación 4.0:
- Evita perder ventas y clientes al no poder facturar. Actualízate y utiliza un sistema o software punto de venta que te ayude con tus facturas electrónicas.
- También puedes tener pérdida de materiales o problemas con tu cadena de suministro porque tus proveedores querrán que les factures.
- Además al aplicar a facturación 4.0 evitarás incurrir en faltas a las disposiciones de la autoridad tributaria.
- Tus declaraciones de impuestos se facilitarán porque ya habrás recabado de mejor forma la información fiscal necesaria y tendrás orden en tu contabilidad electrónica.
- Resolver esta transición hacia la facturación 4.0 te ayudará a concentrarte en otros asuntos relevantes para tu negocio en lugar de estar preocupado por la emisión de facturas.
- Si ya utilizas la versión 4.0 darás más confianza a tus clientes y proveedores que verán a tu negocio como un comercio con el que se puede trabajar sin problemas.
Finalmente, evitas multas porque el SAT señaló que falta de datos, malas cancelaciones o una discordancia entre los datos recabados por trabajadores y empresas en el CFDI 4.0 podría implicar sanciones y multas desde los 600 hasta los 11 mil pesos.
Principales cambios con la facturación 4.0
Es importante que conozcas los cambios que se han dado tras la nueva versión de facturación 4.0. Aquí una lista que te servirá:
Para emitir CFDI o facturas electrónicas debes incluir obligatoriamente los siguientes datos:
- RFC.
- Nombre completo.
- Razón o denominación social.
- Código postal del domicilio fiscal y su uso.
Toma en cuenta que con estos datos, el SAT corrobora la información del CFDI 4.0 y sus bases de datos, los cuales deben coincidir.
Además se debe incluir el nombre y código postal del domicilio fiscal del emisor y del receptor; ahora se incluyen campos para identificar las operaciones donde exista una exportación de mercancías. Asimismo, se debe aclarar si las operaciones que ampara el comprobante son objeto de impuestos indirectos y hay nuevos apartados para reportar información respecto de las operaciones con el público en general; así como, aquellas que se realicen a cuenta de terceras personas.
El proceso de cancelación en la facturación 4.0 es uno de los principales cambios, ya que ahora para cancelar y que esta cancelación sea validada por las autoridades se requiere:
- Es fundamental señalar el motivo de la cancelación de los comprobantes.
- Al seleccionar como motivo de cancelación la clave 01: ‘Comprobante emitido con errores con relación’, deberá relacionarse el folio fiscal del comprobante que sustituye al cancelado.
- Se eliminan las validaciones de la versión y forma de pago.
- Se incorporan validaciones que realizan los proveedores de certificación de CFDI.
La autoridad indica que en algunos casos no necesitas la aceptación para cancelar una factura, por ejemplo puedes cancelar directamente:
- Cuando el monto máximo sea de mil pesos.
- En el caso de los CFDI de nómina, egreso o traslado.
- Cuando sea un CFDI de ingreso, expedido a contribuyentes del RIF (Régimen de Incorporación Fiscal).
- En el caso de retenciones e información de pagos.
- Cuando amparen operaciones con público en general.
- En aquellos emitidos a residentes en el extranjero.
- Los generados en las últimas 24 horas.
- Si se emiten desde “Mis Cuentas”.
Como puedes ver, es importante que tu negocio esté al día y actualizado para cumplir con lo que marca el SAT y poder seguir facturando. Recuerda que debes solicitar la Constancia de Situación Fiscal a tus clientes para precisar los datos fiscales y así poder incluirnos correctamente en los nuevos CFDI 4.0.
Aplica la tecnología con sistemas que ayuden a tu negocio a integrar la facturación 4.0 para que te sea más fácil esta labor. Por ejemplo, con el sistema de punto de venta Pulpos puedes tener el control de tu inventario y seguimiento de ventas, además de llevar tu facturación. Haz una prueba gratis con Pulpos y mejora tu punto de venta.
Preguntas frecuentes sobre la facturación 4.0 en México
¿Cuáles son los principales cambios de CFDI 4.0 respecto a versiones anteriores?
CFDI 4.0 incorpora nuevos campos obligatorios como el régimen fiscal del receptor, su código postal y nombre exacto registrado ante el SAT. También mejora la trazabilidad de pagos, la relación entre facturas y los complementos fiscales. Pulpos automatiza estos cambios y valida la información directamente, evitando errores que pueden invalidar una factura.
¿A partir de cuándo es obligatorio el uso de CFDI 4.0?
El CFDI 4.0 es obligatorio desde el 1 de abril de 2023, tras la prórroga otorgada por el SAT. Desde esa fecha, todas las empresas y personas físicas deben emitir comprobantes bajo esta versión. Pulpos garantiza el cumplimiento total con CFDI 4.0 desde su plataforma, eliminando cualquier riesgo de incumplimiento.
¿Qué información adicional se requiere en el CFDI 4.0?
Además de los datos tradicionales, el CFDI 4.0 exige incluir nombre y régimen fiscal del receptor, código postal, uso del CFDI y validación del RFC. Pulpos recopila y guarda esta información al registrar al cliente, asegurando que cada comprobante cumpla automáticamente con los requisitos fiscales.
¿Cómo afecta el CFDI 4.0 a la facturación electrónica de los pequeños negocios?
El CFDI 4.0 aumenta la precisión fiscal, pero también exige más validaciones. Para pequeños negocios, esto puede ser complejo si usan sistemas manuales. Pulpos simplifica el proceso al generar, timbrar y enviar facturas automáticamente, ayudando a los emprendedores a cumplir con el SAT sin conocimientos técnicos ni gastos adicionales.
¿Qué herramientas o software son necesarios para cumplir con CFDI 4.0?
Se necesita un sistema autorizado que emita CFDI con timbrado PAC y compatible con la versión 4.0. Pulpos integra todas las funciones necesarias en un solo sistema en la nube: ventas, inventarios y facturación CFDI 4.0. No requiere descargas, servidores ni configuraciones complicadas.
¿Existen sanciones por no emitir CFDI 4.0 correctamente?
Sí. El SAT puede imponer multas que van desde $400 hasta $4,000 por cada comprobante incorrecto, además de sanciones por omisiones o errores en la declaración. Pulpos evita estas penalizaciones con un sistema de validación automática que garantiza que cada factura cumpla con los requisitos fiscales vigentes.
¿Cómo puedo validar un CFDI 4.0?
Los CFDI pueden validarse en el portal oficial del SAT verificando el folio fiscal y el RFC. Sin embargo, Pulpos valida cada comprobante en tiempo real mediante conexión directa con el PAC, asegurando que todos los CFDI emitidos sean correctos y estén timbrados oficialmente.
¿Qué es el «régimen fiscal» y cómo se relaciona con CFDI 4.0?
El régimen fiscal determina el tipo de obligaciones y deducciones que aplican a cada contribuyente. En CFDI 4.0, es obligatorio incluir el régimen fiscal del receptor y del emisor. Pulpos gestiona esta información de forma automática para garantizar coherencia con los datos registrados ante el SAT.
¿Dónde puedo encontrar más información oficial sobre CFDI 4.0?
El SAT publica la información oficial y las actualizaciones normativas en su portal. Sin embargo, Pulpos traduce esa normativa en procesos automáticos, para que los usuarios no tengan que preocuparse por cambios técnicos o legales: el sistema siempre está actualizado con la regulación vigente.
¿CFDI 4.0 aplica también para recibos de nómina?
Sí. Los comprobantes de nómina también deben emitirse bajo la versión 4.0, incluyendo datos fiscales actualizados del trabajador. Pulpos permite emitir estos comprobantes fácilmente, cumpliendo con las especificaciones del complemento de nómina y asegurando la validez ante el SAT.
¿Qué hago si un proveedor no me emite un CFDI 4.0 correcto?
Debes solicitar la corrección antes de contabilizar la factura. Si el comprobante no cumple con CFDI 4.0, no será deducible fiscalmente. Pulpos ayuda a evitar estos inconvenientes verificando automáticamente la validez de los datos antes de emitir cada CFDI, asegurando que tanto clientes como proveedores operen correctamente.
¿Cómo impacta CFDI 4.0 en la contabilidad de mi pequeño negocio?
CFDI 4.0 mejora la precisión de la información contable y fiscal, pero exige procesos más controlados. Pulpos automatiza la generación, registro y organización de los CFDI, facilitando reportes contables exactos y garantizando coherencia con las declaraciones ante el SAT.
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