¿Cómo factura una persona física en México?

La facturación electrónica se ha vuelto cada vez más común en México. 

Hoy en día, todas las personas físicas que realizan una actividad económica están obligadas a emitir comprobantes fiscales digitales por internet (CFDI), también conocidos como facturas electrónicas.

Esto aplica tanto para negocios pequeños como para freelancers y profesionistas independientes. 

Sin embargo, para muchos puede resultar confuso saber exactamente qué se necesita para cumplir con este requisito legal.

En este artículo vamos a explicar de forma sencilla y amigable todo lo que una persona física necesita saber sobre cómo facturar electrónicamente según las reglas del SAT. 

Desde los requisitos para obtener firma electrónica y sello digital, hasta los métodos disponibles para generar y enviar CFDI.

También veremos cuáles son los errores más frecuentes que se deben evitar y los beneficios que puede obtener tu negocio al tener un proceso de facturación ordenado y legal. 

¡Vamos a ello!

Claves del artículo

1. Obligatoriedad para Personas Físicas:
   • Todas las personas físicas que realizan actividades económicas en México, incluyendo profesionistas independientes, comerciantes, y prestadores de servicios, deben inscribirse en el RFC y emitir Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI).
2. Requisitos para Emitir Facturas Electrónicas:
   • Inscripción en el RFC.
   • Obtención de un certificado de e.firma para firmar digitalmente las facturas.
   • Solicitud de un Certificado de Sello Digital (CSD).
   • Uso de un sistema de facturación autorizado por el SAT.
   • Validación de la información de los receptores de las facturas.
3. Métodos para Facturar:
   • Uso de la aplicación gratuita «Factura fácil» del SAT.
   • Empleo de softwares o plataformas de facturación electrónica de proveedores autorizados por el SAT, que ofrecen mayor personalización y opciones avanzadas.
4. Errores Comunes en la Facturación Electrónica:
   • No validar correctamente los datos fiscales de los receptores.
   • Resguardo inadecuado del CSD.
   • Omisión de la firma electrónica o sello digital en los CFDI.
   • Uso de proveedores no autorizados por el SAT.
   • Errores en la integración de impuestos en las facturas.
5. Ventajas de la Facturación Electrónica:
   • Facilita una contabilidad ordenada y actualizada.
   • Ahorro de espacio y facilidad de consulta al ser digital.
   • Mejora en la gestión de flujos de efectivo y cumplimiento fiscal.
   • Profesionalismo ante clientes y proveedores.
   • Posibilidad de solicitar devoluciones de IVA.

¿Qué es una persona física según el SAT?

El Servicio de Administración Tributaria (SAT) considera personas físicas a todos los individuos que realizan alguna actividad económica de forma independiente.

Esto incluye a:

• Profesionistas independientes (médicos, abogados, contadores, etc)
• Comerciantes
• Artesanos
• Prestadores de servicios (plomeros, electricistas, profesores, etc.)
• Personas con ingresos por arrendamiento de bienes inmuebles
• Agricultores, ganaderos, pescadores y silvicultores
• Conductores de transporte terrestre de carga o pasajeros
• Y en general, cualquier persona que obtenga ingresos sin tener una relación de dependencia laboral.

Todos ellos están obligados a inscribirse en el Registro Federal de Contribuyentes y a emitir CFDI para respaldar los ingresos obtenidos.

Esta obligación aplica incluso para quienes tributan en el Régimen de Incorporación Fiscal (RIF) o en el Régimen Simplificado, ya que la facturación electrónica es un requisito general del SAT.

Requisitos para facturar como persona física

Para poder emitir facturas electrónicas, las personas físicas deben cumplir con los siguientes requisitos:

• Inscripción en el RFC: Lo primero es darse de alta en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) y obtener una clave para personas físicas. Esto se puede hacer en línea en el portal del SAT.
• Obtener un certificado de e.firma: La e.firma (antes firma electrónica avanzada) sirve para firmar digitalmente las facturas. Se tramita en las oficinas del SAT presentando identificación oficial y comprobante de domicilio.
• Solicitar un Certificado de Sello Digital (CSD): Este certificado se vincula con la e.firma para sellar electrónicamente los CFDI. Se obtiene a través de la aplicación CertificaSAT en el portal del SAT.
• Usar un sistema de facturación autorizado: Existen diversas opciones de software y plataformas autorizadas por el SAT para generar y enviar las facturas electrónicas. Algunas tienen costo y otras son gratuitas.
• Validar la información de los receptores: Se debe contar con los datos correctos de Razón Social, RFC y código postal de cada cliente para llenar debidamente los CFDI.

Cumpliendo con estos puntos, cualquier persona física puede comenzar a facturar electrónicamente sin problemas. Te recomendamos solicitar asesoría si tienes dudas sobre estos requisitos.

Métodos para facturar como persona física

Existen dos opciones principales para que las personas físicas puedan generar y emitir sus facturas electrónicas:

Aplicación gratuita del SAT

El SAT pone a disposición en su portal una aplicación web gratuita para facturar llamada «Factura fácil». Los requisitos para utilizarla son:

• Contar con e.firma o Contraseña de acceso al portal del SAT
• Tener el certificado de sello digital (CSD)
• Contar con información correcta de los receptores

Con estos requisitos cubiertos, se pueden generar facturas de forma sencilla siguiendo unos pocos pasos en la aplicación. La ventaja es que es gratis y no se requiere instalar nada.

La desventaja es que al ser una aplicación web, se necesita siempre tener acceso a internet para facturar. Además, no permite adaptar el diseño de las facturas ni ofrece opciones avanzadas de personalización.

Proveedores autorizados

Otra opción es utilizar softwares o plataformas de facturación electrónica de proveedores autorizados por el SAT. Algunas opciones populares son Facturedo, Facturación Moderna, Solución Factible, etc.

Estos sistemas permiten mayor personalización de las facturas, opciones avanzadas de reportes y análisis, integraciones con otros sistemas de gestión, y soporte técnico.

Algunos tienen costo mensual o anual, pero pueden representar un ahorro de tiempo y dar un manejo profesional a la facturación de cualquier negocio.

Te recomendamos evaluar ambas opciones para decidir cuál se adapta mejor a tus necesidades como persona física que factura electrónicamente.

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Errores frecuentes al facturar

Al ser un proceso relativamente nuevo para muchos, es común cometer algunos errores al facturar electrónicamente. Los más frecuentes son:

• No validar que los datos fiscales de los receptores sean correctos. Esto puede provocar que las facturas se rechacen.
• No resguardar adecuadamente el certificado de sello digital (CSD), lo que permite su uso indebido.
• No aplicar la firma electrónica o sello digital a los CFDI al momento de emitirlos. Esto los invalida.
• Facturar con un proveedor no autorizado por el SAT, lo que no da validez fiscal a los CFDI.
• No integrar correctamente en la factura los impuestos que correspondan por el tipo de actividad.
• No enviar el XML de las facturas emitidas al SAT dentro de los plazos establecidos.
• Facturar en cero cuando en realidad sí hubo una venta sujeta a impuestos.

Si te asesoras adecuadamente y eliges un buen sistema de facturación, como Pulpos, podrás evitar estos errores frecuentes.

Ventajas de la facturación electrónica

Además de ser un requisito legal, llevar un control digital de tus facturas tiene muchos beneficios:

• Permite llevar una contabilidad ordenada y actualizada en tiempo real.
• Al estar en formato digital, ocupan menos espacio que facturas impresas y son más fáciles de consultar.
• Se pueden encontrar rápidamente por fecha, cliente, número de folio, etc.
• Ayuda a tener flujos de efectivo más predecibles.
• Facilita el cumplimiento de obligaciones fiscales como la declaración anual.
• Brinda mayor profesionalismo y seriedad ante clientes y proveedores.
• Permite solicitar devoluciones de IVA en caso de ser aplicables.

Definitivamente vale la pena incorporar una buena solución de facturación electrónica en cualquier negocio pequeño.

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Conclusión

Facturar electrónicamente se ha vuelto indispensable para cualquier persona física en México que realice actividades económicas independientes.

Aunque al principio pueda parecer complicado, con la información y herramientas correctas es un proceso rápido y sencillo. 

Lo más importante es mantener al día los requisitos como la e.firma y el CSD, y elegir un sistema de facturación adaptado a las necesidades de cada uno.

Te recomendamos implementar la factura electrónica lo antes posible si aún no lo has hecho. Tus finanzas, tu negocio y tus clientes te lo agradecerán. 

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