- Registrar la venta en el punto de venta y facturar con método PPD: la factura queda timbrada y se envía al taller.
- Registrar la cuenta por cobrar: el saldo queda visible en el módulo de crédito.
- Cuando el taller abona o liquida, registrar el pago en el sistema vinculado a la venta.
- Emitir el complemento de pago (REP): el sistema genera el CFDI de tipo “Pago” con los datos del método con que llegó el dinero.
El complemento de pago es obligatorio. Si facturas con PPD y nunca emites el REP, tienes una factura abierta ante el SAT que puede generarte problemas en una revisión. Es el proceso que más genera confusión en refaccionarias con talleres como clientes.
¿Por qué? Porque cuando el taller liquida, hay que saber qué facturas PPD están abiertas, cuánto abonó, y con qué método de pago llegó el dinero al banco. Si no tienes esa información integrada en el mismo sistema donde registraste la venta original, terminas en Excel buscando facturas de hace tres semanas.
Si en tu refaccionaria el crédito a talleres es parte del día a día, el artículo sobre cómo dar crédito a talleres mecánicos desde tu refaccionaria sin perder el control de lo que te deben explica el proceso completo de control de saldos y cobranza.
💡 Tip de Pulpos: ¿Necesitas emitir el complemento de pago de una factura PPD? Consulta el proceso paso a paso en nuestro centro de ayuda: Cómo hacer un complemento de pago en Pulpos.
Hay un tercer tipo de venta que ocurre todos los días en tu refaccionaria y que muchos dueños pasan por alto: la del cliente que simplemente no quiere factura.
Flujo 3: Cómo hacer la factura global de las ventas del día sin RFC
En toda refaccionaria hay una buena parte de ventas al mostrador donde el cliente no da RFC, no necesita factura, o simplemente paga y se va. Esas ventas también tienen que quedar registradas ante el SAT, aunque el cliente nunca pida su CFDI.
El instrumento para esto es la factura global. Al cierre del día, o de la semana, o del mes, el sistema genera un CFDI global que agrupa todas las ventas sin RFC del período. Se timbra con el RFC genérico del SAT (XAXX010101000 para personas físicas nacionales) y queda como soporte fiscal de esas operaciones.
La factura global es obligatoria para contribuyentes que realizan operaciones con el público en general. No hacerla equivale a tener ingresos sin respaldo fiscal, lo que puede resultar en diferencias al momento de presentar la declaración mensual de IVA.
Lo que hace la diferencia operativa es la frecuencia. Un sistema integrado al punto de venta puede configurar la factura global para que se genere automáticamente al cierre diario, sin que tengas que recordar hacerla manualmente. Si prefieres hacerla semanal o mensual, también puedes ajustarlo.
💡 Tip de Pulpos: ¿Quieres configurar la factura global de tu refaccionaria con la frecuencia que mejor se ajuste a tu operación? Consulta el paso a paso en nuestro centro de ayuda: Cómo hacer facturas globales en Pulpos.
Con los tres flujos cubiertos, la pregunta que queda es: ¿cómo saber cuáles facturas PPD ya fueron pagadas y cuáles complementos de pago ya se emitieron? Eso es lo que resuelve la siguiente sección.
Cómo cuadrar las facturas emitidas con los pagos que llegaron al banco sin hacerlo en Excel
Al final del mes, o cuando tu contador te pide los números, tienes que saber con exactitud qué facturas PPD ya fueron liquidadas y cuáles siguen abiertas. Si el taller “Autoservicio Juárez” te compra dos veces a la semana a crédito, puedes tener ocho o diez facturas PPD abiertas en el mes. Cada vez que te deposita, tienes que cruzar el depósito bancario con la factura correspondiente y emitir el complemento de pago.
Hacer eso manualmente, con la cartilla de facturas en PDF y el estado de cuenta del banco en otra pantalla, es exactamente el tipo de trabajo que consume horas y genera errores. Un abono que no se aplica a la factura correcta deja una factura PPD abierta en el SAT que técnicamente ya fue pagada. Un complemento de pago emitido con el importe incorrecto tiene que cancelarse y rehacerse.
La función de Conciliaciones Bancarias de Pulpos resuelve esto cruzando de forma automática los movimientos que llegan al banco con las facturas emitidas y los pagos registrados en el sistema. Cuando un depósito llega y Pulpos lo identifica, puedes vincularlo a la venta a crédito correspondiente y generar el complemento de pago directamente desde ahí, sin buscar nada en otra parte. El artículo sobre cómo manejar ventas a crédito a contratistas en tu negocio explica la lógica detrás del flujo crédito-cobro-complemento de pago para giros similares al de una refaccionaria.
El beneficio no es solo de tiempo. Es de certeza: al cerrar el mes, sabes exactamente qué facturas PPD tienes cerradas con su complemento de pago emitido, y cuáles siguen pendientes de cobro. Tu contador lo agradece. El SAT también.
Cómo Pulpos maneja los tres flujos CFDI de una refaccionaria desde una sola pantalla
Los tres flujos que describimos, factura inmediata (PUE), factura a crédito con complemento de pago (PPD), y factura global para ventas sin RFC, son la realidad operativa de cualquier refaccionaria con clientes mixtos: compradores de contado, talleres a crédito y público general. Pulpos los integra todos en el mismo punto de venta, sin necesidad de abrir un portal de facturación aparte ni exportar datos a otro sistema.
Con Pulpos, puedes manejar la facturación CFDI integrada al punto de venta de tu refaccionaria de esta forma:
- Factura al momento (PUE): al cerrar la venta, activas la factura desde el mismo punto de cobro. Capturas el RFC y el sistema timbra con el PAC al instante.
- Factura a crédito (PPD): al registrar una venta a crédito, el sistema emite la factura con método PPD. La cuenta por cobrar queda abierta en el módulo de crédito. Cuando el taller paga, registras el cobro y emites el complemento de pago desde el mismo módulo.
- Factura global: configuras la frecuencia (diaria, semanal o mensual) y el sistema la genera automáticamente con todas las ventas sin RFC del período.
- Conciliaciones Bancarias: al final del mes, cruzas los movimientos bancarios con las facturas PPD emitidas para verificar que cada pago tenga su complemento correspondiente.
- Cancelaciones: si hay un error en una factura, puedes cancelarla desde el mismo sistema y reemitirla sin salir del punto de venta.
Para configurar el sistema de facturación CFDI desde cero en Pulpos, también puedes consultar el paso a paso de cómo registrar una venta a crédito en Pulpos antes de emitir tu primera factura PPD.
Pulpos tiene planes para cada etapa de tu negocio, desde el primero hasta cuando tengas varias sucursales.
En resumen:
- Una refaccionaria necesita manejar tres flujos CFDI distintos: factura inmediata (PUE), factura a crédito con complemento de pago (PPD) y factura global para ventas sin RFC.
- El flujo más complejo es el PPD: se emite la factura al momento de la venta aunque el taller aún no haya pagado, y el complemento de pago (REP) se emite cuando liquida.
- La factura global es obligatoria para agrupar las ventas del día sin RFC y cumplir con el SAT.
- Hacer todo desde el mismo sistema donde registras la venta elimina la captura doble y los errores de descripción o importe.
- La función de Conciliaciones Bancarias permite cruzar los pagos recibidos en banco con las facturas PPD abiertas, sin necesidad de hacerlo en Excel al cierre del mes.
Si quieres saber qué sistemas del mercado cumplen con los requisitos del SAT para tu giro, el artículo sobre los mejores sistemas para que tu negocio cumpla con el SAT compara las opciones disponibles para comerciantes mexicanos.
Los tres flujos CFDI de una refaccionaria no son complicados cuando los entiendes uno por uno. El reto no es la teoría fiscal, sino encontrar un sistema que los maneje todos sin pedirte que salgas del punto de venta para completar el proceso.
Con Pulpos, tienes la facturación CFDI integrada al punto de venta de tu refaccionaria: desde la factura al momento hasta el complemento de pago del taller que paga a 30 días, todo en la misma pantalla. Pruébalo gratis 14 días, sin tarjeta.
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Preguntas frecuentes sobre CFDI en refaccionarias
¿Qué es el complemento de pago y cuándo debo emitirlo en mi refaccionaria?
El complemento de pago (REP) es un CFDI de tipo “Pago” que se emite cuando cobras una factura que se emitió con método PPD (Pago en Parcialidades o Diferido). En una refaccionaria, lo necesitas cada vez que un taller u otro cliente liquida una venta que facturaste a crédito. Debes emitirlo en los tres días hábiles siguientes al cobro.
¿Puedo emitir CFDI de una venta a crédito aunque el taller aún no haya pagado?
Sí. Cuando el cliente pide factura al momento de comprar pero va a pagar después, emites la factura con método de pago PPD (Pago en Parcialidades o Diferido). Esa factura queda válida ante el SAT. Cuando el taller paga, emites el complemento de pago para cerrar el ciclo fiscal. Es el flujo estándar para ventas a crédito con factura.
¿La factura global se puede configurar diaria, semanal o mensual en Pulpos?
Sí. Pulpos te permite elegir la frecuencia de la factura global: diaria, semanal o mensual. La frecuencia que elijas depende del volumen de operaciones sin RFC y de la preferencia de tu contador. Para refaccionarias con alto flujo de mostrador, la factura global diaria es la opción más ordenada y la que menos trabajo acumula al final del mes.
¿Qué pasa si me equivoco en una factura? ¿Puedo cancelarla desde Pulpos?
Sí. Puedes cancelar una factura desde el mismo punto de venta en Pulpos, siempre que la cancelación cumpla con los plazos y condiciones del SAT (el receptor tiene 72 horas para aceptar o rechazar la cancelación). Una vez cancelada, puedes reemitir la factura correcta sin salir del sistema. Esto aplica para facturas PUE, PPD y globales.
¿Cómo sabe Pulpos qué cobros llegaron al banco para la conciliación?
La función de Conciliaciones Bancarias de Pulpos conecta los movimientos de tu cuenta bancaria con los pagos registrados en el sistema. Cuando un depósito llega, puedes identificarlo y vincularlo a la factura PPD correspondiente para emitir el complemento de pago desde el mismo módulo. El cruce elimina la búsqueda manual entre estados de cuenta y facturas en PDF. Si quieres entender el proceso completo de crédito y cobranza en tu refaccionaria, el artículo sobre cómo dar crédito a talleres mecánicos sin perder el control cubre la lógica completa.
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