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Una plantilla de inventario gratis en Excel te ordena la mercancía con el nombre, las existencias, el costo, el precio y la Clave SAT de cada producto. Conviene pasar a un sistema cuando el conteo deja de cuadrar, varias personas mueven la hoja o facturas en otro programa. En Pulpos subes esa misma plantilla y pruebas el sistema 14 días gratis, sin tarjeta.
En este artículo:
- ¿Qué opciones gratis tienes para llevar el inventario de tu negocio en México?
- ¿Qué trae la plantilla gratis de inventario de Pulpos y para qué sirve cada grupo de columnas?
- ¿Cómo llenas la plantilla de inventario paso a paso sin equivocarte en el conteo?
- ¿Hasta cuándo te alcanza una plantilla gratis de inventario antes de necesitar un sistema?
- ¿Cómo pruebas Pulpos 14 días gratis con la plantilla de inventario que ya llenaste?
- Preguntas frecuentes sobre la plantilla de inventario gratis
La plantilla se descarga sin registrarte y sin dejar ningún dato: descargar la plantilla de inventario de Pulpos (gratis, .xlsx).
¿Qué opciones gratis tienes para llevar el inventario de tu negocio en México?
Las opciones gratis para llevar el inventario de tu negocio en México son tres, y conviene saber en cuál estás antes de cargarle tu catálogo completo:
- Hoja de cálculo: una plantilla en Excel o en Google Sheets no te cobra por producto ni por usuario, y tú decides qué columnas lleva. A cambio, cada venta, cada compra y cada ajuste se captura a mano.
- Programa con versión gratis limitada: algunos sistemas dejan usar una parte sin pagar, con tope de productos, de usuarios, de almacenes o de funciones. Cuando tu operación pasa ese tope, lo que sigue es de pago.
- Prueba gratis de un sistema completo: usas todas las funciones durante unos días con tu mercancía real, y al terminar decides si pagas o no.
Para elegir entre las tres, lo que yo revisaría primero es qué pasa con tus datos el día que lo gratis se termina: si puedes descargar tu catálogo en Excel, si lo puedes subir completo a otro sistema y si la opción gratis guarda la Clave SAT que vas a necesitar para facturar. Pulpos está en el tercer grupo: no tiene una versión gratis permanente, tiene una prueba de 14 días sin tarjeta con todo el sistema, y después es de pago.
La hoja de cálculo sigue siendo el primer paso digital para muchos comercios, porque buena parte de los negocios del país todavía no lleva su operación en una computadora, y el inventario suele empezar en un archivo de Excel antes que en cualquier programa.
Dato clave: solo el 25.4% de las unidades económicas de México usa computadora o tableta en su operación.
INEGI · Censos Económicos 2024Si lo que quieres es comparar programas con nombre y apellido, la guía de sistemas de control de inventario en México trae una tabla que dice cuáles son gratis y cuáles de pago, junto con lotes, variantes y facturación CFDI. Esta guía se queda con la opción que no te cuesta nada y que puedes usar desde hoy mismo: una plantilla bien armada.
¿Qué trae la plantilla gratis de inventario de Pulpos y para qué sirve cada grupo de columnas?
La plantilla gratis de inventario de Pulpos trae 27 columnas en cinco grupos, y cada grupo de columnas sirve para registrar una cosa distinta del producto: cómo se identifica, cómo se vende, cuánto hay y dónde, cuánto cuesta y qué impuestos lleva. Las plantillas que circulan en internet suelen quedarse en nombre, cantidad y precio; la de Pulpos suma los datos que te van a pedir el día que factures o subas tu catálogo a un sistema.
Identificación del producto
- Nombre del producto: el único dato sin el cual un producto no se puede cargar a un sistema. Escríbelo como lo buscas en el mostrador.
- Descripción, categoría y marca: distinguen productos parecidos y te dejan filtrar por familia o por proveedor.
- Código de barras: el número del empaque, para venderlo con lector.
- SKU: tu código interno, si ya manejas uno; si no, la columna se queda vacía.
Configuración del producto
- Es un servicio: los servicios se venden, pero no descuentan existencias.
- Se vende: decide si el producto se ofrece en el punto de venta o es de uso interno.
- Unidad de venta: pieza, caja, kilo, litro o la que use tu giro.
- Utiliza stock: si el producto lleva conteo de existencias. Casi todos llevan «Sí».
- Receta médica y catálogo en línea: la primera marca los medicamentos que se venden con receta; la segunda decide qué productos se ven en tu catálogo en línea.
Existencias y ubicación
- Stock total: lo que tienes hoy, contado y no de memoria.
- Stock mínimo: la cantidad por debajo de la cual no quieres quedarte. En un sistema se compara con lo que te queda para mostrarte qué se te va a acabar.
- Stock apartado: piezas separadas para un cliente que todavía no se entregan.
- Ubicación: el anaquel, la bodega o la vitrina donde está el producto.
El stock mínimo es la columna que más rinde el día que pasas a un sistema. En Pulpos, el reporte de productos por reponer junta para cada artículo la existencia disponible, el mínimo que definiste, cuánto se vende al mes y cuántos días te va a durar, y te muestra primero lo que se te va a acabar antes; lo consultas cuando vas a armar el pedido al proveedor.
Precios y costo
- Precio público: el que paga cualquier cliente en el mostrador.
- Precio de venta 2, 3 y 4: para los clientes que te compran a otro precio, como mayoreo o clientes frecuentes.
- Costo: lo que te costó el producto. Sin él no puedes saber cuánto ganas en cada venta.
Si compraste el mismo producto a precios distintos y no sabes qué costo escribir, los métodos PEPS, UEPS y costo promedio explican con ejemplos cómo valuar cada unidad de forma consistente.
Campos fiscales de México
- Impuestos, IVA e IEPS: qué impuestos lleva el producto y con qué tasa.
- Clave SAT: la clave del catálogo de productos y servicios del SAT que pide la factura CFDI 4.0.
- Identificador (No Cambiar): déjala vacía en la primera carga. Ese número lo genera el sistema cuando descargas tu Excel de productos, y sirve para actualizarlos después sin duplicarlos.
Este último grupo es el que las plantillas genéricas no traen y el que más trabajo te ahorra: si capturas la Clave SAT, el IVA y el IEPS desde ahora, no tienes que corregir producto por producto cuando empieces a facturar.
Tip de Pulpos: busca la Clave SAT de cada producto por su descripción en el catálogo de productos y servicios del SAT y elige la más específica. Si dudas entre dos, pregúntale a tu contador cuál usar antes de llenar la columna.
Esta plantilla sirve tal cual para productos sencillos. Si vendes tallas y colores, o productos con lote y fecha de caducidad, Pulpos tiene otras dos plantillas, una con variantes y otra con lotes y caducidades, que descargas desde tu cuenta al importar; los productos con lote se dan de alta con la segunda. Cómo se acomoda cada combinación de talla y color está explicado en la guía para organizar el inventario por tallas y colores.
Puedes descargar la plantilla de inventario de Pulpos con las 27 columnas (gratis, .xlsx) y empezar a llenarla hoy, sin registrarte y sin dejar ningún dato.
¿Cómo llenas la plantilla de inventario paso a paso sin equivocarte en el conteo?
La plantilla de inventario se llena paso a paso por grupos de columnas, y el conteo sale sin equivocarte cuando cuentas la mercancía por áreas en lugar de escribir las existencias de memoria. El orden que deja menos errores tiene cinco pasos:
- Anota el nombre, la categoría, la marca y el código de barras de cada producto, con tus facturas de compra a la mano.
- Marca si cada producto es servicio, si se vende y si lleva existencias; la mayoría lleva «Sí» en las dos últimas.
- Cuenta la mercancía por áreas o por categorías y escribe la existencia, el mínimo y la ubicación de lo que contaste.
- Escribe el precio público, los precios para otros clientes si los tienes y el costo de cada producto.
- Llena el IVA, el IEPS y la Clave SAT de cada producto, y guarda el archivo en formato de Excel (.xlsx).
El paso que más errores mete es el tercero. Si escribes las existencias de memoria, la plantilla nace con la misma diferencia que ya tenías y cualquier sistema al que la subas va a repetir ese número equivocado. Contar por áreas, una categoría a la vez, te deja seguir vendiendo mientras avanzas, y lo que todavía no contaste queda para la siguiente vuelta.
María Solís, que tiene dos tiendas de ropa en Guadalajara y vende también por catálogo en línea, juntó las dos tareas en una. En su conversación con Camila en El Mostrador, el podcast de Pulpos, contó cómo pasó su inventario de Excel a un sistema: «Mi consejo es aprovechar la importación para hacer un conteo. Yo conté todo un domingo con la tienda cerrada, lo pasé a la plantilla y empecé el lunes con números reales.»
En el mismo episodio, María explica por qué cada talla y cada color necesita su propia existencia y por qué descartaría cualquier opción donde la factura y el inventario viven en programas distintos. La primera se resuelve en tu plantilla, eligiendo la versión con variantes; la segunda, al elegir el sistema al que la vas a subir.
¿Hasta cuándo te alcanza una plantilla gratis de inventario antes de necesitar un sistema?
Una plantilla gratis de inventario te alcanza mientras una sola persona la actualiza y las ventas del día caben en un rato de captura; vas a necesitar un sistema en cuanto el conteo deja de cuadrar, varias personas mueven la hoja o la factura vive en otro programa.
El conteo deja de cuadrar. Cada vez que cuentas hay diferencias que no sabes explicar, porque la hoja se entera de una venta hasta que alguien la captura, y entre una captura y otra la mercancía sigue saliendo. Esa diferencia cuesta: la ANTAD calcula que la merma puede llegar hasta el 15% del inventario en el comercio minorista.
Varias personas mueven la hoja. Cuando vendes tú, vende tu encargado y vende alguien del turno de la tarde, cada uno captura a su ritmo, el archivo termina copiado en dos computadoras y nadie sabe qué versión es la buena. Es lo que le pasó a María Solís en Guadalajara cuando abrió su segunda tienda de ropa:
Yo empecé con Excel y funcionaba mientras era una sola tienda y la llevaba yo. Cuando abrí la segunda, cada tienda tenía su archivo. Cada archivo tenía su versión y ninguno cuadraba con lo que había colgado en el perchero.
María Solís
Dos tiendas y catálogo en línea · Tienda de ropa, Guadalajara
La factura vive en otro archivo. Si facturas en un programa y llevas el inventario en la hoja, cada producto facturado se descuenta dos veces o ninguna, según quién se acuerde de anotarlo. Con la Clave SAT y los impuestos ya en tu plantilla el salto es más corto, pero la hoja sigue sin descontar sola lo que facturas.
El tamaño del catálogo pesa sobre las tres señales. Con unas decenas de productos, una persona ordenada pone la hoja al día en minutos; con cientos, cada cambio de precio o cada entrada de mercancía se convierte en una tarde de captura.
Y cientos es lo común: entre los comercios que ya llevan su inventario en un sistema, la mitad maneja más de 435 productos distintos, de acuerdo con el Estudio del comportamiento del comerciante mexicano de Pulpos, en el capítulo que estudia cómo administran su negocio los comercios del país. La cifra se mide por comercio, no por venta.
Con un catálogo de ese tamaño, la plantilla sigue sirviendo para arrancar ordenado, pero mantenerla al día a mano deja de ser realista. Ahí es donde un sistema de punto de venta que descuenta el inventario con cada venta te devuelve las tardes que hoy se van en capturar.
Si te reconoces en dos de estas señales, el análisis completo de cuándo dar el cambio y qué pedirle a un sistema está en la guía de inventario en Excel: cuándo cambiar y qué usar en su lugar.
¿Cómo pruebas Pulpos 14 días gratis con la plantilla de inventario que ya llenaste?
Pruebas Pulpos 14 días gratis, sin tarjeta, subiendo la plantilla de inventario que ya llenaste en una carga masiva de cuatro pasos, en lugar de capturar tu catálogo producto por producto:
- Elige, según tus productos, la plantilla básica, la de variantes o la de lotes y caducidades.
- Sube tu archivo y revisa cómo se relaciona cada columna con los campos de Pulpos.
- Corrige las filas que el sistema marque con error, como un SKU repetido o un código de barras duplicado.
- Confirma la importación y revisa que las existencias, los precios y la Clave SAT hayan quedado en cada producto.
Antes de importar, Pulpos valida el archivo y te muestra qué columna de tu Excel corresponde a cada campo del sistema, así que una columna con otro nombre no te obliga a rehacer la hoja. Las filas con algún problema aparecen en rojo con el motivo del error, y las demás pasan solas a la lista de filas válidas.
Hay dos detalles que conviene saber antes de confirmar. Una importación confirmada no se puede deshacer, por eso vale revisar la vista previa con calma, y las fotos de los productos no entran por Excel: se suben después, empezando por lo que más vendes. Además, la plantilla que descargas desde tu cuenta ya trae tus sucursales, almacenes y listas de precios si los diste de alta antes, así que conviene configurarlos primero. Si prefieres hacer la carga con la pantalla enfrente, este es el tutorial de Pulpos para importar productos desde Excel:
Durante la prueba tienes todas las funciones con tu propia mercancía: cada venta, compra o ajuste mueve el inventario solo, todos ven el mismo número y la factura sale del mismo sistema. Lo que yo haría es usar la primera semana para registrar ventas y compras reales con el catálogo ya cargado, y al cierre comparar la existencia de diez productos contra el anaquel. Si los números coinciden, tienes la respuesta que una hoja de cálculo no te puede dar.
Cuando terminan los 14 días, Pulpos es de pago y tú eliges si sigues. Tu archivo de Excel nunca dejó de ser tuyo, y desde el sistema puedes descargar tu inventario en Excel cada vez que lo necesites. Todo lo que hace el control de inventario de Pulpos después de la carga, de las entradas y salidas a los reportes de existencias, está reunido en su página.
¿Te sale un error que no entiendes al subir tu archivo? La guía para importar productos de forma masiva en la ayuda de Pulpos detalla cada pantalla de la carga y los motivos más comunes de una fila en rojo.
En resumen:
- Lo gratis para llevar el inventario existe en tres formas: hoja de cálculo, programa con versión gratis limitada y prueba gratis de un sistema completo.
- La plantilla de Pulpos tiene 27 columnas en cinco grupos, incluidos el IVA, el IEPS y la Clave SAT que las plantillas genéricas no traen.
- Se llena por grupos y con la mercancía contada por áreas, porque las existencias escritas de memoria pasan el mismo error a cualquier sistema.
- La plantilla deja de alcanzar cuando el conteo no cuadra, varias personas mueven la hoja o la factura vive en otro programa.
- Ese día subes la misma plantilla a Pulpos, lo pruebas 14 días gratis sin tarjeta y después decides si sigues con un sistema de pago.
Sube la plantilla que ya llenaste, registra unas ventas reales y revisa al final de la semana si tus existencias cuadran con el anaquel. Tienes 14 días gratis para hacerlo, sin poner tarjeta.
Preguntas frecuentes sobre la plantilla de inventario gratis
¿Pulpos es gratis para llevar el inventario?
No, Pulpos es un sistema de pago, y lo que ofrece sin costo es una prueba gratis con todas las funciones y sin tarjeta. En esa prueba puedes subir tu plantilla de inventario, vender, registrar compras y revisar tus reportes con tu mercancía real. Al terminar decides si sigues, y los precios vigentes están en la página de precios de Pulpos.
¿Puedo llenar la plantilla de inventario en Google Sheets?
Sí, puedes abrir y llenar la plantilla de inventario en Google Sheets igual que en Excel, con las mismas columnas y en el mismo orden. Antes de subirla a un sistema, descárgala como archivo de Microsoft Excel (.xlsx), que es el formato en el que viene la plantilla. Así conservas los encabezados tal como están y no pierdes ninguna columna en el camino.
¿Qué pasa si mi Excel tiene columnas con otros nombres que los de la plantilla?
Al subir tu archivo a Pulpos revisas cómo se relaciona cada columna de tu Excel con los campos del sistema antes de importar, así que un nombre distinto no te obliga a rehacer la hoja. Lo único indispensable es el nombre de cada producto, porque sin él la fila no se carga. Si una fila trae un error, como un SKU repetido, el sistema la marca para que la corrijas.
No sé cuánta mercancía tengo, ¿por dónde empiezo el inventario?
Empieza por listar todos tus productos con nombre, categoría y código, y deja las existencias para el conteo. Después cuenta por áreas o por categorías, una a la vez, para no detener la venta, y escribe en la plantilla lo que ya contaste. Conviene cargar existencias reales de una parte del catálogo antes que esperar a tenerlo todo, porque en un sistema ajustas las existencias después, cada una con su motivo.
¿La plantilla de inventario sirve si vendo tallas y colores o productos con caducidad?
Sirve para productos sencillos; para tallas y colores o para productos con lote y fecha de caducidad, Pulpos tiene una plantilla con variantes y otra con lotes y caducidades, que descargas desde tu cuenta al importar. En la de variantes, cada combinación de talla y color lleva su propia existencia, y los productos con lote se dan de alta con la plantilla de lotes y caducidades.
¿Llevo mejor el inventario en Excel o en un sistema?
En un sistema, en cuanto vendes todos los días o más de una persona mueve la mercancía, porque la hoja de cálculo se entera de cada venta hasta que alguien la captura. Excel te sirve para ordenar el catálogo y arrancar; el sistema descuenta solo cada venta y cada compra. La comparación completa, con las señales para cambiar, está en la guía de inventario en Excel.
Fuentes
- INEGI: Censos Económicos 2024, resultados definitivos
- Retailers: la merma como reto principal de los minoristas (datos de ANTAD)
- SAT: catálogo de productos y servicios
- Estudio del comportamiento del comerciante mexicano, Pulpos 2026 · ¿Cómo administran su negocio los comerciantes mexicanos?
