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Verificar una factura de tu proveedor significa confirmar que el CFDI esté vigente ante el SAT, que no haya sido cancelado y que quien lo emitió no aparezca en la lista de operaciones presuntamente inexistentes (69-B). El comprobante puede tener tres estados: vigente, cancelado o no encontrado. Revisar esto antes de registrar la compra te protege de facturas apócrifas y de problemas fiscales más adelante. Actualizado en julio 2026.
En este artículo:
- ¿Qué significa que una factura de tu proveedor esté vigente ante el SAT?
- ¿Cómo verifico el CFDI de un proveedor paso a paso?
- ¿Qué debo revisar además del folio fiscal y el RFC?
- ¿Qué hago si recibo muchas facturas de proveedores cada semana?
- ¿Cómo resuelve Pulpos la verificación de facturas de tus proveedores?
- ¿Qué hago si la factura de mi proveedor no es válida?
- Preguntas frecuentes sobre verificación de facturas de proveedores
Cuando un proveedor te entrega una factura junto con la mercancía, lo normal es guardarla y seguir con el día. Pero ese CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) es un documento que vas a deducir, que entra a tu contabilidad y que, si resulta inválido, se convierte en un problema tuyo, no de quien te lo dio.
Verificarlo no debería ser un trámite aparte de comprar mercancía. Es parte del mismo flujo, tal como facturar tus propias ventas es parte del flujo completo de facturación CFDI desde tu punto de venta. Y entre más proveedores tienes para reponer tu inventario, más fácil es que una factura pase sin revisión.
¿Qué significa que una factura de tu proveedor esté vigente ante el SAT?
Un CFDI puede estar en uno de tres estados formales ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT), y conocerlos es el primer paso antes de aprender a verificar cualquier factura:
- Vigente: el comprobante está registrado y activo. Puedes registrarlo en tu contabilidad y usarlo para deducir el gasto.
- Cancelado: el emisor lo anuló después de emitirlo. Un CFDI cancelado no tiene validez fiscal, aunque tengas el PDF en tus manos.
- No encontrado: el SAT no tiene registro de ese folio. Puede ser porque acaba de emitirse y todavía no se certifica, o porque el comprobante es apócrifo.
Que tu proveedor te haya entregado el PDF y el archivo XML no confirma automáticamente ninguno de estos tres estados. Esa confirmación solo la da el SAT, y es el paso que muchos negocios se saltan porque asumen que si el papel existe, la factura ya es válida.
Con estos tres estados claros, el siguiente paso es entender cómo consultarlos.
¿Cómo verifico el CFDI de un proveedor paso a paso?
Hay dos formas de verificar un CFDI ante el SAT: desde el portal en una computadora, o desde el celular con la app SAT Móvil escaneando el código QR impreso en la factura.
Verificación en el portal del SAT
- Entra al portal de Verificación de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet del SAT.
- Ingresa el folio fiscal (UUID), el RFC del emisor (tu proveedor) y el RFC del receptor (tu negocio).
- Agrega el total de la operación y el código de seguridad que te pide el sistema.
- Consulta: el portal te muestra directamente si el comprobante está vigente, cancelado o no encontrado.
Verificación con el código QR desde SAT Móvil
- Instala la app SAT Móvil en tu celular.
- Abre el menú «Generales» y selecciona «Verificar códigos».
- Apunta la cámara al código QR impreso en la factura y toca «Escanear».
- La app te conecta directo con el Servicio de Verificación de CFDI y te muestra el estatus al instante.
El método del QR es más rápido cuando tienes la factura en papel o el PDF en el celular. El portal es más práctico cuando ya capturaste los datos en una hoja de cálculo o en tu sistema.
Pero el folio vigente no es lo único que conviene revisar antes de pagar o registrar una compra.
¿Qué debo revisar además del folio fiscal y el RFC?
Un CFDI puede estar vigente y aun así venir de un proveedor problemático. El SAT mantiene una lista pública de contribuyentes con operaciones presuntamente inexistentes, conocida como la lista de EFOS (Empresas que Facturan Operaciones Simuladas), amparada en el artículo 69-B del Código Fiscal de la Federación. Si compras a una empresa que aparece en esa lista, el SAT puede negarte la deducción de esa factura, aunque el folio esté vigente.
- RFC del emisor activo: confirma que el RFC de tu proveedor esté dado de alta y sin restricciones ante el SAT.
- No aparecer en la lista de EFOS (69-B): consulta la relación de contribuyentes con operaciones presuntamente inexistentes antes de aceptar facturas de un proveedor nuevo.
- Sellos digitales vigentes: si el Certificado de Sello Digital del emisor está vencido o revocado, el comprobante no debería haberse podido timbrar; si aun así lo tienes, es una señal de alerta.
- Folio no cancelado después de recibido: un CFDI cancelado tras la compra sigue circulando en papel, pero ya no tiene validez fiscal.
📌 Dato clave: El artículo 69-B del Código Fiscal de la Federación faculta al SAT a presumir la inexistencia de operaciones amparadas en comprobantes emitidos por contribuyentes que no cuentan con los activos, personal o infraestructura para prestar los servicios o entregar los bienes que facturan. — Fuente: SAT.
Revisar este checklist factura por factura es manejable cuando compras a dos o tres proveedores al mes. El problema aparece cuando el volumen crece.
¿Qué hago si recibo muchas facturas de proveedores cada semana?
Cuando un negocio compra a varios proveedores para reponer inventario de forma constante, revisar cada factura a mano (folio, RFC, lista EFOS, sellos digitales) deja de ser sostenible. Es fácil que una factura problemática pase sin revisión simplemente porque nadie tuvo tiempo de verificarla ese día.
La alternativa no es contratar a alguien para que revise facturas todo el día. Es que el sistema donde ya registras tus compras haga esa validación como parte del proceso, no como un paso aparte. Esto es, en el fondo, una extensión de lo que hace un sistema de gestión de negocio: centralizar procesos que antes vivían separados.
Con Pulpos, puedes cargar la compra de tu proveedor directamente desde el archivo XML de su factura: el sistema toma los datos del comprobante y actualiza tu inventario y tus cuentas por pagar en el mismo movimiento, sin que tengas que capturar cada producto a mano.
Así es como funciona ese flujo completo dentro de Pulpos.
¿Cómo resuelve Pulpos la verificación de facturas de tus proveedores?
Los dos problemas que mencionamos antes, no saber con certeza si una factura de proveedor está vigente y no tener tiempo de revisar cada una cuando llegan varias por semana, se resuelven de la misma forma: conectando el registro de la compra al proceso de verificación, en vez de tratarlos como dos trámites separados.
Estas son las funcionalidades concretas que hacen eso posible dentro de el módulo de facturación de Pulpos:
- Compras a Proveedores: registra cada compra directamente en Pulpos y actualiza tu inventario en el mismo movimiento.
- Carga desde XML: en Pulpos tienes la opción de subir el archivo XML de la factura de tu proveedor en lugar de capturar los datos a mano, lo que reduce errores de transcripción.
- Cuentas por pagar organizadas: cada compra cargada queda vinculada a su proveedor, con monto y fecha, para que sepas qué debes sin buscar en carpetas de correo.
El flujo, en la práctica, se ve así:
- Recibes la factura de tu proveedor junto con su archivo XML.
- Cargas el XML en el módulo de Compras a Proveedores de Pulpos.
- Pulpos toma los datos del comprobante y actualiza tu inventario y tus cuentas por pagar automáticamente.
- Revisas cada compra registrada por proveedor y por fecha desde el mismo panel.
¿Quieres ver el paso a paso completo? Consulta cómo cargar compras en Pulpos en nuestro centro de ayuda. Si prefieres partir directo del archivo que te entrega tu proveedor, revisa cómo cargar una compra desde un archivo XML en Pulpos.
💡 Tip de Pulpos: Si compras seguido a los mismos proveedores, cargar sus compras por XML te ahorra la captura manual del catálogo cada vez, porque los datos del producto ya vienen en el archivo.
Pulpos tiene planes para cada etapa de tu negocio, desde el primero hasta cuando tengas varias sucursales.
Con este flujo resuelto para tus compras, todavía queda un caso por cubrir: qué hacer cuando, después de verificar, la factura resulta no ser válida.
¿Qué hago si la factura de mi proveedor no es válida?
Si al verificar el CFDI el resultado es «no encontrado» o «cancelado», hay tres explicaciones posibles, y cada una pide una acción distinta.
- La factura acaba de emitirse: el SAT puede tardar hasta 72 horas en certificar un comprobante recién generado, de acuerdo con la Regla 2.7.2.9 de la Resolución Miscelánea Fiscal vigente. Si la compra fue reciente, espera ese plazo antes de repetir la verificación.
- Hay un error en los datos capturados: revisa que el folio fiscal, el RFC del emisor y el RFC de tu negocio estén escritos exactamente como aparecen en el documento. Un solo carácter equivocado hace que el sistema no encuentre el comprobante.
- La factura es apócrifa: si después de esperar el plazo y confirmar los datos el comprobante sigue sin aparecer, o si el proveedor está en la lista de EFOS, repórtalo al SAT y no registres esa compra en tu contabilidad hasta resolverlo.
Ninguna de estas tres situaciones se resuelve ignorando la factura. Llevar este control también es parte de un buen control de gastos de tu negocio: cada factura de proveedor que aceptas se convierte en un registro que afecta tus números. Cuanto antes identifiques el problema, más fácil es pedirle al proveedor una factura corregida o, si hace falta, buscar otro proveedor para esa compra.
En resumen:
- Un CFDI puede estar vigente, cancelado o no encontrado ante el SAT; solo el estado «vigente» te permite deducir el gasto con tranquilidad.
- Puedes verificar una factura desde el portal del SAT con folio y RFC, o desde la app SAT Móvil escaneando el código QR.
- Revisar el folio no basta: confirma también que el proveedor no esté en la lista de EFOS (69-B) y que sus sellos digitales estén vigentes.
- Si compras a varios proveedores cada semana, cargar las facturas por XML directo en tu sistema evita revisar cada una a mano.
- Con Pulpos, cada compra cargada actualiza tu inventario y tus cuentas por pagar en el mismo movimiento.
Si cada semana recibes facturas de varios proveedores y verificarlas una por una te quita horas, prueba cómo Pulpos conecta tus compras con tu inventario y tu contabilidad.
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Preguntas frecuentes sobre verificación de facturas de proveedores
¿Qué significa que un CFDI esté vigente?
Significa que el comprobante está registrado y activo ante el SAT, y que puedes usarlo para deducir el gasto en tu contabilidad. Es distinto de «cancelado» (el emisor lo anuló) o «no encontrado» (el SAT no tiene registro del folio).
¿Cuánto tarda el SAT en certificar una factura recién emitida?
Hasta 72 horas, de acuerdo con la Regla 2.7.2.9 de la Resolución Miscelánea Fiscal vigente. Si verificas una factura muy reciente y el sistema no la encuentra, espera ese plazo antes de intentar de nuevo.
¿Qué es la lista de EFOS del SAT?
Es la relación pública de contribuyentes con operaciones presuntamente inexistentes, amparada en el artículo 69-B del Código Fiscal de la Federación. Si un proveedor aparece ahí, el SAT puede negarte la deducción de sus facturas aunque el folio esté vigente.
¿Puedo verificar varias facturas de proveedores a la vez?
El SAT no ofrece una herramienta oficial para verificar muchas facturas al mismo tiempo sin conectarte a un sistema externo. Lo que sí puedes hacer es cargar las compras de tus proveedores por XML directo en un sistema como Pulpos, para no depender de revisar cada folio manualmente uno por uno.
¿Qué hago si mi proveedor me dio la factura de una empresa que no existe?
Repórtalo al SAT de inmediato y no registres esa compra en tu contabilidad hasta resolver la situación. Aceptar una factura de una empresa en la lista de EFOS puede exponerte a que el SAT rechace la deducción de ese gasto.
¿Es obligatorio verificar las facturas que recibo de mis proveedores?
No hay una obligación explícita de verificar cada factura, pero sí eres responsable de las deducciones que declaras. Si registras una factura inválida o de un proveedor en la lista de EFOS, el riesgo fiscal recae sobre tu negocio, no sobre quien te la entregó.
