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Sabes qué pedirle a tu proveedor cuando comparas cuántos días te dura cada producto, al ritmo al que lo vendes, contra los días que tarda tu proveedor en surtirlo. Con esa lista armas el pedido por proveedor y, al recibir, cargas su factura XML para que el inventario y lo que le debes queden al día. Pulpos te muestra esa duración en su reporte de productos por reponer.
En este artículo:
- ¿Qué datos de tu inventario te dicen qué pedirle a tu proveedor y cuánto?
- ¿Cómo calculas el punto de reorden y la cantidad a pedir de cada producto?
- ¿Por qué los días que te dura el stock dicen mejor qué pedir que un mínimo fijo?
- ¿Cómo te muestra el Reporte de Stock de Pulpos qué productos se te van a acabar?
- ¿Cómo armas el pedido de compra a cada proveedor desde tu sistema de inventario?
- ¿Cómo registras la compra del proveedor para que tu inventario se actualice solo?
- ¿Cómo controlas lo que le debes a cada proveedor después de registrar la compra?
- Preguntas frecuentes sobre las compras a proveedores y qué pedir
¿Qué datos de tu inventario te dicen qué pedirle a tu proveedor y cuánto?
Los datos de tu inventario que te dicen qué pedirle a tu proveedor y cuánto son seis por cada producto:
| Dato | Qué es | Qué te responde |
|---|---|---|
| Existencia | Lo que tienes hoy en la tienda o en la bodega | ¿Cuánto me queda? |
| Stock mínimo | El piso que no quieres romper | ¿Ya estoy en zona de riesgo? |
| Stock máximo | El techo a partir del cual compras de más | ¿Hasta cuánto me conviene tener? |
| Venta promedio | Cuánto vendes por día o por semana | ¿A qué ritmo se va? |
| Tiempo de entrega | Los días entre que pides y te llega la mercancía | ¿Cuánto tengo que aguantar mientras llega? |
| Punto de reorden | La existencia en la que toca hacer el pedido | ¿Pido hoy o puedo esperar? |
Los dos primeros te dicen dónde estás, los dos de en medio te dicen a qué velocidad cambia eso, y el punto de reorden los combina para responder la pregunta que de verdad te importa el día del pedido. Ninguno es difícil de conseguir cuando las ventas y las compras pasan por un sistema; de memoria, en cambio, casi ninguno es confiable, porque lo que recuerdas es lo que se vendió la semana pasada y no lo que se vende en promedio. Pedir sin esos datos sale caro por los dos lados: lo que falta se convierte en venta perdida y lo que sobra en dinero parado en el anaquel.
Dato clave: a nivel global, la distorsión de inventario, que suma los faltantes y el exceso de mercancía, le cuesta al comercio minorista el 6.5% de sus ventas.
IHL Group · 2025Lo que yo revisaría primero es si esos seis datos viven en el mismo lugar. Si la existencia está en el sistema, la venta promedio en tu cabeza y el tiempo de entrega en el WhatsApp del proveedor, el cálculo nunca se hace completo y el pedido termina saliendo de lo que se ve vacío en el anaquel.
¿Cómo calculas el punto de reorden y la cantidad a pedir de cada producto?
Calculas el punto de reorden de cada producto multiplicando lo que vendes al día por los días que tarda tu proveedor en surtir y sumando un stock de seguridad, y calculas la cantidad a pedir restando la existencia y lo que ya viene en camino a tu stock objetivo. El punto de reorden es la existencia en la que te conviene hacer el pedido para que la mercancía llegue antes de que se acabe, y el stock de seguridad es el colchón para los días en que vendes más de lo normal o el pedido se retrasa. Las tres cuentas quedan así:
- Punto de reorden: venta diaria × días de entrega + stock de seguridad.
- Stock objetivo: venta diaria × (días entre un pedido y otro + días de entrega) + stock de seguridad.
- Cantidad a pedir: stock objetivo − existencia − lo que ya viene en camino.
Te comparto un ejemplo con números redondos, de una ferretería que vende pija para tablaroca por pieza, le pide al mismo proveedor cada semana y él tarda cinco días en surtir:
| Concepto | Cálculo | Resultado |
|---|---|---|
| Venta diaria | Promedio de las últimas semanas | 60 piezas |
| Días de entrega | De que pides a que te llega | 5 días |
| Stock de seguridad | Dos días de venta | 120 piezas |
| Punto de reorden | 60 × 5 + 120 | 420 piezas |
| Existencia hoy | Lo que marca el sistema | 400 piezas |
| Stock objetivo | 60 × (7 + 5) + 120 | 840 piezas |
| Lo que viene en camino | Pedidos que todavía no llegan | 0 piezas |
| Cantidad a pedir | 840 − 400 − 0 | 440 piezas |
| Ajuste a la caja del proveedor | Cajas de 100 piezas | 5 cajas (500 piezas) |
Con 400 piezas ya estás por debajo de las 420 del punto de reorden, así que la pija entra en el pedido de esta semana; con 500 podrías esperar al siguiente. La última fila es la que más se olvida: el proveedor no te vende 440 pijas sueltas, te vende cajas de 100, y redondear hacia arriba te deja 60 piezas sobre el objetivo, que se van en un día de venta. Redondear hacia abajo te deja corto justo antes de que llegue el pedido siguiente.
Tip de Pulpos: si compras la pija por caja y la vendes por pieza, registra la compra en cajas y deja la pieza como unidad de venta del producto. Pulpos hace la conversión al sumar el inventario y ajusta el costo por pieza, así tus reportes de ganancia salen con el costo correcto.
Cada cuánto le pides a cada proveedor, a quién le compras qué y con cuánto crédito son decisiones que conviene fijar antes de hacer cuentas, porque cambian los días del stock objetivo. Las políticas de compras de un negocio explican cómo poner esas reglas por escrito para que cualquiera de tu equipo pida igual.
¿Por qué los días que te dura el stock dicen mejor qué pedir que un mínimo fijo?
Los días que te dura el stock dicen mejor qué pedir que un mínimo fijo porque se ajustan solos a tu ritmo de venta, y un mínimo fijo solo funciona mientras vendes al mismo ritmo todo el año. Cuando la venta se acelera, en temporada de lluvias o cuando arrancan las obras, el mínimo de 100 piezas que antes te daba dos semanas ahora te da cuatro días; cuando se frena, ese mismo mínimo te hace pedir mercancía que se va a quedar meses en el anaquel. Los días de cobertura se sacan con una división: existencia entre venta diaria.
La regla de decisión cabe en una línea: si un producto te dura menos días de los que tarda tu proveedor en surtirlo, ya vas tarde; si te dura menos que el tiempo de entrega más tu colchón de seguridad, entra en el pedido de esta semana. Con tres productos de la misma ferretería se ve así:
| Producto | Existencia | Venta diaria | Te dura | Tu proveedor tarda | Qué hacer |
|---|---|---|---|---|---|
| Pija para tablaroca | 400 piezas | 60 | 7 días | 5 días | Entra en el pedido de esta semana |
| Impermeabilizante de 19 litros | 30 cubetas | 6 | 5 días | 8 días | Ya vas tarde: pídelo hoy |
| Brocha de 2 pulgadas | 120 piezas | 2 | 60 días | 7 días | No hace falta pedir |
Las cantidades solas engañan: 400 pijas parecen muchas y te duran una semana, 30 cubetas parecen suficientes y se acaban antes de que llegue el pedido, y 120 brochas parecen pocas y te alcanzan para dos meses. Los días de inventario son una de las métricas de inventario que conviene revisar cada semana, junto con la rotación, y también te dicen dónde tienes mercancía de más.
Ese exceso es dinero que ya pagaste y que no regresa hasta que la mercancía se vende. En Pulpos, el reporte de valor del inventario te muestra cuánto vale lo que tienes, a costo y a precio de venta, y conviene mirarlo antes de volver a pedir lo que ya te sobra.
¿Cómo te muestra el Reporte de Stock de Pulpos qué productos se te van a acabar?
El Reporte de Stock de Pulpos te muestra qué productos se te van a acabar en su vista de productos por reponer, que junta por cada producto el stock disponible, el stock mínimo, la velocidad de venta calculada con tus ventas recientes y la duración estimada, es decir, cuántos días te va a durar lo que tienes. Enterarte tarde, pedir de memoria y comprar de más tienen la misma raíz: los días de cobertura de cientos de productos no se calculan a mano cada semana.
Al ordenarla por menor duración, arriba quedan los productos que se te van a acabar primero, desde los que ya marcan Agotado hasta los que todavía tienen más de un mes. Para usarla en tu rutina de compra:
- Define el mínimo: captura en la ficha de cada producto la cantidad mínima que quieres tener en cada sucursal o almacén.
- Consulta antes de pedir: revisa los productos por reponer el día que armas el pedido, ordenados por menor duración.
- Filtra la ubicación: elige la sucursal o el almacén que vas a surtir para ver solo lo que le falta a ese lugar.
- Descarga la lista: bájala en Excel si quieres pasársela a tu encargado de compras.
El reporte te muestra qué productos se te van a acabar cada vez que lo consultas; no te manda notificaciones ni hace el pedido por ti. Por eso rinde más como parte de la compra: yo lo revisaría el día que haces el pedido, o cada mañana si surtes seguido. Al lado está la vista de productos pronto a expirar, que sirve si manejas lotes con fecha de caducidad.
Como las ventas descuentan el inventario en el momento, la duración que ves no depende de que alguien capture la salida de cada pieza. Lo que hace el control de inventario de Pulpos alrededor de este reporte, de las existencias por ubicación a los movimientos de cada producto, está reunido en su página.
¿Cómo armas el pedido de compra a cada proveedor desde tu sistema de inventario?
Armas el pedido de compra a cada proveedor desde tu sistema de inventario agrupando por proveedor la lista de lo que se acaba, ajustando cada cantidad a la unidad en que te vende y revisando si te pide un monto mínimo de compra antes de mandarlo. La lista no sale ordenada por proveedor: la pija la surte uno, el impermeabilizante otro y las brochas un tercero que solo pasa cada quince días.
Esa agenda de proveedores es más común de lo que parece. En los datos del Estudio del comportamiento del comerciante mexicano de Pulpos, el 30% de los comercios trabaja con diez proveedores o más, una cifra que se mide por comercio y que sale del capítulo ¿Cómo administran su negocio los comerciantes mexicanos?
Con diez proveedores, cada uno con su día de visita, su caja mínima y su forma de recibir pedidos, la memoria no alcanza, y la mayoría de los negocios del país todavía no tiene dónde apoyarse: solo el 25.4% de las unidades económicas de México usa computadora o tableta, según los Censos Económicos 2024 del INEGI. El pedido por proveedor necesita vivir en el mismo lugar que el inventario, o cada semana se arma desde cero.
En Pulpos, una compra guardada como borrador te sirve de pedido: eliges al proveedor, cargas los productos con la cantidad y el costo que acordaron, y la dejas sin confirmar. Mientras está en borrador no mueve tu inventario, y desde ahí la descargas en PDF o se la mandas por WhatsApp a tu proveedor. Cuando llega la mercancía, retomas ese mismo borrador para registrar la compra.
¿Quieres usar tus borradores como pedidos? Consulta en la ayuda de Pulpos cómo gestionar una compra, con los estados Borrador, Deuda pendiente y Pagada, y cómo retomar un borrador para terminarlo.
¿Cómo registras la compra del proveedor para que tu inventario se actualice solo?
Registras la compra del proveedor para que tu inventario se actualice solo cargando su factura XML, o capturando a mano lo que llegó, y confirmando la compra después de revisarla contra la mercancía. Lo primero es comparar lo que llegó contra lo que pediste, caja por caja, antes de firmar de recibido. Lo que registras en el sistema es lo que de verdad llegó: si el proveedor te entregó cuatro cajas de las cinco, la compra lleva cuatro, y la que falta entra en otra compra el día que llegue.
Si tu proveedor te factura, su factura electrónica hace la captura por ti. En Pulpos cargas el XML del CFDI de la compra (el PDF no sirve para esto), y el sistema reconoce los productos que ya tienes cuando el identificador de la factura coincide con tu SKU o tu código de barras. Los que no reconoce los asocias tú, los creas como productos nuevos o los dejas fuera, y la compra queda en borrador para que la revises contra lo que llegó.
Es el mismo CFDI que la facturación electrónica de Pulpos emite cuando tú le vendes a tus clientes, ahora del lado de la compra: el archivo que te manda tu proveedor llena los productos, las cantidades y los costos sin que los teclees. El registro completo sigue este orden:
- Compara la mercancía que llegó contra el pedido y anota lo que falta o llegó dañado.
- Carga la factura XML del proveedor, o captura los productos uno por uno si no te facturó.
- Revisa en el borrador que los productos, las cantidades y los costos coincidan con lo que recibiste.
- Confirma la compra para que las existencias se sumen a tu inventario y el costo de cada producto se actualice.
- Marca si la pagaste en ese momento o deja la deuda pendiente con su fecha límite.
Al confirmar, Pulpos suma las piezas al inventario de la sucursal o el almacén que elegiste y recalcula el costo de cada producto por promedio ponderado. Una compra confirmada ya no cambia en productos ni montos, solo en proveedor, notas, fecha y pagos; si algo quedó mal hay que eliminarla y volver a cargarla, y por eso la revisión del borrador contra la mercancía se hace antes de confirmar.
Roberto Garza, que tiene tres ferreterías en Monterrey, lo contó en un episodio de El Mostrador, el podcast de Pulpos, cuando Camila le preguntó cómo carga las compras de sus proveedores al inventario: «Subiendo la factura en XML a Pulpos. Muchos proveedores me la mandan así y el sistema carga los productos con cantidad y todo. No tecleo uno por uno.»
Las dos formas de registrar la compra, a mano y desde el XML, se ven completas en este tutorial de seis minutos, desde elegir los productos hasta dejar el pago pendiente:
¿Cómo controlas lo que le debes a cada proveedor después de registrar la compra?
Controlas lo que le debes a cada proveedor después de registrar la compra dejando cada compra sin pagar como deuda pendiente con su proveedor y su fecha límite, y revisando las cuentas por pagar antes de cada pedido. Registrar la compra pone al día el inventario, pero deja abierta esa otra cuenta. Si compras a crédito con varios proveedores, las fechas de pago se cruzan, y la factura que vence el viernes aparece cuando el proveedor ya te está llamando o cuando el siguiente pedido ya no te lo quiere surtir.
Cuando confirmas una compra sin pagarla, Pulpos la deja como deuda pendiente con ese proveedor y su fecha límite, y el día que pagas registras el pago sobre la misma compra, que guarda su historial de pagos. El reporte de cuentas por pagar junta esas deudas por proveedor, con el total y su antigüedad: vencido, de 0 a 7 días, de 8 a 30 días y a más de 30. Ordenado por la deuda más vencida, te dice a quién pagarle primero antes de hacerle el siguiente pedido.
Esto funciona si cada compra lleva su proveedor. Una compra sin proveedor aparece en el reporte como deuda sin asignar, y con varios proveedores pierdes la cuenta de cuánto le debes a quién. Roberto Garza lo ve del mismo lado en sus ferreterías, donde cada entrada de mercancía queda amarrada al proveedor que la surtió:
Se actualiza en automático cuando registro la compra. Ese ingreso queda ligado al proveedor y a lo que me costó. Entonces, sé cuánto pagué y cuánto tengo sin hacer cuentas aparte.
Roberto Garza
Hierros del Norte, tres ferreterías · Ferretería, Monterrey
Las cuentas por pagar son uno de los reportes que conviene revisar cada semana para no perder dinero, al lado de las cuentas por cobrar y el valor del inventario, porque las tres te dicen cuánto efectivo vas a necesitar los próximos días.
Con Pulpos, el pedido, la compra, el inventario y la deuda con cada proveedor quedan en un sistema de gestión donde también vendes y facturas, así que la mercancía que entra no se captura dos veces y la que sale se descuenta sola. Sirve igual si atiendes un mostrador o si surtes varias tiendas y una bodega.
En resumen:
- Sabes qué pedirle a tu proveedor cuando comparas los días que te dura cada producto contra los días que tarda en surtirlo.
- El punto de reorden es venta diaria por días de entrega más el stock de seguridad, y la cantidad a pedir es el stock objetivo menos la existencia y lo que viene en camino.
- Un mínimo fijo falla cuando la venta se acelera o se frena; los días de cobertura se ajustan solos al ritmo de venta.
- En Pulpos, el reporte de productos por reponer te muestra qué se te va a acabar cuando lo consultas, y la compra en borrador te sirve como pedido al proveedor.
- Al cargar la factura XML del proveedor y confirmar la compra, el inventario, el costo y lo que le debes quedan al día sin capturar dos veces.
Revisa qué se te acaba primero, arma el pedido de esta semana y carga la factura de tu proveedor cuando llegue la mercancía, todo en el mismo sistema. Tienes 14 días gratis para probarlo con tu propia mercancía, sin poner tarjeta.
Preguntas frecuentes sobre las compras a proveedores y qué pedir
¿Cómo sé qué productos pedirle a mi proveedor?
Pídele los productos que te duran menos días de los que tarda tu proveedor en surtirlos, más un colchón de seguridad. Para saberlo divides la existencia de cada producto entre lo que vendes al día: si te quedan 30 cubetas y vendes 6 diarias, te duran cinco días. En Pulpos, el reporte de productos por reponer te muestra esa duración ordenada de menor a mayor.
¿Cuánto debo pedir de cada producto?
Pide lo que te falta para llegar a tu stock objetivo: lo que vendes al día multiplicado por los días hasta tu siguiente pedido más los días de entrega, más tu stock de seguridad. A ese objetivo le restas la existencia y lo que ya viene en camino. Después ajustas el resultado a la caja o al empaque en que te vende tu proveedor.
¿Pulpos me manda una notificación cuando un producto se va a acabar?
No, Pulpos no manda notificaciones cuando un producto se va a acabar: el reporte de productos por reponer te muestra qué se te va a acabar cada vez que lo consultas. Ahí ves el stock disponible, el mínimo que definiste, la velocidad de venta y los días que te dura cada producto. Conviene revisarlo antes de cada pedido a tus proveedores.
¿Puedo cargar la compra con la factura XML de mi proveedor?
Sí, en Pulpos cargas la compra desde el XML del CFDI que te manda tu proveedor, y el sistema reconoce los productos que ya tienes cuando el identificador de la factura coincide con tu SKU o tu código de barras. Solo acepta el XML, no el PDF. La compra queda en borrador para que la revises antes de confirmarla y sumar las existencias.
¿Qué hago si el proveedor me entrega incompleto?
Registra solo lo que llegó. Si la compra todavía está en borrador, corrige las cantidades para que coincidan con lo que recibiste antes de confirmarla, y lo que falta regístralo en otra compra el día que llegue. Una compra confirmada ya no se edita en productos ni montos, así que la revisión contra la mercancía se hace antes de confirmar.
¿Qué diferencia hay entre stock mínimo y punto de reorden?
El stock mínimo es el piso que no quieres romper; el punto de reorden es la existencia en la que te conviene pedir para que la mercancía llegue antes de tocar ese piso. Por eso el punto de reorden suma lo que vendes mientras esperas al proveedor: venta diaria por días de entrega, más el stock de seguridad. Siempre queda por encima del mínimo.
Fuentes
- IHL Group: la distorsión de inventario en el comercio minorista, 2025
- INEGI: Censos Económicos 2024, resultados definitivos
- Estudio del comportamiento del comerciante mexicano, Pulpos 2026 · ¿Cómo administran su negocio los comerciantes mexicanos?
