¿Cómo hacer cotizaciones que sí se conviertan en venta?

Actualizado el 4 de noviembre de 2026

En este artículo:

• ¿Qué tiene que llevar una cotización de productos para que el cliente la entienda y la apruebe?
• ¿Cuánto tiempo dejo vigente una cotización para no quedarme atado a un precio viejo?
• ¿Cómo le doy seguimiento a cada cotización para saber cuáles se cerraron y cuáles se enfriaron?
• ¿Cómo convierto una cotización en venta sin capturar todo otra vez en el punto de venta?
• Preguntas frecuentes

Una cotización mal armada cuesta más que una venta perdida: también cuesta credibilidad. Aquí ves qué lleva, cuánto tiempo dejarla vigente, cómo darle seguimiento y cómo pasarla a venta sin volver a capturar todo, con un ejemplo con números.

¿Qué tiene que llevar una cotización de productos para que el cliente la entienda y la apruebe?

Una cotización de productos tiene que llevar quién la emite y a quién va, cada producto con su cantidad y su precio, los impuestos, las condiciones de pago, la vigencia y una nota con lo que el cliente debe saber antes de aceptar. Sin esas piezas, el cliente duda, pregunta o compara con quien sí se las dio.

• Datos del negocio y del cliente: nombre, contacto y, si lo pide, el RFC. Pulpos le da su número a cada cotización y la deja ligada al cliente.
• Productos con cantidad y precio: concepto, cantidad, precio unitario y subtotal por línea, con los descuentos que apliques.
• Impuestos: el IVA por separado del subtotal, para que el total que ve el cliente sea el que va a pagar.
• Condiciones de pago: de contado, a crédito o con anticipo, escritas en la nota para el cliente.
• Vigencia: hasta qué fecha respetas ese precio.
• Entrega y notas: tiempos, garantías y la dirección de entrega, además del vendedor que atiende al cliente.

Por ejemplo, si un cliente pide 50 playeras para personalizar, a $120 cada una, el subtotal es de $6,000, el IVA del 16 % son $960 y el total queda en $6,960. La cotización muestra esas tres cifras por separado, y no un solo número sin explicación.

La Ley del IVA fija la tasa general en 16 % y pide trasladar el impuesto de forma expresa y por separado, así que mostrarlo desglosado desde la cotización evita sorpresas al cobrar. Algunos productos van a otra tasa, por lo que conviene confirmar la que corresponde con tu contador. En Pulpos eliges si los impuestos se muestran desglosados o incluidos en el precio; el total es el mismo.

Lo que cambia entre un giro y otro es el detalle de cada línea:

• Ropa y mayoreo: el precio por pieza debe ser el de la lista de mayoreo del cliente, no el del mostrador.
• Construcción y ferretería: cada material con su unidad de medida (bulto, metro, pieza), el flete aparte y una vigencia corta, porque estos precios cambian seguido.
• Tecnología: marca, modelo y garantía de cada equipo, porque un mismo producto tiene muchas versiones.

Carlos, que tiene una surtidora de limpieza, desechables y abarrotes en León, Guanajuato, y fue invitado de El Mostrador, cuenta cuál es el error que más cuesta cuando se cotiza a mano:

Cuando cada cliente tiene su lista de precios asignada, la cotización toma el precio de esa lista al elegirlo y nadie tiene que acordarse de cuál le toca. Armar esas listas está en la guía para manejar precios distintos para cada tipo de cliente.

¿Cuánto tiempo dejo vigente una cotización para no quedarme atado a un precio viejo?

Dejas vigente una cotización el tiempo que tu precio siga siendo bueno, para no quedarte atado a un precio viejo: poco tiempo si tu proveedor te mueve el costo seguido, más si la aprueba más de una persona. Por ejemplo, una semana para materiales o equipos con precio cambiante, y dos o tres semanas para un pedido grande que el cliente tiene que autorizar con alguien más. El plazo exacto lo decides tú.

Lo que no puedes dejar es la cotización sin fecha límite. Sin ella, el cliente asume que el precio sigue firme para siempre, y una cotización de hace meses puede volver a aparecer y obligarte a vender a un precio que ya no te deja margen.

• Fechas por cotización: cada una lleva Válida Desde y Válida Hasta, y la fecha se cambia en cualquier momento con Editar Fecha de Validez.
• Vigencia predeterminada: en la configuración de cotizaciones eliges una cantidad de días, un plazo personalizado o sin vencimiento, y se aplica a las cotizaciones nuevas, no a las que ya creaste.
• Vencidas: al pasar la fecha, la cotización queda como Vencida, y puedes retomarla o crear una nueva a partir de ella.
• Para anticiparte: el listado tiene los filtros Expirando esta semana y Expirando este mes.

Evita la opción sin vencimiento salvo que de verdad quieras sostener ese precio sin límite. La vigencia también le da al cliente una razón para decidir pronto, y a ti, una fecha para volver a llamarle.

¿Cómo le doy seguimiento a cada cotización para saber cuáles se cerraron y cuáles se enfriaron?

Le das seguimiento a cada cotización con un estado claro, para saber cuáles se cerraron y cuáles se enfriaron, y con una revisión de las que están por vencer, para llamarle al cliente antes de que el precio caduque. En Pulpos, el listado de cotizaciones se ordena por estado y cada cotización guarda su historial de cambios: quién la creó, cuándo y qué se editó.

• Abierta: lista, esperando respuesta o cambios del cliente.
• Requiere Revisión: el cliente pidió un cambio y falta que lo atiendas.
• Aprobada: el cliente aceptó y ya puedes convertirla en venta.
• Vencida: pasó su fecha de vigencia.
• Vendida: ya se convirtió en venta.

El cliente ve su cotización en su Portal de Clientes, a donde llega por el enlace de WhatsApp, por el código QR del PDF o por un enlace que le compartes desde su ficha. Ahí revisa productos, cantidades, precios, notas y vigencia, y puede aprobarla o pedir un cambio. Si pide un cambio, la cotización pasa a Requiere Revisión: lo aceptas, editas y le avisas, o lo ignoras y la cotización vuelve a Abierta.

Dar seguimiento con un sistema todavía no es lo común en el negocio chico. En los Censos Económicos 2024, el INEGI registra que el 26.0 % de las unidades económicas de 0 a 10 personas usa un sistema contable o un contador externo, frente al 86.3 % de las de 11 a 250 personas.

Una cotización que cierras por WhatsApp, por teléfono o en el mostrador sin volver a tocar el sistema no queda marcada, así que la cifra real es esa o más alta. Por eso conviene cerrar la venta desde la propia cotización: es lo único que deja constancia de cuáles sí se vendieron y cuáles se enfriaron.

¿Cómo convierto una cotización en venta sin capturar todo otra vez en el punto de venta?

Conviertes una cotización en venta desde la propia cotización, con Convertir en Venta: se abre el punto de venta con los mismos productos y precios, y solo completas el cobro. Si el precio cambió desde que cotizaste, lo corriges ahí mismo, y también puedes agregar o quitar productos antes de cerrar.

La cotización no descuenta inventario: el stock baja hasta que la conviertes en venta. Antes de convertirla, conviene revisar cuatro cosas:

• Un solo registro: desde la venta ves de qué cotización vino y, desde la cotización, cuántas ventas generó. Al convertirla queda como Vendida.
• Lo que no se traslada solo: los productos con lotes, los kits y los que requieren receta médica se agregan a mano a la venta.
• Cotizar sin impuestos: puedes quitarlos con el permiso correspondiente, pero una venta sin impuestos no se puede facturar.
• Si cancelas la venta: la cotización vuelve a quedar disponible.

Si el cliente no paga de contado, la guía para dar seguimiento a los abonos de tus clientes sigue desde ahí.

Este es el tutorial «Cómo armar una cotización y convertirla en venta»:

Para tener la cotización, el cliente, el inventario y la venta en un solo lugar, el punto de venta de Pulpos los junta con el mismo catálogo y la lista de precios de cada cliente.

Preguntas frecuentes

Fuentes

1. INEGI, Censos Económicos 2024
2. Cámara de Diputados, Ley del Impuesto al Valor Agregado
3. Estudio del comportamiento del comerciante mexicano, Pulpos 2026 · Cotizaciones
4. Centro de Ayuda de Pulpos (ayuda.pulpos.com): Cómo crear y gestionar cotizaciones en Pulpos