¿Cómo manejar apartados y anticipos en tu negocio?

Actualizado el 9 de noviembre de 2026

En este artículo:

• ¿Cómo registro un apartado con anticipo cuando mi cliente me deja un adelanto por la mercancía?
• ¿Qué pasa con el inventario apartado mientras mi cliente termina de liquidar su compra?
• ¿Cómo cobro el resto y entrego la mercancía cuando el cliente regresa a liquidar su apartado?
• ¿Qué hago si el cliente no regresa por su apartado ni liquida el saldo que le falta?
• Preguntas frecuentes

Un apartado se pierde cuando vive en una libreta: la pieza sigue en el aparador, el adelanto está en el cajón y nadie sabe cuánto falta. Aquí sigues uno de punta a punta: cómo lo registras, qué pasa con tu inventario, cómo cobras el resto y qué haces si tu cliente no regresa.

¿Cómo registro un apartado con anticipo cuando mi cliente me deja un adelanto por la mercancía?

Para registrar un apartado con anticipo cuando tu cliente te deja un adelanto por la mercancía, abres una venta en el punto de venta, agregas lo que se lleva y activas Posponer Entrega de Productos en los tres puntos de la esquina superior derecha. Asignas al cliente, completas la venta y el producto queda apartado: nadie más lo puede vender mientras espera.

El anticipo se lleva como un cobro parcial de esa misma venta. La venta lleva el total de lo que el cliente va a llevarse, no una cantidad menor para igualar el adelanto; lo que dejó se registra como pago y el saldo queda como deuda de ese cliente. Así, en la ficha de la venta ves cuánto cobraste y cuánto falta, en lugar de una nota suelta en el cajón.

Te comparto un ejemplo con números redondos: un vestido cuesta $1,800 y tu clienta deja $600. Registras la venta por $1,800, anotas el cobro de $600 y el sistema te muestra los $1,200 que faltan. Si la clienta regresa a las dos semanas con $700, registras otro cobro y quedan $500. En ningún momento cambiaste el precio ni el producto: solo fuiste sumando pagos a la misma venta.

Antes de recibir el adelanto, ponte de acuerdo con tu cliente en tres cosas: cuánto deja, hasta cuándo guardas la pieza y qué pasa con lo que dejó si ya no regresa. Esa regla es de tu negocio y no del sistema, así que decídela una vez y aplícala igual con todos. Cuando la dices en voz alta y la anotas junto a la venta, un apartado deja de ser una conversación que solo recuerda quien atendió.

Lo que sí se puede apartar es casi todo: productos normales, variantes, productos con lote, servicios y kits. Solo en el comercio de ropa, bisutería y accesorios hay 247,700 negocios en el país, según el DENUE de mayo 2026 que publica Data México, y cada uno que guarda piezas contra un adelanto necesita saber, sin abrir una libreta, qué tiene comprometido y con quién.

Hay un detalle que evita confusiones: el apartado es una venta con la entrega pospuesta. La venta queda registrada en Ventas aunque el producto siga en tu tienda, y por eso puede aparecer como pagada y no entregada: es el estado normal de un apartado liquidado que todavía espera a su dueño.

Si vendes ropa, calzado u otro producto con variantes, cada variante se aparta por separado. Si apartas la talla 28 de un pantalón, las demás tallas siguen disponibles para quien llegue al mostrador, y el cliente que dejó su adelanto tiene garantizada justo la que eligió. Lo mismo aplica a un servicio o a un kit: se aparta como cualquier otro producto de la venta.

Hay dos preguntas que resumen el tema: cómo se aparta un producto y cómo se anota lo que el cliente dejó. Las dos tienen respuesta en el mismo flujo: apartar la mercancía y registrar lo que dejó como cobro de la venta.

Este es el tutorial para registrar un pedido sin cobrar ni entregar en el momento, que cubre la elección de productos, el cliente y el pago. Para el apartado, la opción que activas es Posponer Entrega de Productos, que va en el mismo punto de venta:

Todo esto se hace en el punto de venta de Pulpos, la misma pantalla donde cobras el mostrador.

¿Qué pasa con el inventario apartado mientras mi cliente termina de liquidar su compra?

El inventario apartado, mientras tu cliente termina de liquidar su compra, se separa del que puedes vender: el stock de cada producto se divide en stock apartado, que ya está comprometido con un cliente, y stock disponible, que es el que sí puedes vender. La suma de los dos es el stock total, y el movimiento de inventario no se genera hasta que entregas.

Mientras la pieza está apartada, el stock total no cambia: lo que baja es el disponible. Ese disponible es el que ves en el listado de productos, en las búsquedas y en tu tienda en línea, así que no puedes prometerle la misma pieza a otro cliente por error.

El Reporte de Apartados junta esa información por producto: stock total, apartados y disponibles. Es la pantalla para consultar al empezar el día qué mercancía tienes guardada. Si necesitas ver de dónde sale cada número, el control de inventario de Pulpos lleva el historial de movimientos de cada producto.

El stock apartado no se edita a mano. Cambia cuando entregas la venta, cuando la eliminas o cuando la devuelves, total o parcialmente. Y si corriges el stock de un producto, estás cambiando el stock total, no lo apartado. Las ventas de tu catálogo en línea siempre apartan el producto: según el Estudio de Venta Online 2026 de la AMVO, 17.7 % de las ventas minoristas de México en 2025 fueron en línea, así que parte de lo que tienes apartado hoy no lo registraste tú en el mostrador.

Para el día a día, esto se traduce en una rutina corta. Al abrir la tienda consultas el Reporte de Apartados y ves cuánto tienes comprometido. Antes de reponer mercancía, comparas el disponible, no el total, contra lo que vendes por semana. Así evitas comprar de menos porque creías que tenías piezas que en realidad ya tienen dueño.

¿Cómo cobro el resto y entrego la mercancía cuando el cliente regresa a liquidar su apartado?

Para cobrar el resto y entregar la mercancía cuando el cliente regresa a liquidar su apartado, abres la venta en Ventas, eliges Registrar Cobro y escribes el monto, que puede ser parcial o total, y el método de pago. Cuando el cliente liquida y se lleva su mercancía, marcas la venta como entregada y en ese momento se mueve el inventario.

La venta muestra lo cobrado y lo que falta, y guarda el historial de movimientos, así que cada abono queda con su fecha. Si el cliente pasa tres veces antes de liquidar, registras tres cobros y no tres notas en una libreta. Los pagos pendientes de todos tus clientes se concentran en la pestaña de Pagos Pendientes de Ventas. Si el cliente te pide factura por lo que dejó, el trámite se explica en CFDI por anticipos.

1. Abre Ventas y busca la venta apartada del cliente.
2. Elige Registrar Cobro, escribe el monto y el método de pago.
3. Revisa que el saldo restante coincida con lo que el cliente espera pagar.
4. Cuando el saldo llega a cero y el cliente recoge su mercancía, marca la venta como entregada.

Si el producto tiene lote, el lote se elige al entregar y no al apartar.

Registrar un cobro es un movimiento de dinero, y no todos los empleados tienen que poder hacerlo. En Preferencias, dentro de Usuarios, puedes activar o desactivar el permiso Registrar cobros y entregas de cada persona, así que dejas el cobro de saldos a alguien de confianza y el resto del equipo solo consulta el estado de cada apartado.

Si tu cliente te debe más de un apartado, el control de cuánto crédito le das está en el artículo sobre cómo vender a crédito sin perder dinero.

¿Qué hago si el cliente no regresa por su apartado ni liquida el saldo que le falta?

Para liberar la mercancía de un apartado cuando el cliente no regresa por él ni liquida el saldo que le falta, eliminas o devuelves la venta, según lo que ya haya pasado: al hacerlo, vuelve a estar disponible. Cancelar solo aplica a ventas sin pagos registrados y sin entregar, así que si el cliente alcanzó a dejar un adelanto, el camino es devolver la venta.

Al devolver, Pulpos registra el motivo y el método de reembolso. Qué haces con el adelanto que dejó el cliente, si se lo regresas completo, en parte o lo conviertes en saldo a favor de otra compra, es decisión de tu negocio y no de la herramienta. Lo que sí conviene es decidirlo antes del próximo apartado: cuántos días guardas la pieza y qué pasa con el anticipo si el cliente no regresa.

Si el apartado era de un producto con lote o de un kit, también se libera al devolver o eliminar la venta, y como no había movimiento de inventario, tus existencias no se mueven. Eso significa que no tienes que hacer un ajuste de stock para corregir un apartado que se cayó: basta con cerrar la venta de la manera que corresponde.

Dilo en el momento en que recibes el adelanto y deja la fecha límite anotada junto a la venta, para que cualquier empleado sepa cuándo se libera. Un apartado que nadie revisa es mercancía que no puedes vender, y una fecha que solo recuerda una persona termina olvidada el día que esa persona no está. Por eso revisa el Reporte de Apartados al abrir la semana y llama a quien ya pasó su plazo antes de decidir.

Preguntas frecuentes

Fuentes

1. Data México (Secretaría de Economía): Comercio al por menor de ropa, bisutería y accesorios de vestir, DENUE mayo 2026
2. Marketing4eCommerce: Estudio de Venta Online 2026 de la AMVO
3. Centro de Ayuda de Pulpos (ayuda.pulpos.com): Productos Apartados, Cobrar una deuda de una venta a crédito, Cancelar una venta y Devoluciones