¿Cómo manejar los pedidos de tus clientes de inicio a fin?

Actualizado el 9 de noviembre de 2026

En este artículo:

• ¿Cómo tomo un pedido de mi cliente sin que se me pierda?
• ¿Cómo aparto la mercancía del pedido para que no se la lleve otro cliente?
• ¿Cómo surto el pedido y registro la entrega a domicilio o en tienda?
• ¿Cómo cobro un pedido cuando el cliente paga ahora, después o al recibir?
• ¿Cómo recibo los pedidos de mis clientes por WhatsApp y los registro?
• Preguntas frecuentes

Un pedido se pierde cuando vive en un chat, en una libreta y en la memoria de quien lo atendió. Aquí sigues uno de punta a punta: cómo lo tomas, cómo apartas la mercancía, cómo lo entregas, cómo lo cobras y cómo recibes los que llegan por WhatsApp.

¿Cómo tomo un pedido de mi cliente sin que se me pierda?

Para tomar un pedido sin que se pierda, lo registras desde el punto de venta como Pedido en lugar de Venta, con sus productos, su cliente y la forma de entrega y de pago. El encargo queda guardado en la sección Ventas y lo terminas de gestionar cuando se entrega o se cobra.

En el punto de venta agregas al carrito los productos que pidió el cliente y, en Tipo de Operación, eliges Pedido. Después defines la forma de entrega, que puede ser Envío a Domicilio o Retiro en Tienda, y la forma de pago. Si estabas a medio cobrar una venta y el cliente decide dejarla para después, Pulpos te pregunta si quieres guardarla como pedido. Si el cliente antes pidió precio, la cotización se convierte en venta con un clic.

Carlos, que tiene una surtidora de limpieza, desechables y abarrotes en León, Guanajuato, y estuvo en El Mostrador, describe cómo atendía los encargos antes de tenerlos en un sistema:

Antes de guardar el pedido revisa tres cosas: que cada producto tenga la cantidad correcta, que el cliente asignado sea el que lo pidió y que la forma de entrega coincida con lo que acordaron. Con eso, quien surta el pedido no tiene que llamarte para preguntar qué falta.

Casi todos los negocios del país son micro: 95.4 % de las unidades económicas, según los Censos Económicos 2024 del INEGI. Eso significa pocas personas para atender el mostrador y, a la vez, anotar cada encargo, y por eso conviene que registrar un pedido tome unos segundos y no una libreta aparte.

Este es el tutorial para registrar un pedido sin cobrar ni entregar en el momento, de la elección de productos al cierre:

Todo esto se hace en el punto de venta de Pulpos, la misma pantalla donde cobras el mostrador.

¿Cómo aparto la mercancía del pedido para que no se la lleve otro cliente?

Para apartar la mercancía de un pedido usas la opción Posponer Entrega de Productos del punto de venta: los productos salen del stock disponible y quedan como stock apartado, así nadie más puede venderlos por error. La opción está en los tres puntos de la esquina superior derecha del punto de venta.

El stock de cada producto se divide en dos: el apartado, que ya está vendido pero sin entregar, y el disponible, que es el que sí puedes vender. Ese disponible es el que ves en el listado de productos, en el catálogo en línea y en las búsquedas, así que el cliente de al lado no puede llevarse lo que ya prometiste. Se puede apartar un producto normal, una variante, un servicio o un kit, y en un producto con lotes el lote se elige hasta la entrega.

Te comparto un ejemplo sencillo: si tienes 10 piezas de un producto y apartas 4 para un pedido, el stock total sigue en 10, el apartado marca 4 y el disponible baja a 6. Ese 6 es lo que ves en el sistema y lo que otro cliente puede comprar.

Mientras la mercancía está apartada no se genera ningún movimiento de inventario, y por eso devolver o cancelar antes de entregar no te descuadra las existencias. Para saber qué tienes comprometido, Pulpos tiene un reporte de productos apartados con el producto, la venta en la que se apartó y cuánto stock queda disponible.

¿Cómo surto el pedido y registro la entrega a domicilio o en tienda?

Para surtir el pedido y registrar la entrega a domicilio o en tienda, lo abres en Ventas y lo marcas como entregado cuando el cliente recibe sus productos; en ese momento se mueve el inventario. Si el pedido va a domicilio, la dirección de entrega se agrega desde el punto de venta una vez que asignaste al cliente.

Puedes elegir una dirección que ya tenga guardada el cliente o escribir una nueva solo para ese pedido, y la nueva no reemplaza la de su ficha. Esa dirección sale en el ticket impreso, en el PDF de la venta y en la vista del cliente, y la puedes editar desde el punto de venta antes de finalizar o desde el registro de la venta incluso después. Si el cliente pasa por su mercancía, eliges Retiro en Tienda y no necesitas dirección.

La lista de Ventas separa lo que se cobró de lo que se entregó: una columna muestra el estado del pago y otra el de los productos, y la pestaña Pagos Pendientes junta lo que todavía no se cobra. Así, al empezar el día, ves de un vistazo qué pedidos faltan por surtir y cuáles faltan por cobrar.

¿Cómo cobro un pedido cuando el cliente paga ahora, después o al recibir?

Para cobrar un pedido cuando el cliente paga ahora, después o al recibir, eliges la forma de pago al crearlo: Cobrar Ahora, Asignar Deuda o Contra Entrega. Con Cobrar Ahora el cliente paga en ese momento aunque la entrega sea después, con Asignar Deuda el pedido queda a crédito y con Contra Entrega cobras cuando entregas.

Cuál elegir depende del cliente. A quien te paga de inmediato le cobras al registrar el pedido; al cliente de confianza le asignas la deuda y la sigues desde su ficha; y al que prefiere pagar al recibir lo dejas en Contra Entrega. El pedido no se cierra como venta hasta que se entrega y se cobra, y lo terminas desde su detalle en Ventas.

Así cobras y entregas en momentos distintos sin perder la cuenta: si el cliente paga una parte, el resto queda como deuda; si paga todo al recibir, cierras el pedido en una sola visita. En los dos casos el detalle de la venta guarda el historial de cobros y de entrega.

Cuando el pedido queda como deuda, cada abono se registra con Registrar Cobro, parcial o total, y el control del límite de cada cliente está en el artículo sobre cómo vender a crédito sin perder dinero.

¿Cómo recibo los pedidos de mis clientes por WhatsApp y los registro?

Para recibir pedidos por WhatsApp, publicas tu catálogo en línea y vinculas tu número de WhatsApp Business a Pulpos: tus clientes hacen el pedido y te llega directo a tu WhatsApp. La vinculación se hace en Preferencias, en integraciones, y un número solo puede estar ligado a una cuenta a la vez.

Cada pedido del catálogo entra a la sección Ventas con el canal Catálogo en Línea, se puede filtrar por estado de pago y siempre aparta el producto. Los pagos con MercadoPago suelen entrar como pagados; si el cliente eligió transferencia o a coordinar, el pago queda pendiente hasta que lo registras. Con el complemento Catálogo Mayorista, el catálogo también ofrece cobro a crédito y contra entrega.

El canal digital ya pesa: según el Estudio de Venta Online 2026 de la AMVO, 17.7 % de las ventas minoristas de México en 2025 fueron en línea. Carlos, el de la surtidora de León, lo vive con su catálogo:

Lo importante es que ese pedido cae en el mismo inventario que el mostrador, sin una segunda captura. Para ver cómo lo hace el cliente desde su portal y cómo lo ves tú, está el tutorial para vender al mayoreo con precios, crédito y pedidos por cliente desde el catálogo mayorista:

Y para que alguien conteste las dudas de precio y existencia mientras tú surtes, mira cómo responder los mensajes de tu negocio de forma automática.

Todo esto depende de que el pedido, el inventario y el cobro vivan juntos, y eso es lo que hace la tienda en línea de Pulpos conectada al mismo inventario del mostrador.

Preguntas frecuentes

Fuentes

1. INEGI: Censos Económicos 2024
2. Marketing4eCommerce: Estudio de Venta Online 2026 de la AMVO
3. El Mostrador, EP2: ¿Cómo vender al mayoreo con precios distintos sin cotizar uno por uno?
4. Centro de Ayuda de Pulpos (ayuda.pulpos.com): Pedido en Mostrador, Productos Apartados, Dirección de entrega y WhatsApp Business