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El archivo XML de una factura es el CFDI en sí: el comprobante fiscal digital que el SAT timbra y reconoce como válido. El PDF solo es su representación impresa, para leerlo cómodo. El XML lleva los datos del emisor, del receptor, los conceptos, los impuestos, el sello digital y el timbre con el folio fiscal o UUID, y tienes que guardarlo cinco años.
En este artículo:
- ¿Qué es el archivo XML de una factura y por qué es el que vale ante el SAT?
- ¿Qué datos lleva por dentro el XML de una factura CFDI 4.0?
- ¿Cómo lees el XML de una factura si no eres contador?
- ¿Cuánto tiempo tienes que guardar los XML de las facturas que emites y recibes?
- ¿Cómo validas que el XML de una factura es auténtico ante el SAT?
- ¿Cómo entregas y guardas los XML de tus facturas desde Pulpos?
- Preguntas frecuentes sobre el archivo XML de una factura
Cada vez que emites una factura salen dos archivos, y casi todo el mundo mira solo el PDF. Pero el que vale ante el SAT, el que tu cliente necesita para deducir y el que tu contador te pide cada mes es el XML. Si se pierde, el PDF no lo reemplaza.
Esta guía explica qué es el XML de una factura, qué lleva por dentro, cómo leerlo sin ser contador, cuánto tiempo hay que guardarlo y cómo comprobar que es auténtico.
¿Qué es el archivo XML de una factura y por qué es el que vale ante el SAT?
XML es un formato de archivo de texto con etiquetas, pensado para que lo lean los sistemas. En México, la factura electrónica, el CFDI, existe como un archivo XML con la estructura que define el Anexo 20 del SAT. Cuando el proveedor de certificación timbra tu factura, lo que timbra es ese XML: le agrega el sello del SAT y el folio fiscal, y desde ese momento es un comprobante fiscal válido.
El PDF es otra cosa: la representación impresa del CFDI, una versión para personas con los mismos datos acomodados en una hoja. Sirve para leerla, imprimirla o enseñarla, pero no se puede timbrar ni validar. Por eso la factura que cuenta es la que llega en XML. Las diferencias entre los dos archivos y cuándo te pueden pedir cada uno están en la guía de la factura en PDF y XML.
Rosa Martínez, dueña de una distribuidora de materiales de construcción en la Ciudad de México, describió en El Mostrador, el podcast de Pulpos, lo que pasa cuando factura una venta: «El PDF y el XML le llegan solos a su correo y la venta, la mercancía que salió y la factura quedan juntas en el mismo lugar». En el episodio completo, Rosa recorre los casos de la facturación de mostrador, del ticket a la factura global:
¿Qué datos lleva por dentro el XML de una factura CFDI 4.0?
El XML se organiza en nodos, bloques que agrupan los datos. En una factura CFDI 4.0 estos son los seis que importan:
| Nodo | Qué contiene |
|---|---|
| Comprobante | Versión 4.0, serie y folio, fecha, forma y método de pago, subtotal, total, moneda, tipo de comprobante y lugar de expedición |
| Emisor | Tu RFC, tu nombre o razón social y tu régimen fiscal |
| Receptor | RFC, nombre, código postal fiscal y régimen del cliente, y el uso del CFDI |
| Conceptos | Cada producto o servicio, con su clave SAT, cantidad, unidad, descripción, precio e importe |
| Impuestos | Los impuestos trasladados, como el IVA, y los retenidos, si los hay |
| Timbre fiscal digital | El folio fiscal o UUID, la fecha de timbrado, el RFC del proveedor de certificación y el sello del SAT |
Además lleva tu sello digital, generado con tu certificado de sello digital, que garantiza que la factura la emitiste tú y que nadie la modificó después. Si alguien cambia un solo dato del XML, el sello deja de coincidir y la factura ya no se puede validar.
El dato más buscado es el folio fiscal, que identifica a la factura ante el SAT y es lo primero que te piden para cancelarla o verificarla. Dónde encontrarlo y para qué sirve en el día a día está en la guía del UUID de una factura.
¿Cómo lees el XML de una factura si no eres contador?
Ábrelo con el navegador o con el bloc de notas: es texto. Vas a ver muchas etiquetas, pero solo necesitas buscar cinco datos para revisar que la factura está bien:
- Total, en la primera línea del comprobante: el monto que tiene que coincidir con la venta.
- FormaPago y MetodoPago: cómo y cuándo te pagaron, por ejemplo «01» y «PUE».
- Rfc y Nombre del Receptor: que sean los de tu cliente, escritos igual que en el SAT.
- UsoCFDI: para qué va a usar la factura tu cliente, por ejemplo «G01», adquisición de mercancías.
- UUID, dentro del timbre fiscal digital: el folio fiscal de la factura.
Si cualquiera de esos datos está mal, la factura se corrige cancelándola y emitiendo una nueva, nunca editando el XML: un archivo modificado pierde su sello y deja de ser válido.
Tip de Pulpos: si tu cliente te pide «la factura», mándale los dos archivos. El PDF le sirve para revisarla y el XML es el que su contador va a cargar para deducirla.
¿Cuánto tiempo tienes que guardar los XML de las facturas que emites y recibes?
Cinco años. El Código Fiscal de la Federación pide conservar la contabilidad y los comprobantes que la respaldan durante ese plazo, contado a partir de la fecha en que presentaste la declaración del ejercicio al que corresponden. Aplica a las facturas que emites y también a las de tus proveedores, que son las que sostienen tus deducciones.
Dato clave: el artículo 30 del Código Fiscal de la Federación establece que la documentación y los comprobantes que integran la contabilidad se conservan durante cinco años. Fuente: Código Fiscal de la Federación.
En la práctica, quien vende en el mostrador casi nunca tiene tiempo de archivar. En el 54% de los comercios una sola persona registra todas las ventas del mes, según el Estudio del comportamiento del comerciante mexicano de Pulpos, en su capítulo sobre cuántas personas atienden un comercio. Si esa misma persona tiene que reunir cada mes los XML para el contador, se le juntan con todo lo demás. Rosa Martínez, que factura todos los días desde su distribuidora en la Ciudad de México, lo resolvió dejando que su contador los tome solo:
Ahora en Pulpos abro cualquier venta y veo si ya está facturada o no y mi contador ya no me pide los archivos. Entra al portal de contadores de Pulpos y descarga lo que necesita.
Rosa Martínez
Distribuidora de materiales de construcción · Ciudad de México
¿Cómo validas que el XML de una factura es auténtico ante el SAT?
Con el verificador de comprobantes del SAT, en verificacfdi.facturaelectronica.sat.gob.mx. Capturas el folio fiscal, el RFC del emisor y el RFC del receptor, y el SAT te dice si la factura existe y si está vigente o cancelada. No necesitas contraseña ni e.firma.
Conviene hacerlo sobre todo con las facturas que recibes de proveedores nuevos o por montos grandes, porque una factura cancelada o falsa no te sirve para deducir. El paso a paso, qué más revisar además del folio y qué hacer si la factura no es válida están en la guía para verificar una factura recibida.
¿Cómo entregas y guardas los XML de tus facturas desde Pulpos?
En un sistema de punto de venta con facturación, el XML no es un archivo que tengas que buscar. En Pulpos, al emitir la factura, el PDF y el XML se envían al correo del cliente, y quedan guardados en la sección de facturas, donde puedes descargar los dos desde el menú de acciones de cada una.
Tu contador, además, tiene su propio usuario en el portal del contador de Pulpos, desde donde descarga las facturas emitidas y recibidas sin entrar a la operación del día. Dónde quedan guardadas tus facturas y cómo descargar cada archivo está en el centro de ayuda de Pulpos. Si prefieres verlo, este tutorial muestra cómo se hace una factura CFDI 4.0 desde el punto de venta:
En resumen:
- El XML es la factura en sí: el CFDI que el SAT timbra y reconoce. El PDF es solo su representación impresa.
- Por dentro lleva el comprobante, el emisor, el receptor, los conceptos, los impuestos y el timbre fiscal digital con el UUID.
- Un XML modificado pierde su sello: los errores se corrigen cancelando y emitiendo otra factura.
- Los XML que emites y recibes se guardan cinco años, según el artículo 30 del Código Fiscal de la Federación.
- Con Pulpos, el PDF y el XML llegan al correo del cliente y tu contador los descarga desde su propio portal.
Si hoy juntas a fin de mes los XML de tus ventas para mandárselos a tu contador, cada archivo perdido es una deducción en riesgo. Prueba Pulpos gratis 14 días, sin tarjeta, y deja que tu contador descargue las facturas desde su propio portal.
Preguntas frecuentes sobre el archivo XML de una factura
¿Qué es el XML de una factura?
Es el archivo que contiene la factura electrónica, el CFDI, con la estructura que define el SAT. Lleva los datos del emisor, del receptor, los conceptos, los impuestos, el sello digital y el timbre con el folio fiscal. Es el archivo que tiene validez fiscal; el PDF es solo su representación impresa para leerla.
¿Es obligatorio entregarle el XML al cliente?
Sí. El XML es el comprobante fiscal, así que es lo que tienes que entregarle a tu cliente para que pueda deducir y acreditar el IVA. El Código Fiscal de la Federación pide entregar o poner a su disposición el XML, y la representación impresa, el PDF, cuando el cliente te la pida.
¿Con qué programa se abre un archivo XML de factura?
Con cualquier navegador, como Chrome o Edge, o con el bloc de notas, porque es un archivo de texto. Vas a ver los datos entre etiquetas. Para verlo acomodado como factura, ábrelo en tu sistema de facturación o en el portal del SAT, o pide el PDF, que es su representación impresa.
¿Qué hago si perdí el XML de una factura?
Lo puedes recuperar. Si la emitiste tú, descárgalo de nuevo desde tu sistema de facturación. Si la recibiste, pídesela al emisor o descárgala del portal del SAT, en la sección de factura electrónica, donde quedan todas las facturas emitidas y recibidas con tu RFC. El PDF no lo reemplaza.
¿Se puede modificar el XML de una factura ya timbrada?
No. El XML lleva tu sello digital y el del SAT, calculados sobre su contenido. Si cambias un solo dato, los sellos dejan de coincidir y la factura deja de ser válida. Para corregir una factura con errores se cancela con el motivo que corresponda y se emite una nueva.
Fuentes
- SAT, Anexo 20, Guía de llenado de los CFDI
- Cámara de Diputados, Código Fiscal de la Federación, artículos 29, 29-A y 30
- SAT, Verificación de comprobantes fiscales digitales por internet
- Estudio del comportamiento del comerciante mexicano, Pulpos 2026 · ¿Cuántas personas atienden un comercio mexicano y cómo crece su operación?
- El Mostrador EP16, Rosa Martínez: ¿Cómo hago la factura global desde mi punto de venta?
