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El control de entradas y salidas de inventario es el registro de cada movimiento de mercancía que entra (compras, devoluciones) o sale (ventas, traspasos, mermas) de tu negocio, para saber en todo momento cuánto tienes y en qué sucursal está. Sin ese registro, el inventario que crees tener deja de coincidir con el que realmente existe en el anaquel. Actualizado en julio 2026.
En este artículo:
- ¿Qué es el control de entradas y salidas de inventario?
- ¿Por qué es importante controlar las entradas y salidas de tu inventario?
- ¿Qué beneficios trae implementar un sistema de control de entradas y salidas?
- ¿Cómo se controlan las entradas y salidas de inventario entre varias sucursales?
- Ejemplos de control de entradas y salidas por tipo de negocio
- ¿Qué herramientas y tecnología existen para controlar entradas y salidas?
- ¿Cómo resuelve Pulpos el control de entradas y salidas de inventario?
- Preguntas frecuentes sobre el control de entradas y salidas de inventario
Roberto Garza tiene una ferretería en Monterrey, Hierros del Norte. Durante años pensó que si un producto no aparecía en el sistema, era porque no lo tenía.
Hasta que hizo un conteo físico y encontró mercancía que llevaba meses sin moverse. Así lo cuenta él mismo en El Mostrador, el podcast de Pulpos: «Yo pensaba que si no lo veía en el sistema, es que no estaba. Hasta que hicimos el conteo y apareció mercancía que llevaba meses sin moverse — $30,000 pesos parados en un anaquel que el sistema no me podía mostrar.»
Esto es lo que en la práctica se conoce como inventario ciego: mercancía que existe físicamente, pero que ningún reporte refleja porque nadie registró bien cuándo entró o cuándo salió. Puedes escuchar la conversación completa en El Mostrador, episodio 1. Si tu negocio también maneja miles de referencias como una ferretería, este artículo sobre cómo hacer el inventario de una ferretería con miles de SKUs profundiza en el proceso completo.
En el fondo, esto es lo que resuelve un buen control de entradas y salidas de inventario: la diferencia entre administrar tu negocio con datos reales o administrarlo adivinando.
¿Qué es el control de entradas y salidas de inventario?
El control de entradas y salidas de inventario es el registro de cada movimiento de mercancía que entra o sale de tu negocio: compras a proveedor, devoluciones de clientes, ventas, traspasos entre sucursales y ajustes por merma. Cada uno de esos movimientos debe quedar anotado en el momento en que ocurre, no reconstruido después de memoria.
La diferencia entre llevarlo bien y llevarlo mal no se nota en el día a día. Se nota el día que haces un conteo físico y los números no cuadran, sin que nadie sepa explicar por qué.
Entender qué es no basta si no sabes qué está en juego cuando falla. Esto es lo que realmente te cuesta no controlarlo bien.
¿Por qué es importante controlar las entradas y salidas de tu inventario?
Controlar las entradas y salidas de tu inventario importa porque cada movimiento sin registrar es una fuente distinta de pérdida: producto que se pierde, dinero inmovilizado en mercancía de más, o clientes que se van porque no encontraron lo que buscaban. Del problema más cotidiano al más grave, esto es lo que está en juego:
- Mejorar la planificación: si sabes qué entra y qué sale cada día, puedes prever cuándo reponer antes de quedarte sin producto.
- Optimizar el espacio: sabes cuánto tienes realmente, así que no ocupas anaqueles o bodega con exceso de un producto mientras te falta otro.
- Aumentar la satisfacción del cliente: el producto está disponible cuando el cliente lo busca, no «en algún lado» que nadie puede confirmar.
- Prevenir pérdidas: cada entrada y salida sin registrar es una oportunidad para que la mercancía se pierda sin que nadie lo note a tiempo.
📌 Dato clave: El 58% de los robos que sufren los negocios son cometidos por sus propios empleados. Fuente: INEGI / Batech, 2024
Con Pulpos, cada venta, traspaso o ajuste descuenta o suma el inventario en automático, así que el número que ves en el sistema es el mismo que tienes en el anaquel, sin depender de que alguien anote a mano cada movimiento.
Prevenir pérdidas y mejorar la planificación son la razón para controlar el flujo de mercancía. Ahora veamos qué cambia en la operación del día a día cuando ese control existe de verdad.
¿Qué beneficios trae implementar un sistema de control de entradas y salidas?
Implementar un sistema de control de entradas y salidas cambia cuatro cosas concretas en tu negocio: cuánto tiempo gastas gestionando inventario, cuánto dinero inmovilizas en exceso o falta de mercancía, qué tan buenas son tus decisiones de compra, y qué tan seguido el cliente encuentra lo que busca.
Eficiencia operativa
Cuando cada entrada y salida se registra en el momento en que ocurre, dejas de perder horas reconstruyendo el inventario a mano al final de la semana. El tiempo que antes usabas para contar productos, ahora lo usas para vender o atender a tus clientes.
Reducción de costos
Un inventario que refleja la realidad evita dos costos que suelen pasar desapercibidos: pagar espacio de almacenamiento por producto que no rota, y perder ventas porque el producto que sí rota se agotó sin que nadie lo viera venir. A nivel global, los quiebres de inventario representan el 40% de las ventas perdidas totales del menudeo, según IHL Group (2025).
Mejora en la toma de decisiones
Con datos actualizados en tiempo real, identificas qué productos se mueven rápido y cuáles se quedan parados, y ajustas tus compras antes de que el dinero se quede atorado en un anaquel, como le pasó a Roberto con los $30,000 pesos que mencionamos al inicio.
Mayor satisfacción del cliente
La disponibilidad constante de producto se traduce en clientes que regresan, porque encuentran lo que buscan sin tener que preguntar dos veces si hay o no hay.
💡 Tip de Pulpos: revisa el reporte de productos con mayor rotación cada semana, no solo cuando haces el conteo físico completo. Así detectas a tiempo lo que está a punto de faltar.
Todo esto es más fácil de sostener cuando operas una sola tienda. El reto crece, y cambia de forma, en cuanto tienes más de una sucursal moviendo mercancía entre sí.
¿Cómo se controlan las entradas y salidas de inventario entre varias sucursales?
Cuando tienes más de una sucursal o un almacén central, cada traspaso de mercancía es, al mismo tiempo, una salida de un punto y una entrada al otro. Si ese movimiento no queda registrado, la mercancía existe físicamente pero no aparece en ningún inventario: no la puedes vender, ni contar, ni explicar dónde está.
Es habitual que estos movimientos se manejen por WhatsApp o de palabra: «mándame 20 piezas para la otra tienda». El problema no es mover la mercancía, es que nadie confirma que llegó, y para cuando alguien nota la diferencia ya pasaron semanas.
Un traspaso bien registrado pasa por tres momentos: sale de la sucursal de origen, queda marcado como mercancía en tránsito (existe, pero todavía no está disponible para vender en ningún punto), y se confirma cuando llega a su destino. Existen tres tipos de traspaso según de dónde a dónde se mueve la mercancía: entre sucursales, de almacén a sucursal, o de sucursal a almacén central.
Con el módulo de gestión de inventario de Pulpos, no necesitas estar en ninguna de las dos tiendas para que el movimiento quede registrado: lo haces desde tu celular, y el sistema mantiene el estado «en tránsito» hasta que confirmas la recepción.
Si administras varios almacenes o sucursales conectados al mismo punto de venta, este artículo sobre cómo conectar tus almacenes con tu punto de venta profundiza en la configuración completa.
¿Quieres ver el paso a paso de un traspaso dentro de Pulpos? Consulta la guía completa en nuestro centro de ayuda.
Que cada movimiento quede registrado, y no solo prometido, es lo que separa a un negocio que sabe cuánto tiene de uno que solo cree saberlo. Y ese principio se ve todavía más claro cuando lo aplicas a distintos tipos de negocio.
Ejemplos de control de entradas y salidas por tipo de negocio
El control de entradas y salidas se aplica distinto según el tipo de negocio, aunque el principio de fondo (registrar cada movimiento en el momento en que ocurre) es el mismo. Estos son tres ejemplos de cómo se ve en la práctica.
Tienda de ropa
En una tienda de ropa, cada prenda nueva se registra al llegar, y cada venta descuenta automáticamente la talla y el color exactos que se vendieron, no solo «una playera» genérica. Esto evita el problema más común del giro: que el catálogo en línea muestre disponible una talla que en realidad ya se agotó en la tienda física.
Distribuidora o mayorista
Una distribuidora que vende a distintos tipos de cliente (mostrador, mayoreo, distribuidor) necesita que cada salida quede asociada al pedido correcto, porque el mismo producto puede salir con precio distinto según quién lo compra. La merma no es un problema aislado de este giro: es el reto principal que reportan la mayoría de los minoristas en la región.
📌 Dato clave: El 84% de los minoristas en América Latina consideran la merma su reto principal en la operación. Fuente: Zebra Technologies / ANTAD, 2023
Si además la distribuidora mueve mercancía entre varios almacenes o puntos de venta, el control de traspasos que vimos arriba se vuelve tan importante como el control de ventas.
Almacén o centro de distribución
En un almacén, el control de entradas y salidas es lo que permite saber la ubicación exacta de cada artículo sin recorrer pasillo por pasillo. Con un sistema automatizado, cada movimiento de entrada, salida o reacomodo queda registrado, lo que agiliza tanto la búsqueda como el envío.
En cualquiera de estos casos, el control manual llega hasta cierto punto. A partir de ahí, necesitas herramientas que registren el movimiento por ti.
¿Qué herramientas y tecnología existen para controlar entradas y salidas?
Existen dos tipos de herramientas que facilitan el control de entradas y salidas: un sistema que registre los movimientos automáticamente, y equipo que agilice la captura de cada producto.
Sistemas de gestión en la nube
Un sistema en la nube registra cada entrada y salida en tiempo real y sincroniza la información entre sucursales, sin depender de que alguien la actualice a mano en una hoja de cálculo. Con Pulpos, tienes la opción de ver el inventario de todas tus sucursales desde una sola pantalla, incluyendo lo que está en tránsito por un traspaso.
Códigos de barras y lectores
Usar código de barras para registrar entradas y salidas reduce el margen de error humano: en vez de escribir la cantidad a mano, escaneas el producto y el sistema descuenta o suma automáticamente. Esto es especialmente útil en negocios con cientos de productos distintos, donde contarlos uno por uno no es viable todos los días.
Toda esta tecnología solo sirve si está conectada a un solo sistema. Así es como se ve en la práctica dentro de Pulpos.
¿Cómo resuelve Pulpos el control de entradas y salidas de inventario?
Todo lo que vimos arriba (inventario ciego, traspasos que se pierden en el camino, decisiones de compra a ciegas) parte del mismo problema: los movimientos de mercancía no quedan registrados en el momento en que ocurren. Con las entradas y salidas dentro de Pulpos, ese registro es automático, no una tarea extra al final del día.
Con Pulpos, puedes:
- Registrar entradas por compra a proveedor: cada compra que cargas actualiza el inventario y queda asociada al proveedor, la fecha y el costo.
- Descontar salidas automáticamente en cada venta: no necesitas restar nada a mano, el sistema lo hace en el momento en que se cobra.
- Hacer traspasos entre sucursales o almacenes: registra el movimiento en pasos claros y verifica en todo momento qué mercancía está en tránsito.
- Registrar ajustes por merma o diferencias: cuando el conteo físico no coincide con el sistema, dejas constancia del motivo en vez de «arreglarlo» borrando el número.
- Ver reportes de entradas y salidas por sucursal, producto o periodo: sin exportar nada a Excel.
En la práctica, dar de alta un movimiento en Pulpos toma estos pasos:
- Entra al módulo de inventario y selecciona el producto o la sucursal que corresponde al movimiento.
- Elige el tipo de movimiento: compra, venta, traspaso, devolución o ajuste.
- Captura la cantidad, y si aplica, el lote o la fecha de caducidad.
- Confirma el movimiento: el inventario se actualiza en automático en cuanto guardas.
Si ya usas Pulpos, revisa el paso a paso completo en nuestro centro de ayuda: ¿Dónde ver Entradas y Salidas de productos?
Pulpos tiene planes para cada etapa de tu negocio, desde el primero hasta cuando tengas varias sucursales.
En resumen:
- El control de entradas y salidas es el registro de cada movimiento de mercancía, sin excepción, en el momento en que ocurre.
- Sin ese registro, el inventario que crees tener deja de coincidir con lo que existe en el anaquel: el llamado inventario ciego.
- Los traspasos entre sucursales son de los movimientos que más se pierden cuando se manejan por WhatsApp en vez de un sistema.
- Un sistema en la nube y el código de barras reducen el margen de error humano en cada movimiento.
- Con Pulpos, cada entrada, salida y traspaso se registra automáticamente y queda visible desde cualquier sucursal.
Como aprendió Roberto con sus $30,000 pesos atorados en un anaquel: no es cuestión de contar más seguido; es cuestión de que cada movimiento quede registrado solo, sin depender de la memoria.
Si quieres dejar de perseguir mercancía que «no aparece» en el sistema, prueba Pulpos gratis 14 días, sin tarjeta, y registra tu primer movimiento de inventario hoy mismo.
Preguntas frecuentes sobre el control de entradas y salidas de inventario
¿Qué tipo de software o sistema de gestión de inventario es recomendable utilizar para registrar la entrada de mercancía y compras?
El software ideal debe permitir registrar automáticamente entradas, salidas y compras, asociar cada movimiento con proveedores y productos específicos, y actualizar el inventario en tiempo real. Los sistemas basados en la nube, como Pulpos, facilitan la sincronización entre sucursales y ofrecen reportes detallados que ayudan a mantener un control preciso y actualizado de existencias.
¿Cuáles son los pasos clave para registrar correctamente la entrada de mercancía en el inventario?
El proceso incluye verificar la orden de compra, revisar la mercancía recibida, comparar cantidades y precios con la factura, y finalmente registrar la entrada en el sistema. Pulpos permite hacerlo de manera ordenada desde un solo panel, garantizando que cada producto quede asociado al proveedor y categoría correspondiente.
¿Qué información específica de las compras a proveedores debe registrarse en el inventario?
Es fundamental incluir número de factura, proveedor, fecha de recepción, cantidad, costo unitario, lote o código de producto y fecha de vencimiento (si aplica). Esta información asegura una trazabilidad completa del flujo de productos y facilita auditorías o conciliaciones contables dentro del sistema.
¿Cómo se manejan las devoluciones a proveedores o la mercancía dañada al registrarla en el inventario?
Deben registrarse como salidas de inventario con motivo de devolución o ajuste, detallando el motivo y la cantidad. En Pulpos, estos movimientos se reflejan automáticamente en los reportes de existencias, lo que mantiene la integridad de la información y evita discrepancias entre lo físico y lo registrado.
¿Qué métodos de valoración de inventario (FIFO, LIFO, costo promedio) son los más adecuados al registrar nuevas entradas?
El método FIFO (First In, First Out), conocido en México como PEPS, es el más común en negocios de menudeo y alimentos, ya que da salida primero a la mercancía más antigua. El costo promedio es ideal cuando los precios de compra varían con frecuencia. Ambos enfoques garantizan una valoración coherente de los productos y márgenes más precisos en los reportes financieros. Si quieres profundizar en el método PEPS, revisa nuestra guía sobre el sistema PEPS y cómo aplicarlo en tu inventario.
¿Cómo se asegura la precisión de los datos al registrar la entrada de mercancía?
La precisión depende de procesos estandarizados y del uso de sistemas digitales con validaciones automáticas. En Pulpos, cada entrada se asocia al proveedor y producto exacto, reduciendo errores humanos y asegurando que las cantidades registradas coincidan con las facturas y las existencias reales.
¿Cada cuánto tiempo se debe realizar un recuento físico del inventario para verificar la información registrada?
Lo recomendable es realizar conteos físicos mensuales o trimestrales, dependiendo del volumen de productos. Los negocios con alta rotación pueden implementar conteos cíclicos por categoría. Con Pulpos, los reportes de existencias y movimientos ayudan a planificar y validar estos recuentos con mayor eficiencia.
¿Qué informes de inventario son esenciales para monitorear la entrada de mercancía y las compras?
Los reportes clave incluyen el informe de entradas por proveedor, el resumen de movimientos de inventario, el informe de compras por periodo y el análisis de productos con mayor rotación. En Pulpos, estos reportes están disponibles en formato visual y numérico, facilitando la toma de decisiones sobre abastecimiento.
¿Cómo se integran los registros de entrada de mercancía con el sistema de contabilidad de la empresa?
La integración permite que cada entrada registrada en el inventario se refleje automáticamente en las cuentas contables correspondientes, como inventario, costo de ventas o cuentas por pagar. Pulpos facilita esta relación al centralizar la información de compras e inventario, lo que simplifica la conciliación contable.
¿Existen buenas prácticas o consejos para optimizar el proceso de registro de entrada de mercancía y compras en el inventario?
Sí. Algunas prácticas recomendadas son mantener un formato estándar de recepción, digitalizar facturas, capacitar al personal y auditar movimientos periódicamente. Automatizar la gestión con un sistema en la nube mejora la trazabilidad, reduce errores y agiliza el control de compras.
¿Qué hacer si hay discrepancias entre la mercancía recibida y la orden de compra?
Se debe verificar físicamente la mercancía, revisar los documentos de recepción y registrar una nota de diferencia o devolución. En Pulpos, estos ajustes pueden realizarse directamente en el módulo de inventario, lo que garantiza que las existencias reflejen la realidad operativa.
¿Cómo se gestionan los lotes y las fechas de caducidad al registrar nuevas entradas de productos?
Cada producto debe registrarse con su lote, fecha de fabricación y caducidad, especialmente en negocios de alimentos o farmacia. Esto permite una rotación adecuada del inventario y evita pérdidas por vencimiento. Consulta nuestra guía completa sobre cómo controlar los lotes y caducidades en tu inventario para verlo a detalle.
¿Cómo se registra un traspaso de mercancía entre sucursales dentro del control de entradas y salidas?
Un traspaso se registra como una salida en la sucursal de origen y una entrada en la sucursal de destino, con un estado intermedio de «en tránsito» mientras la mercancía viaja entre ambas. Confirmar la recepción al llegar es el paso que más se olvida cuando el traspaso se maneja por WhatsApp en vez de un sistema, y es justo lo que provoca que el inventario deje de cuadrar entre sucursales.
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