Actualizado el
El control de entradas y salidas de inventario es el registro de cada movimiento de mercancía que entra (compras, devoluciones) o sale (ventas, traspasos, mermas) de tu negocio, para saber en todo momento cuánto tienes y en qué sucursal está. Sin ese registro, el inventario que crees tener deja de coincidir con el que realmente existe en el anaquel.
En este artículo:
- ¿Qué es el control de entradas y salidas de inventario?
- ¿Por qué es importante controlar las entradas y salidas de tu inventario?
- ¿Qué beneficios trae implementar un sistema de control de entradas y salidas?
- ¿Cómo se controlan las entradas y salidas de inventario entre varias sucursales?
- Ejemplos de control de entradas y salidas por tipo de negocio
- ¿Qué herramientas y tecnología existen para controlar entradas y salidas?
- ¿Qué errores hacen que el control de entradas y salidas falle?
- ¿Cómo resuelve Pulpos el control de entradas y salidas de inventario?
- Preguntas frecuentes sobre el control de entradas y salidas de inventario
Roberto Garza, ferretero en Monterrey, llevaba su inventario en cuadernos hasta que un reporte le mostró $30,000 en producto atorado que ni sabía que tenía. Eso es el inventario ciego: mercancía que existe, pero que nadie registró. Aquí ves cómo evitarlo registrando cada entrada y salida.
¿Qué es el control de entradas y salidas de inventario?
El control de entradas y salidas de inventario es el registro de cada movimiento de mercancía que entra o sale de tu negocio, con su fecha, su cantidad y su motivo. Cada movimiento se anota cuando ocurre, no se reconstruye después de memoria.
Estos son los movimientos que lo componen, qué los origina y cómo queda cada uno registrado:
| Movimiento | Qué lo origina | Cómo queda registrado |
|---|---|---|
| Compra a proveedor | Recibes mercancía de un proveedor | Entrada, al registrar la compra |
| Devolución de un cliente | El cliente regresa un producto | Entrada, al registrar la devolución con su sucursal de destino |
| Venta | Cobras a un cliente | Salida, que se descuenta sola al cobrar |
| Traspaso | Mueves mercancía entre sucursales o almacenes | Salida en el origen y entrada en el destino |
| Ajuste manual | Un conteo, un producto caducado, dañado, perdido o regalado | Entrada o salida con motivo, usuario y fecha |
El control de inventarios también es parte de tu contabilidad: el Código Fiscal de la Federación, en su artículo 28, incluye entre los elementos de la contabilidad el control de inventarios y el método de valuación. El formato y el método que te tocan los confirma tu contador.
La diferencia entre llevarlo bien y llevarlo mal no se nota en el día a día. Se nota el día del conteo físico, cuando los números no cuadran y nadie sabe explicar por qué.
¿Por qué es importante controlar las entradas y salidas de tu inventario?
Controlar las entradas y salidas importa porque cada movimiento sin registrar es una fuente distinta de pérdida: producto que se pierde, dinero parado en mercancía de más o clientes que se van porque no encontraron lo que buscaban. Esto es lo que está en juego:
- Planear mejor las compras: si sabes qué entra y qué sale cada día, repones antes de quedarte sin producto.
- Usar bien el espacio: sabes cuánto tienes realmente, así que no llenas la bodega de un producto mientras te falta otro.
- Atender mejor al cliente: el producto está cuando lo buscan, no «en algún lado» que nadie puede confirmar.
- Prevenir pérdidas: cada entrada o salida sin registrar es una oportunidad para que la mercancía se pierda sin que nadie lo note a tiempo.
Y las pérdidas no vienen de donde se piensa. En el comercio mexicano la merma desconocida y el robo hormiga preocupan mucho: el 84 % de los minoristas de Latinoamérica coincide en que minimizarlos es un reto importante, según el Estudio Global del Consumidor de Zebra Technologies que difundió la ANTAD.
Dato clave: entre los comercios que registran por qué pierden mercancía, la caducidad explica 63 % de las pérdidas, el deterioro 22 % y el robo 16 %, medido comercio por comercio.
Pulpos, Estudio del comportamiento del comerciante mexicano (2026), en el capítulo ¿Qué información registran los comercios mexicanos de su negocio?
Controlar cada entrada y salida sirve justo para ver esas otras pérdidas, las que no hacen ruido pero se acumulan. Con Pulpos, cada venta, compra, traspaso o ajuste suma o resta el inventario, así que el número que ves en el sistema es el que tienes en el anaquel, sin depender de que alguien anote a mano cada movimiento.
¿Qué beneficios trae implementar un sistema de control de entradas y salidas?
Implementar un sistema de control de entradas y salidas cambia cuatro cosas concretas en tu negocio: el tiempo que gastas en el inventario, el dinero que dejas parado o que te falta, la calidad de tus decisiones de compra y qué tan seguido el cliente encuentra lo que busca.
Eficiencia operativa
Cuando cada entrada y salida se registra en el momento en que ocurre, dejas de perder horas reconstruyendo el inventario al final de la semana. El tiempo que usabas para contar ahora lo usas para vender y atender.
Reducción de costos
Un inventario que refleja la realidad evita dos costos que pasan desapercibidos: pagar espacio por producto que no rota y perder ventas porque el que sí rota se agotó sin que nadie lo viera. La ANTAD estima que la merma desconocida les cuesta a los minoristas más de $13,000 millones al año, hasta 15 % del inventario de los minoristas.
Mejora en la toma de decisiones
Con datos al día identificas qué productos se mueven rápido y cuáles se quedan parados, y ajustas tus compras antes de que el dinero se atore en un anaquel, como le pasó a Roberto con su producto atorado.
Mayor satisfacción del cliente
Con producto disponible, el cliente regresa porque encuentra lo que busca sin tener que preguntar dos veces si hay o no hay.
Tip de Pulpos: revisa cada semana el reporte de productos con mayor y menor rotación, no solo cuando haces el conteo completo. Así ves qué está por faltar y qué lleva semanas sin moverse.
Todo esto es más fácil con una sola tienda. El reto cambia de forma en cuanto tienes más de una sucursal moviendo mercancía entre sí.
¿Cómo se controlan las entradas y salidas de inventario entre varias sucursales?
Entre varias sucursales, cada traspaso es una salida en un punto y una entrada en otro, y se controla registrándolo en el sistema y confirmando la recepción en el destino. Si el movimiento no queda registrado, la mercancía existe, pero no aparece en ningún inventario: no la puedes vender, ni contar, ni explicar dónde está.
Es habitual que estos movimientos se manejen por WhatsApp o de palabra: «mándame 20 piezas para la otra tienda». El problema no es mover la mercancía, es que nadie confirma que llegó, y cuando alguien nota la diferencia ya pasaron semanas.
En Pulpos, un traspaso mueve mercancía entre sucursales y almacenes y queda con su estado, como Recibido en Destino. Si lo recibido no coincide con lo enviado, el traspaso se marca con Discrepancias y te dice cuántos son faltantes y cuántos sobrantes, para que lo revises el mismo día y no en el siguiente conteo.
Si administras varios almacenes o sucursales con el mismo punto de venta, conectar tus almacenes con tu punto de venta explica la configuración completa.
Ejemplos de control de entradas y salidas por tipo de negocio
El control de entradas y salidas se aplica distinto según el tipo de negocio, aunque el principio es el mismo: registrar cada movimiento en el momento en que ocurre. Estos son tres ejemplos de cómo se ve.
Tienda de ropa
En una tienda de ropa cada prenda nueva se registra al llegar, y cada venta descuenta la talla y el color exactos que se vendieron, no solo «una playera». Así evitas lo más común del giro: que el catálogo en línea muestre una talla que ya se agotó en la tienda.
Distribuidora o mayorista
Una distribuidora que vende a distintos tipos de cliente necesita que cada salida quede ligada al pedido correcto, porque el mismo producto puede salir con precio distinto según quién lo compra. Y si mueve mercancía entre varios almacenes, el control de traspasos pesa tanto como el de ventas.
Almacén o centro de distribución
En un almacén, el control de entradas y salidas permite saber qué hay y de qué lote sin recorrer pasillo por pasillo. Con un sistema, cada entrada, salida o ajuste queda registrado, y eso agiliza la búsqueda y el envío.
¿Qué herramientas y tecnología existen para controlar entradas y salidas?
Dos tipos de herramientas facilitan el control de entradas y salidas: un sistema que registre los movimientos por ti y equipo que agilice la captura de cada producto.
Sistemas de gestión en la nube
Un sistema en la nube registra cada entrada y salida en tiempo real y junta la información de tus sucursales, sin depender de que alguien actualice una hoja de cálculo. Con Pulpos ves el inventario de cada sucursal y almacén desde un mismo lugar.
Códigos de barras y lectores
El código de barras reduce el error humano: en vez de teclear una cantidad, escaneas el producto y el sistema suma o resta. Pulpos funciona con lectoras de código de barras, incluso el celular, y sirve sobre todo cuando manejas cientos de productos que no puedes contar uno por uno todos los días, como pasa en el inventario de una ferretería con miles de SKUs.
¿Qué errores hacen que el control de entradas y salidas falle?
El control de entradas y salidas falla casi siempre por cinco hábitos, y ninguno tiene que ver con la herramienta:
- Registrar de memoria al final del día: lo que se anota horas después se anota mal, y un movimiento que se olvida es mercancía que ya no cuadra.
- Mover mercancía de palabra: un traspaso por WhatsApp sin confirmación de recibido es la forma más común de perder producto entre sucursales.
- Dejar todos los ajustes con el mismo motivo: si todo es «corrección», no sabes si perdiste por caducidad, deterioro o robo, y no puedes corregir la causa.
- No contar nunca: sin un conteo que compare lo físico contra el sistema, las diferencias se acumulan sin que nadie las vea.
- Dar el mismo acceso a todos: cuando cualquiera puede ajustar el inventario, ya no sabes quién movió qué.
Roberto lo vivió con sus cuadernos y lo cuenta en el episodio 1 de El Mostrador: «Se me acababan cosas y no me daba cuenta hasta que el cliente ya me las pedía.» Para el último punto, cómo evitar que tus empleados modifiquen el inventario sin autorización explica cómo limitar quién puede ajustar.
¿Cómo resuelve Pulpos el control de entradas y salidas de inventario?
Pulpos resuelve el control de entradas y salidas registrando cada movimiento en el momento en que ocurre, de modo que el registro no es una tarea extra al final del día. Con la gestión de inventario de Pulpos puedes:
- Registrar entradas por compra: cada compra que registras suma al inventario.
- Descontar salidas en cada venta: el sistema resta en el momento en que cobras, sin que nadie lo haga a mano.
- Hacer traspasos entre sucursales y almacenes: el traspaso marca Discrepancias si lo recibido no coincide con lo enviado.
- Registrar ajustes con motivo: cuando el inventario no coincide con lo físico dejas constancia de por qué, con Corrección, Conteo, Expiración, Robo o pérdida, Deterioro o Regalo.
- Hacer conteos de inventario: el conteo compara lo contado contra el sistema y te muestra el resumen antes de confirmar.
- Ver los reportes de entradas y salidas: cada movimiento con su stock anterior y el nuevo.
Para registrar una entrada o una salida manual, el proceso es este:
- Elige si es una entrada o una salida y la ubicación donde ocurre.
- Agrega los productos y las cantidades, y el lote o la fecha de caducidad si el producto los lleva.
- Elige el motivo del movimiento y agrega una nota si hace falta.
- Confirma: el inventario se actualiza en cuanto guardas y el movimiento queda con tu usuario y la fecha.
Todo el historial queda en la lista de ajustes, con el tipo, el motivo y quién lo hizo. El paso a paso completo está en el Centro de Ayuda, en la guía dónde ver entradas y salidas de productos.
En resumen:
- El control de entradas y salidas es el registro de cada movimiento de mercancía, con su fecha, su cantidad y su motivo, en el momento en que ocurre.
- Sin ese registro, el inventario que crees tener deja de coincidir con lo que hay en el anaquel: el inventario ciego.
- Los traspasos entre sucursales se pierden cuando se mueven por WhatsApp; hay que registrarlos y confirmar la recepción.
- Los ajustes manuales deben llevar su motivo real; si todo es «corrección», no sabes por qué pierdes.
- Con Pulpos, las compras suman, las ventas restan y los traspasos y ajustes quedan con su estado, su motivo y su usuario.
Deja de perder mercancía y ventas por un inventario que no cuadra. Prueba Pulpos gratis 14 días, sin tarjeta.
Preguntas frecuentes sobre el control de entradas y salidas de inventario
¿Qué software o sistema conviene para registrar la entrada de mercancía y las compras?
Conviene un sistema que sume solo las compras, reste solo las ventas, pida un motivo en cada ajuste manual y muestre el inventario de cada sucursal al momento. Pulpos funciona así. Una hoja de cálculo depende de que alguien anote cada movimiento, y por eso casi siempre se desfasa del inventario que realmente hay.
¿Cuáles son los pasos clave para registrar correctamente la entrada de mercancía?
Compara lo que llegó con la orden de compra y la factura, cuenta la mercancía, registra la compra con las cantidades reales y no las del papel, y guarda la factura. Si algo no coincide, anótalo antes de firmar de recibido. Registrar la entrada el mismo día evita reconstruirla de memoria, que es donde nacen la mayoría de las diferencias.
¿Qué información de las compras a proveedores debe registrarse en el inventario?
Registra el proveedor, la fecha de recepción, el folio de la factura, la cantidad, el costo unitario y, si el producto los lleva, el lote y la fecha de caducidad. Con esos datos sabes cuánto te costó cada entrada y de dónde vino, y puedes explicar una diferencia meses después sin buscar papeles.
¿Cómo se maneja la mercancía dañada, caducada o devuelta al registrarla en el inventario?
Lo dañado o caducado se registra como una salida con su motivo: en Pulpos, Deterioro para lo dañado, Expiración para lo que caducó y Robo o pérdida para lo extraviado, con una nota si hace falta. Lo que un cliente te devuelve entra al registrar la devolución de su venta. Así el inventario cambia y queda constancia de por qué.
¿Qué método de valuación conviene al registrar nuevas entradas: PEPS o costo promedio?
PEPS, primeras entradas primeras salidas, da salida primero a la mercancía más antigua y se usa mucho con productos que caducan. El costo promedio mezcla todas las entradas en un solo costo y sirve cuando el precio de compra cambia seguido. Cuál te toca lo confirma tu contador. Para el detalle, revisa la guía del sistema PEPS.
¿Cómo se asegura la precisión de los datos al registrar la entrada de mercancía?
La precisión sale de registrar cada movimiento cuando ocurre y de contar de vez en cuando para comparar. Registrar las cantidades reales, escanear en lugar de teclear y exigir un motivo en cada ajuste reduce los errores. El conteo físico es la prueba: si lo contado y lo registrado no coinciden, hay un movimiento que nadie anotó.
¿Cada cuánto tiempo se debe hacer un conteo físico del inventario?
Lo común es un conteo completo cada mes o cada trimestre, según cuántos productos manejes, y un conteo más frecuente de lo que más se mueve. En Pulpos el conteo compara lo contado contra lo que dice el sistema y te muestra faltantes y sobrantes antes de que confirmes, así que sabes dónde está la diferencia.
¿Qué reportes de inventario sirven para vigilar las entradas y las compras?
Los que más sirven son el reporte de entradas y salidas, que muestra cada movimiento con su stock anterior y el nuevo; el reporte de stock, para ver qué se está acabando; y la lista de ajustes, que dice quién movió el inventario y con qué motivo. Revisarlos cada semana evita enterarte de un problema hasta el conteo.
¿Cómo se relaciona el control de entradas y salidas con la contabilidad?
El control de inventarios forma parte de la contabilidad que pide el Código Fiscal de la Federación, junto con el método de valuación, y por eso conviene que cada movimiento tenga fecha, cantidad y motivo. Pulpos guarda ese historial de movimientos, pero el formato y el método que te toca aplicar los confirma tu contador.
¿Qué buenas prácticas ayudan a llevar el registro de entradas y salidas?
Registra cada movimiento el mismo día, elige el motivo real en cada ajuste, cuenta por partes con frecuencia, escanea con código de barras y da a cada persona su propio usuario para saber quién movió qué. Lo difícil no es la herramienta sino el hábito: el movimiento que se hace de palabra es el que después no cuadra.
¿Qué hago si la mercancía recibida no coincide con la orden de compra?
Cuenta la mercancía frente al proveedor antes de recibirla, anota la diferencia en la factura o en la nota de entrega y registra la entrada con lo que realmente llegó. Después reclama o espera el faltante. Registrar la cantidad de la orden en lugar de la real deja un inventario que dice tener lo que nunca llegó.
¿Cómo se manejan los lotes y las fechas de caducidad al registrar nuevas entradas?
Registra el lote y la fecha de caducidad al dar entrada al producto, para vender primero lo que vence antes. En Pulpos los ajustes y los conteos también funcionan con productos que llevan lotes y caducidades. Si manejas alimentos o medicinas, controlar los lotes y caducidades lo explica a detalle.
¿Cómo se registra un traspaso de mercancía entre sucursales?
Un traspaso sale de una sucursal o almacén y entra en otro, y queda completo cuando el destino confirma que lo recibió. Si lo recibido no coincide con lo enviado, Pulpos lo marca con Discrepancias y te dice los faltantes o sobrantes. Lo que más se olvida cuando se hace por WhatsApp es confirmar la recepción.
Fuentes
- SAT, Artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (gob.mx)
- Zebra Technologies y ANTAD, 84 % de los minoristas en Latam considera la merma su reto principal (Retailers.mx)
- Estudio del comportamiento del comerciante mexicano, Pulpos 2026 · ¿Qué información registran los comercios mexicanos de su negocio?
- El Mostrador, EP1: cómo dejar de perder ventas por no saber qué tienes en tu inventario
- Centro de Ayuda de Pulpos (ayuda.pulpos.com): ajustes de stock, traspasos y entradas y salidas
