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La conciliación bancaria es comparar, al cierre de cada mes, los movimientos del estado de cuenta de tu banco con lo que registró tu negocio: ventas, cobros de crédito, compras y gastos. Sirve para confirmar que cada depósito y cada retiro tienen detrás una operación con su factura, y para encontrar lo que no cuadra antes de que llegue al contador.
En este artículo:
- ¿Qué es la conciliación bancaria y en qué se diferencia del corte de caja de tu negocio?
- ¿Por qué cuadrar a mano el estado de cuenta del banco con tus ventas te lleva días cada mes?
- ¿La conciliación bancaria es obligatoria ante el SAT si tu negocio lleva contabilidad?
- ¿Qué información necesitas de tu negocio y del banco para hacer la conciliación bancaria?
- ¿Cómo hacer la conciliación bancaria paso a paso en tu negocio, de principio a fin?
- ¿Por qué no cuadra la conciliación bancaria y cómo encuentras cada diferencia con el banco?
- ¿Qué sistema hace la conciliación bancaria de tus ventas de forma automática?
- ¿Cómo concilia Pulpos tu banco contra las ventas, compras y gastos que ya registraste?
- Preguntas frecuentes sobre la conciliación bancaria de las ventas de tu negocio
- Fuentes
Si al cerrar el mes pasas horas con el PDF del banco abierto en una ventana y el Excel de ventas en otra, buscando a qué venta corresponde cada transferencia, ya haces una conciliación bancaria, solo que a mano. Esta guía explica qué compara, qué tienes que juntar, cómo se hace paso a paso, por qué casi nunca cuadra a la primera y qué tiene que hacer un sistema para que el cruce salga solo.
¿Qué es la conciliación bancaria y en qué se diferencia del corte de caja de tu negocio?
La conciliación bancaria es el proceso de comparar los movimientos que tu banco reporta en el estado de cuenta contra los movimientos que tu negocio registró en el mismo periodo, para confirmar que coinciden y explicar cada diferencia. Se hace por periodo, normalmente al cierre del mes, y su resultado son dos listas: los movimientos conciliados y los pendientes, cada uno con su motivo.
Se confunde mucho con el corte de caja porque los dos buscan que los números cuadren, aunque miran lugares distintos del negocio. La diferencia se ve mejor lado a lado:
| Característica | Corte de caja | Conciliación bancaria |
|---|---|---|
| Qué compara | Las ventas registradas contra el dinero físico de la caja | Las operaciones del negocio contra el estado de cuenta del banco |
| Cuándo se hace | Al cierre de cada turno o de cada día | Al cierre del mes, o cada quincena si mueves muchas operaciones |
| Quién la revisa | El cajero y el encargado | El dueño y el contador |
| Qué detecta | Faltantes o sobrantes de efectivo en el mostrador | Depósitos que no llegaron, cargos del banco sin registrar y movimientos sin factura |
El corte de caja bien hecho es el paso previo de la conciliación bancaria: si cada día cerraste la caja con el efectivo contado, ya sabes cuánto debió depositarse en el banco, y el cruce de fin de mes se vuelve una revisión. En la guía de cómo hacer un corte de caja correcto en tu negocio están los pasos para cerrarlo sin faltantes.
Cuando la caja cambia de manos a media jornada, conviene además cerrar un corte en cada cambio, como se explica en el corte de caja por turno al cambiar de empleado, para que cualquier diferencia de efectivo tenga un responsable antes de llegar al banco.
¿Por qué cuadrar a mano el estado de cuenta del banco con tus ventas te lleva días cada mes?
Cuadrar el estado de cuenta a mano empieza igual en casi todos los negocios: descargas el PDF del banco, pasas los movimientos a una hoja de Excel y, renglón por renglón, buscas qué venta o qué cobro explica cada depósito. Después falta encontrar la factura de esa venta, y si la transferencia llegó sin referencia, revisar todas las ventas de ese día hasta dar con el monto. Con más de una cuenta, el trabajo se repite completo en cada una.
El tamaño de ese trabajo depende de cuánto dinero entra por el banco, y ya es bastante: el efectivo es el 72 % de los tickets del mostrador pero solo el 64 % del dinero, y la tarjeta (18.3 %) y la transferencia (17.1 %) juntas explican más de un tercio del dinero que cobra un comercio, según el Estudio del comportamiento del comerciante mexicano de Pulpos, en su capítulo ¿Cómo les pagan sus clientes a los comercios mexicanos?
Cada peso que no entró en efectivo es un movimiento en tu estado de cuenta que tiene que encontrar su venta o su cobro, y si tus ventas viven en un cuaderno o en otro programa, esa búsqueda se hace a mano cada mes. La transferencia, además, ya es parte del cobro de casi cualquier empresa: según la ENAFIN 2024 del INEGI, el 78.4 % de las empresas con 6 o más personas acepta pagos por transferencia.
Una diferencia que no se aclara en su mes tampoco desaparece: se queda como dinero que no sabes si entró y, con el tiempo, se mezcla con otras. En la guía para identificar pérdidas financieras en tu negocio está cómo rastrear esas fugas antes de que se acumulen.
¿La conciliación bancaria es obligatoria ante el SAT si tu negocio lleva contabilidad?
Sí, para quien está obligado a llevar contabilidad. El Reglamento del Código Fiscal de la Federación, en su artículo 33, apartado A, fracción IV, incluye los estados de cuenta bancarios y las conciliaciones de los depósitos y retiros contra los registros contables entre los documentos que integran la contabilidad del contribuyente. La conciliación bancaria forma parte de la contabilidad que el SAT puede revisar.
En la práctica, eso significa que cada depósito de tu estado de cuenta debería tener detrás una venta o un cobro registrado con su CFDI, y cada retiro, una compra o un gasto con la factura del proveedor. Un depósito sin operación que lo explique es un ingreso que tu contador no puede relacionar con ninguna factura, y aclararlo en el mes es mucho más sencillo que hacerlo un año después.
Muchos negocios llegan a esa obligación sin apoyo contable: según los Censos Económicos 2024 del INEGI, el 26.0 % de las unidades económicas de 0 a 10 personas usa un sistema contable o un contador externo, contra el 86.3 % de las de 11 a 250 personas.
Qué obligaciones aplican a tu negocio depende de tu régimen fiscal, así que el primer paso es confirmar con tu contador si llevas contabilidad y cada cuánto necesita la conciliación. Esta guía no sustituye esa asesoría: explica qué se compara y cómo hacerlo para que la entrega de cada mes deje de ser un pendiente.
¿Qué información necesitas de tu negocio y del banco para hacer la conciliación bancaria?
La conciliación bancaria tiene dos lados, el de tu negocio y el del banco, y conviene tener los dos completos antes de empezar a comparar. El del banco llega solo cada mes; el de tu negocio depende de lo que registraste.
Del lado de tu negocio necesitas
- Ventas por método de pago: cuánto entró en efectivo, con tarjeta y por transferencia cada día, con el registro de ventas completo del periodo.
- Cortes de caja: el efectivo contado y depositado de cada turno o de cada día.
- Cobros de ventas a crédito: los abonos que te pagaron tus clientes por sus ventas a crédito, que casi siempre llegan por transferencia.
- Compras a proveedores: cada pago que salió del banco, con la factura del proveedor.
- Gastos: renta, luz, sueldos y cargos del banco, con su comprobante.
Del lado del banco necesitas
- Estado de cuenta del periodo: uno por cada cuenta bancaria, cuenta digital o tarjeta de crédito que uses en el negocio.
- Comprobantes de transferencias: los recibidos y los enviados, para los movimientos que el estado de cuenta muestra sin referencia completa.
Dato clave: las transferencias SPEI entre usuarios finales llegaron a 7,302.4 millones en 2025, contra 5,336.7 millones en 2024.
Fuente: Banco de México, Informe anual sobre las infraestructuras de los mercados financieros 2025
Más transferencias significan más renglones en el estado de cuenta que tienen que encontrar su venta o su cobro. Por eso el lado del negocio pesa más que el del banco: el banco te entrega su lista completa cada mes, y la tuya solo está completa si registraste cada operación el día en que pasó.
¿Cómo hacer la conciliación bancaria paso a paso en tu negocio, de principio a fin?
La conciliación bancaria sigue la misma secuencia con cualquier sistema, o con Excel: seis pasos en orden, trabajando un periodo cerrado a la vez.
- Define el periodo: elige el mes o la quincena que vas a conciliar y descarga el estado de cuenta de ese periodo desde el portal de tu banco.
- Saca el reporte de tus operaciones: junta las ventas por método de pago, los cobros, las compras y los gastos de las mismas fechas que cubre el estado de cuenta.
- Cruza los depósitos de efectivo contra tus cortes de caja: el efectivo de cada corte de caja tiene que aparecer depositado en el banco por el mismo monto.
- Cruza los depósitos por tarjeta y por transferencia contra tus ventas y tus cobros: cada entrada del estado de cuenta tiene que encontrar la venta o el abono de crédito que la explica.
- Documenta las diferencias: anota qué movimiento no cuadró, por cuánto y por qué, aunque todavía no lo resuelvas.
- Cierra el periodo y entrégaselo a tu contador: con todo conciliado o con las diferencias explicadas, el mes queda listo para la contabilidad.
Te comparto un ejemplo de por qué el paso 5 importa tanto: si un mes queda un depósito sin explicar y no lo anotas, al mes siguiente ya no recuerdas si fue el abono de un cliente o una venta que no se registró, y la diferencia se arrastra. Para tener a la mano las ventas del periodo en el paso 2, sirve ver las ventas de todas tus tiendas desde un solo lugar.
¿Por qué no cuadra la conciliación bancaria y cómo encuentras cada diferencia con el banco?
Que la conciliación bancaria no cuadre a la primera es lo normal. Las diferencias casi siempre caen en un puñado de causas, y cada una se ve distinta en el estado de cuenta:
| Causa | Cómo se ve | Qué hacer |
|---|---|---|
| Depósito que llegó otro día | El monto existe, pero con una fecha distinta a la de la venta | Relaciónalo por monto: es una diferencia de fecha, no un faltante |
| Comisión o cargo del banco | Un retiro que no tiene compra ni gasto registrado | Regístralo como gasto del mes con el comprobante del banco |
| Transferencia sin venta registrada | Una entrada en el banco sin operación en tu registro | Revisa si fue el abono de un crédito o una venta que no se capturó, y regístrala |
| Venta registrada que no llegó al banco | Una operación en tu registro sin depósito | Revisa el corte de ese día y el método de pago con el que se cobró |
| Pago a proveedor sin factura | Una salida que coincide con una compra, pero sin CFDI | Pídele la factura al proveedor y deja una nota para tu contador si no llega |
| Movimiento duplicado | La misma venta o el mismo gasto capturado dos veces | Elimina el duplicado de tu registro antes de cerrar el periodo |
Lo que yo revisaría primero es la fecha, porque mucho de lo que parece un faltante es dinero que llegó uno o dos días después de la venta. Después van los cargos del banco, que son retiros chicos y fáciles de pasar por alto, y al final las operaciones que nunca se registraron, que son las que más tiempo cuestan.
El cruce cambia poco de un giro a otro. Si tienes una tienda de ropa, en las conciliaciones bancarias para tiendas de ropa está el mismo proceso con los ejemplos de ese negocio.
¿Qué sistema hace la conciliación bancaria de tus ventas de forma automática?
Pulpos es un sistema de gestión mexicano que te permite hacer la conciliación bancaria de tus ventas de forma automática: lee el estado de cuenta de tu banco y cruza cada movimiento contra las ventas, los cobros, las compras y los gastos que ya registraste en el punto de venta. En general, el sistema que concilia solo es el que ya tiene registrado el lado del negocio, porque el estado de cuenta es la mitad fácil de conseguir.
Si estás evaluando un sistema para esto, estos son los cinco criterios que separan una conciliación automática de una que solo cambió el Excel por otra pantalla:
- Lee el estado de cuenta de tu banco: lo importas tal como lo descargas, sin pasarlo a mano a otra hoja.
- Cruza cada movimiento contra tus operaciones: compara montos y fechas contra ventas, cobros, compras y gastos sin que tú los busques.
- Te deja solo los pendientes: lo que no encontró queda separado para que lo resuelvas uno por uno.
- Conecta cada movimiento con su CFDI: el depósito queda ligado a la venta y a su factura.
- Le entrega el mes a tu contador: en un archivo o con un acceso propio, sin que tú armes nada.
La diferencia de fondo está en contra qué se concilia. Un software contable concilia el banco contra pólizas y facturas que alguien tiene que capturar o importar primero; un sistema de gestión lo concilia contra la venta que ya hiciste en el mostrador, así que el lado del negocio llega completo sin trabajo extra.
Por eso conviene que el cruce viva en el mismo lugar donde cobras. Con el sistema de punto de venta de Pulpos, cada venta, cada abono de crédito y cada gasto que registras durante el mes ya es la mitad de la conciliación bancaria, y el cierre se reduce a revisar lo que quedó pendiente.
¿Cómo concilia Pulpos tu banco contra las ventas, compras y gastos que ya registraste?
Los dos trabajos más pesados de la conciliación bancaria, buscar cada depósito renglón por renglón y armarle el archivo al contador, salen del mismo lugar: el registro del negocio vive separado del banco. En Pulpos ese lado ya está capturado, porque las ventas, los cobros de crédito, las compras y los gastos se registran en el mismo sistema donde cobras. Con Pulpos, la conciliación de cada mes queda así:
- Das de alta cada cuenta: cuenta bancaria, cuenta digital o tarjeta de crédito, solo con su nombre y su tipo, sin la CLABE.
- Importas el estado de cuenta del mes: en PDF, imagen o Excel, tal como lo descargas del portal de tu banco.
- Pulpos hace el cruce: compara cada movimiento con tus ventas, compras, gastos y devoluciones por monto y fecha, concilia solo los que coinciden y te sugiere una operación cuando encuentra un candidato.
- Resuelves los pendientes: confirmas la sugerencia o buscas la operación por monto, fecha o nombre, y si un proveedor no te dio factura, marcas el movimiento como revisado con un comentario para tu contador.
- Cierras el mes: cuando no quedan pendientes, descargas el Excel con cada movimiento, su estado, la operación relacionada y el PDF y el XML de su CFDI, o se lo envías directo a tu contador.
El recorrido completo, pantalla por pantalla, está en el tutorial de conciliaciones bancarias de Pulpos:
Antes de cerrar el mes conviene revisar que todas tus ventas estén facturadas, porque la conciliación cruza el estado de cuenta con los CFDI y una venta sin factura queda incompleta. Esa venta la facturas desde Pulpos en cualquier momento antes del cierre, con la facturación electrónica CFDI 4.0 de Pulpos, y el depósito queda ligado a su comprobante.
Tip de Pulpos: crea un método de pago para cada cuenta, por ejemplo una transferencia ligada al banco donde te depositan. Así cada cobro y cada pago quedan asociados a su cuenta desde que los registras, y al conciliar ese banco solo ves las operaciones que le corresponden. En los métodos de pago de tu punto de venta está cómo organizarlos.
Rosa Martínez, dueña de una distribuidora de materiales de construcción en la Ciudad de México, lo contó así en El Mostrador, el podcast de Pulpos, al hablar de cómo factura y cierra cada mes:
Al cierre agarro todo lo que timbré en Pulpos en el mes, lo cruzo como en un espejo con los movimientos de mi banco y cuadra perfecto.
Rosa Martínez
Distribuidora de materiales de construcción, Ciudad de México
En el episodio completo, Rosa explica qué hace un sistema de gestión para un negocio que vende a crédito y a mayoreo, y cómo le entrega las facturas y las conciliaciones a su contador sin armarle archivos:
¿Quieres ver cada paso de la conciliación con su pantalla y sus opciones? Consulta la guía completa en nuestro centro de ayuda.
En resumen:
- La conciliación bancaria compara el estado de cuenta del banco con las ventas, los cobros, las compras y los gastos de tu negocio, y se hace al cierre de cada periodo.
- Se diferencia del corte de caja en que revisa el banco y no la caja, pero un corte bien hecho es su paso previo.
- Para quien está obligado a llevar contabilidad, las conciliaciones de depósitos y retiros forman parte de ella, según el artículo 33, apartado A, fracción IV del Reglamento del Código Fiscal de la Federación.
- Casi todas las diferencias vienen de fechas distintas, cargos del banco, operaciones sin registrar, pagos sin factura o movimientos duplicados.
- Hacerla sin Excel depende de que el lado del negocio ya esté registrado en un sistema que lea el estado de cuenta, como Pulpos, que deja solo los pendientes para revisar.
Si cada fin de mes se te va en cuadrar el banco contra tus ventas en Excel, prueba tener las ventas, los cobros y la conciliación en el mismo sistema. Pruébalo 14 días gratis, sin tarjeta.
Preguntas frecuentes sobre la conciliación bancaria de las ventas de tu negocio
¿Cada cuánto hay que hacer la conciliación bancaria en un negocio?
Lo recomendable es hacer la conciliación bancaria al menos una vez al mes, cuando recibes el estado de cuenta, porque es el periodo con el que trabaja tu contador. Si tu negocio recibe muchas transferencias o maneja varias cuentas, hacerla cada quincena te deja encontrar las diferencias cuando todavía recuerdas de dónde salió cada movimiento. Lo que no conviene es juntar varios meses, porque las diferencias se mezclan y cuesta mucho más rastrearlas.
¿Cómo cuadrar las cuentas del banco con tus ventas sin hacerlo en Excel?
Para cuadrar el banco con tus ventas sin Excel necesitas que las ventas, los cobros, las compras y los gastos ya estén registrados en un sistema que lea tu estado de cuenta. Así el sistema cruza cada depósito con su venta por monto y fecha, y tú solo revisas los movimientos que quedaron pendientes. Pulpos lo hace con las operaciones que registras todos los días en el punto de venta.
¿Qué diferencia hay entre la conciliación bancaria y el corte de caja?
El corte de caja compara las ventas registradas contra el dinero físico de la caja al cierre de cada turno, y la conciliación bancaria compara las operaciones del negocio contra el estado de cuenta del banco al cierre del periodo. El primero revisa el mostrador y la segunda revisa el banco. Se complementan: si tus cortes de caja están bien hechos, la conciliación del mes es más rápida.
¿Qué hago si un proveedor no me dio factura de un pago que salió del banco?
Si un proveedor no te dio factura, pídesela primero, porque sin CFDI ese pago queda sin comprobante en tu contabilidad. Si no llega, no dejes el movimiento abierto: márcalo como revisado y deja una nota para tu contador con el motivo, por ejemplo que el proveedor no emite factura por esa operación. En Pulpos ese comentario queda junto al movimiento dentro de la conciliación del mes.
¿Puedo hacer la conciliación bancaria si tengo varias cuentas bancarias?
Sí. Cada cuenta bancaria, tarjeta de crédito o cuenta digital se concilia por separado, con su propio estado de cuenta, así que el proceso es el mismo para una cuenta que para cinco. Lo que más ayuda es saber desde la venta a qué cuenta entró cada cobro: en Pulpos lo logras asociando cada método de pago a su banco, y al conciliar ves solo las operaciones de esa cuenta.
¿Mi contador puede ver la conciliación bancaria sin que yo se la mande?
Sí, si usas el Portal de Contador de Pulpos. Tu contador entra con su propio usuario a un portal separado de la operación diaria y desde ahí descarga tus facturas emitidas y recibidas, los pagos y la conciliación bancaria del mes, sin que tú le armes un correo con archivos. Así revisa la información cuando la necesita y tú dejas de preparar el paquete de fin de mes.
Fuentes
- Cámara de Diputados: Reglamento del Código Fiscal de la Federación
- INEGI: Encuesta Nacional de Financiamiento de las Empresas (ENAFIN) 2024
- Banco de México: Informe anual sobre las infraestructuras de los mercados financieros 2025
- INEGI: Censos Económicos 2024, resultados definitivos
- Estudio del comportamiento del comerciante mexicano, Pulpos 2026 · ¿Cómo les pagan sus clientes a los comercios mexicanos?
