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Evitas quedarte sin stock de lo que más vendes cuando sabes cuántos días te dura cada producto y pides al proveedor antes de que se acabe. En Pulpos lo ves en el Reporte de Stock, fijas un stock mínimo en la ficha de cada producto y, si prefieres preguntar, el Asistente te dice qué se te acaba primero.
En este artículo:
- ¿Qué productos se me están acabando y cuáles tengo que surtir primero?
- ¿Puedo preguntarle al Asistente de Pulpos si necesito reponer stock?
- ¿Cómo defino un stock mínimo para cada producto que vendo?
- ¿Cuánto pierdo cuando me quedo sin un producto que sí se vende?
- ¿Cuándo pedir al proveedor para que la mercancía llegue antes de agotarse?
- Preguntas frecuentes
Casi siempre te enteras de que un producto se acabó cuando un cliente lo pide. Para entonces la venta ya se perdió y el pedido al proveedor sale tarde. Aquí ves dónde mirar qué se está acabando, cómo fijar un mínimo para cada producto, cuánto te cuesta cada faltante y cuándo conviene pedir.
¿Qué productos se me están acabando y cuáles tengo que surtir primero?
Qué productos se te están acabando y cuáles tienes que surtir primero lo ves en el Reporte de Stock de Pulpos, que ordena tu catálogo por cuántos días te dura cada producto. Para cada uno muestra el stock disponible, el stock mínimo, la velocidad de venta por mes y la duración estimada del stock, y arriba quedan los que se agotan primero.
Lo abres desde Reportes, en el área de Inventario, y puedes verlo por sucursal o almacén si tienes más de una ubicación. Con Descargar Reporte te llevas el listado completo a Excel, por ejemplo para mandarle a tu comprador lo que hay que surtir. Hay un detalle que conviene tener presente: el reporte no manda notificaciones, así que funciona como alerta solo cuando lo abres. Por eso ayuda convertirlo en una costumbre, como revisarlo cada lunes y antes de cada pedido.
Roberto Garza, ferretero de Monterrey que estuvo en El Mostrador, lo convirtió en su primera tarea del día:
Lo primero que hago en la mañana es abrir Pulpos desde el celular. Veo qué se vendió, qué se está acabando. Antes eso me llevaba horas. Ahora son 5 minutos y ya no adivino qué comprar.
Roberto Garza
Hierros del Norte · Ferretería, Monterrey
Para surtir primero lo que más importa, lee el reporte con dos preguntas: qué producto tiene menos días de duración y cuál de ellos es de los que más vendes. Un producto con poca duración y mucha venta se pide hoy; uno con poca duración y casi sin venta puede esperar. Los pasos del reporte están en el Centro de Ayuda, en el artículo sobre cómo ver el Reporte de Stock.
¿Puedo preguntarle al Asistente de Pulpos si necesito reponer stock?
Sí, el Asistente de Pulpos contesta si necesitas reponer: te dice qué producto se te acaba primero, cuántas unidades quedan y para cuántos días alcanzan. Le preguntas con tus palabras, sin abrir el reporte ni ordenarlo, y te responde con los datos de tu propio inventario.
En la cuenta de demostración de Pulpos se le preguntó «¿Necesito reponer stock?» y respondió con el producto que se agota primero, sus unidades y los días aproximados que le alcanzan. Además mostró una gráfica de productos por reponer y un enlace para abrir el reporte completo. Eso te ahorra el paso de abrir el reporte y ordenarlo por duración.
Preguntarle importa más cuando tienes muchos productos. La mitad de los comercios que llevan su inventario con un sistema maneja más de 300 productos distintos, según el Estudio del comportamiento del comerciante mexicano de Pulpos, en su capítulo ¿Qué información registran los comercios mexicanos de su negocio?. Con ese catálogo, revisar a ojo qué se acaba es una apuesta.
El Asistente responde cuando le preguntas y la decisión sigue siendo tuya: cuánto pedir, a quién y cuándo. Úsalo como el primer vistazo del día y deja el reporte para cuando necesites el detalle por producto.
¿Cómo defino un stock mínimo para cada producto que vendo?
Defines el stock mínimo de un producto como el piso que no quieres romper, que es lo que vendes en los días de atraso que quieres cubrir, y lo capturas en la ficha del producto, por sucursal o almacén. Cuando la existencia toca ese piso, ya estás en zona de riesgo.
La cuenta es sencilla. Elige cuántos días de venta quieres tener de colchón, que son los días que podría atrasarse un pedido o subir la venta, y multiplícalos por lo que vendes al día. El Reporte de Stock ya te da la velocidad de venta por mes: divídela entre 30 para tener lo que vendes al día.
Por ejemplo, si vendes 4 piezas al día y quieres cubrir 2 días de atraso, tu mínimo es de 8 piezas. Cuando el reporte te muestre 8 o menos de ese producto, sabes que estás en zona de riesgo. El momento de pedir llega antes, y se llama punto de pedido: lo calculas en la última sección.
- Productos que más vendes: les pones un colchón mayor y revisas su mínimo cada mes, porque son los que más duelen cuando faltan.
- Productos de venta media: los revisas cada semana contra el reporte y ajustas el mínimo cada trimestre.
- Productos que casi no se mueven: les dejas un mínimo bajo para no atorar dinero en mercancía que tarda en salir.
Revisa los mínimos cada tres meses, porque lo que se vende cambia con la temporada, con una promoción o con un cliente nuevo. Un mínimo que servía en septiembre se queda corto en diciembre. Si tienes más de una ubicación, define el mínimo en cada una, ya que la sucursal que más vende se queda sin producto antes que la demás.
Mira el tutorial para crear un producto en tu inventario paso a paso:
¿Cuánto pierdo cuando me quedo sin un producto que sí se vende?
Pierdes la venta de cada día que el producto no está, más el cliente que se va con otro comercio, y lo calculas con lo que vendes al día por lo que te deja cada pieza. Es una cuenta que casi nadie hace, porque la venta perdida no aparece en ningún reporte.
Se calcula así: días que estuvo agotado, por lo que vendes al día, por tu ganancia por pieza. Por ejemplo, si de un producto vendes 4 piezas al día, te deja $15 por pieza y estuvo agotado 6 días, perdiste $360 de ganancia en esa venta, sin contar a quien no volvió. Y eso es de un solo producto.
Roberto Garza lo vivió antes de llevar su inventario en un sistema:
Se me acababan cosas y no me daba cuenta hasta que el cliente ya me las pedía. Perdí ventas así. Varias. Dinero parado, producto que ya había pagado pero que no me generaba nada.
Roberto Garza
Hierros del Norte · Ferretería, Monterrey
A escala del comercio minorista, el costo directo de los quiebres de stock ronda 4.1 % de las ventas, según IHL Group, citado por Local Express. Y cuando falta el producto, el cliente no siempre espera: McKinsey estima que 43 % de los compradores compra a la competencia cuando se topa con un quiebre de stock, según Amra & Elma. Son cifras del comercio minorista en general, no de Pulpos, pero marcan el orden de magnitud.
¿Cuándo pedir al proveedor para que la mercancía llegue antes de agotarse?
Pides al proveedor cuando tu existencia llega al punto de pedido, que es lo que vendes durante los días que tarda en llegar tu pedido más tu stock mínimo. Con el ejemplo anterior, 4 piezas al día por 5 días de entrega son 20 piezas, más el mínimo de 8: pides cuando te queden 28, que queda por encima del piso.
- Temporada: Día de las Madres, Navidad y regreso a clases suben la venta, así que esos productos se piden antes y en mayor cantidad.
- Tiempo de entrega real: cuenta los días que tardó el último pedido, no los que te prometieron.
- Compromiso por escrito: pide a tu proveedor una fecha de entrega confirmada para saber con cuántos días contar.
- Proveedor alterno: para los productos que no te puedes permitir perder, ten un segundo proveedor aunque cueste un poco más.
Cuando llega el pedido, regístralo como compra en Pulpos para que el stock suba solo y el reporte se actualice. Así la próxima revisión parte de números al día. Para calcular cuánto pedir y armar el pedido, mira cómo hacer tus compras a proveedores y saber qué pedir.
Hacer este cálculo producto por producto toma tiempo al principio. Empieza por los 10 productos que más vendes, fija su mínimo esta semana y revisa el reporte el próximo lunes.
En resumen:
- El Reporte de Stock ordena tus productos por cuántos días te dura cada uno, y no manda notificaciones: hay que abrirlo con una rutina.
- El Asistente de Pulpos te dice qué se te acaba primero cuando le preguntas si necesitas reponer.
- El stock mínimo es el piso que no quieres romper y se captura en la ficha del producto, por sucursal o almacén; el punto de pedido queda por encima.
- Cada día sin un producto te cuesta su ganancia diaria y, a veces, al cliente.
- Pedido: se hace cuando tu existencia llega al punto de pedido, que son los días de entrega de tu proveedor más tu mínimo.
Mira qué se te acaba antes de que el cliente lo pida. Prueba Pulpos gratis 14 días, sin tarjeta.
Preguntas frecuentes
¿Pulpos me avisa cuando un producto está por agotarse?
El Reporte de Stock no manda notificaciones: te muestra qué productos se te van a acabar cuando lo abres. Por eso conviene revisarlo con una rutina, por ejemplo cada lunes y antes de hacer un pedido. También puedes preguntarle al Asistente si necesitas reponer, y te responde con los productos que se acaban primero.
¿Qué es el stock mínimo y para qué sirve?
El stock mínimo es el piso que no quieres romper: la cantidad más baja que quieres tener de un producto. Sirve para saber cuándo ya estás en zona de riesgo. En Pulpos se captura en la ficha del producto, por sucursal o almacén. El momento de pedir queda por encima de ese piso y se llama punto de pedido.
¿Cómo calculo cuándo pedir un producto?
Calcula cuánto vendes al día, multiplícalo por los días que tarda tu proveedor en entregar y suma tu stock mínimo. Ese total es tu punto de pedido: cuando tu existencia llega a él, haces el pedido. La cantidad a pedir depende además de tu espacio, tu dinero disponible y los descuentos por volumen.
¿Qué hago si el proveedor se tarda más de lo normal?
Pide antes, o sube el colchón del producto que depende de ese proveedor. Si un producto es clave, conviene tener un segundo proveedor aunque cueste un poco más. También sirve pedir al proveedor un compromiso de entrega por escrito para saber con cuántos días contar.
Fuentes
- IHL Group, vía Local Express: costo directo de los quiebres de stock en el comercio minorista
- McKinsey, vía Amra & Elma: comportamiento del comprador ante un producto agotado
- Estudio del comportamiento del comerciante mexicano, Pulpos 2026 · ¿Qué información registran los comercios mexicanos de su negocio?
- El Mostrador, EP1: Cómo dejar de perder ventas por no saber qué tienes en tu inventario
- Centro de Ayuda de Pulpos (ayuda.pulpos.com): cómo ver el Reporte de Stock
